Uiterlijk in april 2016 wordt de nieuwe Aanbestedingswet van kracht. E-proQure, het onafhankelijke expertisecentrum voor e-Procurement, heeft alle reacties in het kader van de consultatieronde wijzigingen aanbestedingswet, geïnventariseerd daar waar het gaat om e-Aanbesteden. Deze week deel 1 van een 3-delige serie, met daarin een overzicht van de inbreng van verschillende partijen van de consultatieronde in Nederland.
Algemeen
In de Aanbestedingswet 2016 worden aanbestedende diensten en inschrijvers verplicht om aanbestedingen, met een waarde boven de Europese drempel, volledig digitaal te laten verlopen. In 20 van de in totaal 41 openbare reakties wordt ingegaan op de zienswijze voor wat betreft e-aanbesteden: de ingangsdatum van verplicht elektronisch aanbesteden. Dit omdat de lidstaten de mogelijkheid hebben om de ingangsdatum uit te stellen tot uiterlijk oktober 2018. Hieronder een samenvatting van de reacties.
Nagenoeg alle aanbestedende diensten, belangengroeperingen en inschrijvende partijen hebben zorgen over TenderNed. Is dit basissysteem wel in staat om invoering van elektronisch aanbesteden optimaal te ondersteunen? Het meest worden hierbij de technische problemen (traagheid systeem, stroomstoring, uitval) , ontbrekende functionaliteiten (zoals erkenningsregeling speciale sectoren) en de gebruiksonvriendelijkheid genoemd.
Over het algemeen blijkt er daarnaast veel behoefte aan informatie en ondersteuning bij de voorbereiding en implementatie van elektronisch aanbesteden.
De doelstellingen van toegankelijkheid en lastenverlichting voor het MkB bij invoering van elektronisch aanbesteden wordt door zowel aanbestedende diensten als belangenverenigingen benadrukt. Meerdere partijen noemen hierbij de invoering van het verplichte gebruik van e-Herkenning vanaf 27 juni 2015. Hiervan wordt gezegd dat het ingaat tegen het verlagen van de administratieve lasten en voor inschrijvers op opdrachten van overheden drempelverhogend werkt. Als mogelijke oplossingen voor lastenverlichting bij inschrijvers worden genoemd het realiseren van een gebruiksvriendelijke interface voor inschrijvers in de applicaties die aanbestedende diensten gebruiken of het opstellen van algemeen geldende regels waaraan de verschillende (web) platforms moeten voldoen.
Aanbestedende diensten
Namens de aanbestedende diensten zijn een aantal reacties ingekomen onder andere van de Provincie Noord-Holland en Zuid-Holland, de Unie van Waterschappen, de gemeenten (VNG), organisaties in Noord-Holland en de gemeente Zaanstad. Daarnaast hebben een aantal speciale sectorbedrijven Prorail, Schiphol B.V. en de Universiteiten gereageerd . Ook gegadigden (oa Toorend Partners, bouwsector, CBP, Paulussen advocaten) die namens aanbestedende diensten inschrijven hebben hun reactie kenbaar gemaakt .
De meeste partijen voorzien geen problemen bij de invoering van elektronisch aanbesteden per april 2016. Een aantal aanbestedende diensten geven aan al een commercieel platform danwel TenderNed te gebruiken of bezig te zijn met een pilot. De Bouwsector benoemt het feit dat bij veel aanbestedingen nu reeds gevraagd wordt om een digitale versie naast de papieren variant. Invoering van elektronisch aanbesteden maakt het eenvoudiger en verlaagt de lasten. De Provincie Zuid-Holland en CBP voegen daaraan toe dat uitgangspunt bij invoering is dat de verplichting alleen geldt voor Europese aanbestedingen. Voor meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt een grotere organisatorische impact verwacht.
Er zijn nog veel onduidelijkheden en vragen rond de invoering van elektronisch aanbesteden waaronder:
- Wat is de reikwijdte van elektronisch aanbesteden (alleen Europese of ook meervoudige aanbestedingen) m.a.w. hoe ver gaat de verplichting ?
- Hoe gaat de inschrijvingsfase bij een niet-openbare procedure ?
- Voldoet het e-aanbestedingssysteem aan de vereisten m.b.t. de archiefwet en welke bewaartermijn wordt gehanteerd ?
- Hoe verhoudt zich de eis van digitaal aanbesteden tot (onder meer) de interviewronde bij Best Value aanbestedingen en de onderhandelingsprocedure (met vooraankondiging) ?
- Onduidelijk is waarom er een soortgelijke verplichting wordt gesteld met betrekking tot bovendrempelige concessies en sociale- en overige diensten.
- Hoe wordt vanaf april 2016 omgegaan met de verplichting tot elektronisch aanbesteden voor buitenlandse inschrijvers ? Buitenlandse inschrijvers kennen Tenderned niet en reageren op de aankondigingen op de TED. De contacten verlopen wel digitaal, maar op andere wijze.
- De borging van de rechtsgeldige (digitale) ondertekening welke benodigd is voor de totstandkoming van het aanbod en de daaropvolgende mogelijke aanvaarding in de zin van artikel 6:217 BW.
- Hoe wordt gereguleerd omgegaan met bijvoorbeeld te laat indienen van inschrijvingen door (plaatselijke) stroomstoringen?
Daarnaast vragen VNG en IPO zich af of de vele gemeenten en provincies die nog voor de implementatie staan op tijd gereed zijn, waarbij afwegingsvraagstukken over de wensen binnen de eigen ambtelijke organisatie en de mogelijkheden van commerciële software ten opzichte van TenderNed een belangrijke rol spelen. Inkoopadviesbureau CBP werpt de vraag op of met name de kleinere aanbestedende diensten wel klaar zijn voor invoering van elektronisch aanbesteden? Er wordt op gewezen dat met name het functioneel beheer bij deze organisaties vaak niet goed is geregeld. Zij achten het de taak en rol van PIANOO en TenderNed om de overgang naar elektronisch aanbesteden zo soepel mogelijk te laten verlopen. Als oplossing voor het bestaan van diverse platforms pleit Schiphol B.V. voor een uniforme set voorwaarden waaraan een digitaal platform moet voldoen.
Belangenverenigingen
Namens de belangenverenigingen zijn reacties ontvangen van de NEVI en de Nederlandse Vereniging voor Aanbestedingsrecht en Nederland ICT. De verenigingen verschillen van mening over de datum van invoering van elektronisch aanbesteden.
Door de NEVI worden geen problemen voorzien mits TenderNed als stabiele basisfunctie beschikbaar is en koppelingen met andere systemen gewaarborgd zijn. Wel geven zij aan dat het MKB, met name daar waar het meervoudig onderhandse aanbestedingen betreft, nog niet klaar is voor elektronisch aanbesteden. Het huidige wetsvoorstel gaat er overigens vanuit dat de verplichting alleen geldt voor Europese aanbestedingen, niet voor meervoudig onderhandse. NEVI benoemt het feit dat bij de parlementaire behandeling van de Aanbestedingswet 2012 middels een motie is vastgelegd dat het bedrijfsleven geen extra kosten zou hoeven maken. Zij moeten echter nu wel jaarlijks een bedrag voor e-herkenning betalen, hetgeen een financiële en administratieve lastenverzwaring impliceert.
De Nederlandse Vereniging voor Aanbestedingsrecht (NVA) onderschrijft de keuze van het Ministerie om de verplichting tot e-aanbesteden zo snel als mogelijk in te voeren. Toch vragen zij zich af of de aanbestedende diensten hier organisatorisch en technisch klaar voor zijn. Zij verwijzen hierbij naar onderzoek (E-proQure, 2014) waaruit blijkt dat in 2014 twee derde van de organisaties e-aanbesteden nog niet hadden geïmplementeerd. Te snelle invoering kan volgens de NVA leiden tot risico’s zoals een onvoldoende weloverwogen keuze voor een systeem en een beperkte adoptie van het systeem door de organisatie, danwel technische problemen. Uitstel tot 1 januari 2017 moet naar de mening van NVA voldoende zijn om een verantwoorde overgang mogelijk te maken.
Nederland ICT voorziet nog grote problemen bij de invoering van e-Aanbesteden, en benoemen 1200 knelpunten van Tenderned en andere systemen die eerst opgelost moeten worden en komen ook met een voorstel inzake kwaliteitseisen waaraan een digitaal platform moet voldoen. Uitstel lijkt namens hen noodzakelijk op basis van een realistische planning waarbij alle knelpunten zijn verholpen.
Inschrijvers
Namens inschrijvers zijn reakties ontvangen van VNO-NCW en MKB-Nederland, Stichting Marktwerking Installatietechniek, Waterbouwers en Advocatenkantoor Houthoff-Buruma.
In het algemeen worden door de inschrijvende partijen zorgen geuit over het feit dat de systemen qua kwaliteit en werkwijze sterk verschillen. Dit zorgt naar de mening van de inschrijvers voor een verhoogde kans op fouten en vergissingen. Ook kan het leiden tot het missen van kansen om deel te nemen. Als mogelijke oplossingen worden genoemd :
- Uniformering van digitale systemen danwel een set uniforme regels zodanig dat het voor inschrijvers niet uitmaakt welk platform wordt gebruikt;
- Reductie van het aantal systemen en bij voorkeur 1 digitaal systeem, met name voor kleine MKB bedrijven met een beperkt aantal aanbestedingen. Het gebruik van verschillende systemen leidt tot fouten en lastenverzwaring.
De inschrijvende partijen pleiten ervoor om een realistische planning op te stellen om een goed en betrouwbaar werkend TenderNed te realiseren, kwaliteitsregels voor systemen op te stellen en de werkwijze van de systemen te uniformeren. Daarnaast stelt VNO-NCW tevens dat TenderNed ook in de toekomst uit algemene middelen betaald moet worden en het systeem laagdrempelige gratis toegang moet bieden voor zowel ondernemer als aanbestedende dienst. Ook moet er bij elektronisch aanbesteden ruimte blijven voor persoonlijk contact tussen aanbestedende dienst en inschrijver.
Advocatenkantoor Houthoff Buruma noemt daarnaast een aantal specifieke aandachtspunten die in het wetsvoorstel aandacht behoeven:
- Mondelinge communicatie: geadviseerd wordt in artikel 2.52b blijken van belangstelling expliciet te vermelden en aan te geven dat de verplichting niet geldt voor een interview in het kader van een BVP of mondeling overleg met een inschrijver ter verduidelijking van zijn inschrijving of naar aanleiding van een gunningsbeslissing.
- De regels waaraan de opzet van een platform moet voldoen in regelgeving te verwerken, zodat het voor inschrijver geen verschil maakt welk platform wordt gebruikt.
- De wet dient te voorzien in specifieke gevallen, bijvoorbeeld grote infrastructurele werken waarbij de omvang en aard van in te dienen stukken zodanig zijn dat dit tot (technische) problemen kan leiden.
- Vermelding van aanvullende karakter van artikel 109a met betrekking tot storing van het elektronisch systeem door dit minimaal op te nemen in de memorie van toelichting.
Conclusies consultatieronde e-aanbesteden
Op basis van bovenstaande inventarisatie en analyse van de inhoud van de openbare reacties komt E-proQure tot de volgende conclusies:
- Het moet mogelijk zijn om e-aanbesteden voor Europese aanbestedingen per april 2016 verplicht te stellen. De NVA kan zich eventueel een kort uitstel tot 1 januari 2017 voorstellen. Invoering van e-aanbesteden voor meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt door de wetgever niet bepleit en uit de reacties komt bijval hiervoor.
- Alle partijen geven aan dat een goed werkend en stabiel basissysteem belangrijk is om e-aanbesteden in april 2016 voor Europese aanbestedingen te kunnen invoeren. TenderNed heeft deze kwaliteiten nog niet.
- Zowel aanbestedende diensten als inschrijvers wijzen op het feit dat er verschillende systemen voor e-aanbesteden worden gebruikt. Een aanbestedende dienst heeft een keuze gemaakt en werkt met één systeem, maar inschrijvers kunnen te maken krijgen met meerdere systemen die verschillend werken. Daarom wordt er in een aantal reacties gepleit voor invoering van kwaliteitseisen / uniforme werkwijze waar systemen aan moeten voldoen.
- Er zijn nog vraagtekens of alle aanbestedende diensten wel op tijd klaar zijn voor e-aanbesteden. Wordt er op tijd een systeem geselecteerd en organisatie breed geïmplementeerd?
Deze week deel 1 in de serie consultatieronde Aanbestedingswet met daarin een samenvatting van de belangrijkste reacties. In deel 2 volgen reacties van de belangrijkste leveranciers van aanbestedingsplatforms, waarna in deel 3 een beschouwing van E-proQure op de voorgestelde wijzigingen en reacties volgt.
Ben je werkzaam als inkoop, juridisch, financieel of ict specialist binnen de overheid en wil je meer weten over e-Aanbesteden ? Misschien is dan de E-proQure Training e-Aanbesteden: Niet omdat het moet, maar omdat het kan iets voor jou.
