Volgens Forrester is ruim 60% van de bedrijven van plan om het contractmanagement in de loop van het komend jaar te verbeteren. Bedrijven die besluiten om alles bij het oude te laten wat betreft de afhandeling van contracten, zijn in de minderheid. Zij zullen naar verwachting steeds verder achter raken. In deel 1 van de driedelige blogserie bespreken we 7 belangrijke valkuilen bij de invoering van contractmanagement.
Wat is contractbeheer en contractmanagement
Het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer is in de praktijk vaak lastig. De twee termen worden vaak te pas en te onpas door elkaar gebruikt. Toch zijn er wel degelijk verschillen.
Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, met als doel het faciliteren van de volledige benutting van contracten en het genereren van managementrapportages. De functionaliteit Contract Management bestaat uit één of twee van de volgende onderdelen:
- Contractbeheer: Het administreren van contracten met de mogelijkheid om signaleringen te generen voor de afloop van een contract.
- Contract Management: Het cyclisch managen van contractafspraken, zowel intern als extern, met als doel het optimaal realiseren van de contractdoelstellingen.
Contractmanagement is onderdeel van prestatiemanagement, het monitoren en bijsturen van de gewenste prestaties.
De dagelijkse praktijk
We kennen bijna allemaal wel de uitdagingen die komen kijken bij contractmanagement. Neem bijvoorbeeld het enorme aantal contracten waarmee je te maken hebt, waarbij die contracten zich ook nog eens op verschillende locaties bevinden, van harde schijven tot softwaretoepassingen. Zelfs een ogenschijnlijk eenvoudige taak als berekenen hoeveel contracten een bedrijf heeft, kan in de praktijk lastig blijken. Dit omdat medewerkers verschillende afdelingen moeten benaderen en alle informatie handmatig moeten verzamelen.
En wat dacht je van de tijd die wordt besteed aan allerlei handmatige processen? Bij een gemiddeld contract neemt de inhoudelijke afstemming 30 uur of langer in beslag, waarschijnlijk als gevolg van versiebeheer en wijzigingen. Een kwart geeft aan dat contracten wekelijks worden aangepast, terwijl 52 procent zegt dat er bij hun bedrijf gemiddeld drie tot vier conceptversies van een contract rondgaan voordat het definitief wordt vastgelegd.
7 belangrijke valkuilen bij de invoering van contractmanagement
- Te laat starten met contractmanagement: Vaak wordt contractmanagement ingezet nadat het contract is getekend na een tender/aanbestedingstraject. Tijdige betrokkenheid van contractmanagement tijdens de selectiefase vergroot de kans op praktisch uitvoerbare contractbepalingen en realistische prestatie-indicatoren.
- Contractmanagement wordt niet gezien als een businessactiviteit. Veel bedrijven realiseren zich onvoldoende dat het een verantwoordelijkheid is van de business. Ze denken dat door het aanstellen van een contractmanager het probleem is opgelost. De laatste jaren realiseren steeds meer organisaties zich dat de markt verandert, waarbij de klant ook zijn best moet doen om interessant te blijven voor de leverancier. Daarnaast bestaat in een aantal sectoren meer dan 40% van de kosten uit inkoopkosten, wat maakt dat de leveranciers een aanzienlijke bijdrage leveren en impact maken op de product/dienstverlening van organisaties.
- Taken en verantwoordelijkheden contractmanagement niet duidelijk belegd. De taken, rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van contractmanagement zijn niet of niet eenduidig belegd. Dit leidt ertoe dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het contract. Effectief wordt hierdoor geen contractbeheer en -management uitgevoerd.
- Geen meetbare doelstellingen: Invoering van contractmanagement moet leiden tot aantoonbare voordelen. Vaak is bij invoering niet duidelijk wat contractmanagement oplevert. Laat staan dat de voordelen zijn vertaald naar voordelen die invoering van contractmanagement het heeft voor de verschillende typen gebruikers (denk aan management, contractmanager, financiële administratie). In blog 2 ga ik in op de voordelen die invoering van contractmanagement oplevert.
- Juiste stakeholders niet betrokken: Invoering van contractmanagement en het proces heeft impact op veel afdelingen en personen. Er zijn daarom, afhankelijk uiteraard van de gemaakte keuzes, verschillende afdelingen en rollen betrokken bij dit proces (denk aan een contracteigenaar, een contractmanager, een contractadministrateur).
- Veel operationeel gedoe: veel contractmanagers zijn nog bezig met administratieve taken, terwijl de echte meerwaarde zit in de samenwerking met de klant. Het contract creëert de randvoorwaarden waarbinnen de leverancier zijn ruimte kan en moet pakken voor het verbeteren van service, innovatie etc. Daarop zouden contractmanagers moeten sturen, en daarnaast de technologische ontwikkelingen nauwgezet moeten volgen.
- A fool with a tool is still a fool: Het is een open deur maar deze komen we nog te vaak tegen. Er wordt software gekocht. Wat er veelbelovend uitzag blijkt in de praktijk toch niet zo te werken als verwacht. Start daarom met standaardiseren en optimaliseren, en daarna automatiseren. Marktonderzoek door middel van best practices van leveranciers en referentie organisaties is hierbij zeer waardevol.
Conclusie
Als je bij invoering van contractmanagement binnen jouw organisatie rekening houdt met de 7 valkuilen, dan vergroot je de kans op succes. In deel 2 volgende maand ga ik in op een van de valkuilen: wat levert invoering van contractmanagement op? Heb je opmerkingen of aanvullingen, mail ze dan aan info@e-proqure.nl
