Organisaties worden in toenemende mate uitgedaagd om zich aan te passen aan veranderingen in de markt, technologische innovaties, fusies, outsourcing of wet- en regelgeving. Dit wordt vaak gedaan in de vorm van projecten. Ervaring leert echter dat organisaties niet altijd in staat zijn om de noodzakelijke veranderingen door te voeren omdat de organisatie onvoldoende is uitgerust om meerdere projecten naast elkaar uit te voeren. Programmamanagement is hiervoor een efficiënt en effectief hulpmiddel. Na het lezen van deze blog weet je wat programmamanagement is en in welke gevallen het zinvol is programmamanagement zinvol is.
Wat is programmamanagement?
Onder Programmamanagement wordt verstaan de gecoördineerde organisatie en sturing van meerdere met elkaar samenhangende projecten. En implementatie van een projectendossier en transformatieactiviteiten om eindresultaten te bereiken en baten te realiseren die van strategisch belang zijn (bron: MSP compact).
Wat zijn belangrijke verschillen tussen project- en programmamanagement?
Een programma is net als een project een tijdelijke organisatie. Er zijn echter een aantal belangrijke verschillen tussen een programma en een project:
- Doelstellingen: Waar projecten in de regel gestuurd worden door op te leveren producten, wordt een programma gedreven door een visie van de eindsituatie en een verscheidenheid aan samenhangende (strategische) doelen;
- Complexiteit: een programma omvat meerdere projecten, inclusief de onderlinge samenhang;
- Doorlooptijd: Een programma kent meestal een langere levensduur dan een project. Een programma kent vaak een minder duidelijk aanwijsbaar einde dan een project;
- Verandermanagement: door de grotere invloed van een programma op een organisatie is het belang van verandermanagement groter.
Waarom programmamanagement?
De uitdagingen waar bedrijven en overheden mee te maken hebben, zijn steeds complexer en omvangrijker. Daarnaast volgen ontwikkelingen elkaar steeds sneller op. Deze komen voort uit veranderingen in de markt, technologische innovaties (waaronder inkoopdigitalisering), fusies, outsourcing of wet- en regelgeving. Vaak zijn andere partijen of organisaties nodig, bijvoorbeeld leveranciers, om gestelde doelen te bereiken.
Organisaties die erin slagen door effectief leiderschap en strategiebeheersing zichzelf te veranderen, overleven eerder. De traditionele lijnorganisatie is minder toegerust om deze uitdagingen op een juiste manier op te pakken. Ook een enkel project biedt meestal geen oplossing. Programmamanagement helpt organisaties om strategische veranderingen succesvol door te voeren.
Wanneer is een programmatische aanpak zinvol?
Een programma aanpak is zinvol indien
- De verandering een meer strategisch karakter heeft;
- Er meer samenhang moet komen in projecten en activiteiten om een bepaald doel te bereiken. Dit doet zich vaak voor bij afdeling overstijgende of organisatie overstijgende doelen;
- Focus vereist is in de projecten en activiteiten om een bepaald doel te bereiken. Doelen zijn vaak complex of zelfs tegenstrijdig, inspanningen moeten gericht zijn op de gemeenschappelijke doelen;
- Aandacht, energie en geld te veel versnipperd zijn.
Toepassingen van programmamanagement in de praktijk
Binnen de ondersteunende processen wordt programmamanagement in de praktijk o.a. toegepast bij
- De gelijktijdige selectie en implementatie van meerdere bedrijfsapplicaties zoals een financieel, inkoop en HRM systeem;
- de opzet en invoering van een shared service center;
- de invoering van zelfsturende teams.
Meer weten?
Ben je betrokken bij of verantwoordelijk voor inkoopprofessionalisering of -digitalisering als onderdeel van een strategische verandering binnen uw organisatie en wil je weten welke aanpak voor jou het beste is? Neem dan contact op met Antoinette Vriend (06-49113353). Wil je meer weten over projectmanagement of verandermanagement, lees dan onze blog ‘Succesvol projectmanagement‘ en ‘Succesvol veranderen‘.
