Recent is het Engineering & Construct contract (ter waarde van 75 miljoen euro) aanbesteed voor de aanleg van de tramlijn die de Uithof (Utrecht) verbindt met het Centraal Station Utrecht. Deze verbinding maakt het gebied van de Uithof beter bereikbaar, vermindert hinder voor de omwonenden en het verkeer. Begin 2018 wordt deze verbinding operationeel. Opdrachtgever is Gemeente Utrecht en Bestuur Regio Utrecht (Nu: Provincie Utrecht). Het project Uithoflijn is verantwoordelijk voor de realisatie en heeft de aanbestedingsprocedure uitgevoerd. Vraag aan jou is: vind jij dat een complex project niet kan zonder digitaal systeem ?
Deze BLOG gaat in op de ervaringen bij het toepassen van een digitaal aanbestedingsplatform bij de aanbestedingsprocedure van een project dat inhoudelijk, bestuurlijk en voor wat betreft de stakeholders complex was. Met als doelstelling rechtmatige, effectieve en efficiënte aanbesteding.
Eerst kort de kenmerken van de aanbesteding op een rij:
1. Voorbereidingstijd van 2 jaar;2. Een informatie-intensieve procedure:
3. Een omvangrijk besluitvormingsproces
4. Een omvangrijk beoordelingsproces
|
Een complex project
De voorbereiding van de aanbesteding is ongeveer 2 jaar geleden gestart. Het contracteringsplan leidde tot een niet openbare procedure (een procedure met voorselectie) waarin onderhandeling aan de orde was. De aanbesteding betrof een zogenaamd Engineering & Construct contract waarin de uiteindelijke opdrachtnemer wordt uitgedaagd met slimme oplossingen (innovaties) te komen ten aanzien van de te bereiken projectdoelstellingen. De keuze voor een onderhandelingsprocedure was bedoeld om met de inschrijvers innovaties in hun concept door te spreken, de aanbestedingsdocumenten (vraagspecificaties) te optimaliseren en de gunningscriteria te toetsen. De bestuurlijke besluitvorming, het aantal stakeholders en de procedure zorgden voor de nodige complexiteit. Er is gekozen voor het EMVI gunningscriterium, waarbij de methodiek gunnen op waarde is gekozen. De subgunningscriteria waren tijdmanagement, omgevingsmanagement, kwaliteitsbeheersing, risicobeheersing en onderhoud.
Waarom digitaal?
Binnen het project Uithoflijn kwam al snel het besef dat digitaal aanbesteden een belangrijk keuze was om het proces van gevoelige informatie-uitwisseling te controleren, te regisseren om de foutkans te verlagen. Deze aanbestedingsprocedure is dus digitaal verlopen. Een selectieproces leidde tot de keuze voor een digitaal platform voor aanbestedingen welke verschillende functionaliteiten in huis had die voor een effectieve, efficiënte en veilige uitwisseling van informatie met gegadigden en interne medewerkers zorgde. Daarmee werd de rechtmatigheid geborgd.
De grote hoeveelheid en omvang van documenten die met de gegadigden gedeeld werd kon het platform niet aan. Daarom is hiervoor een aparte dataroom ingericht.
Gezien de grote belangen die bij dit project een rol speelden is de inschrijvers de mogelijkheid geboden om de inschrijving op papier in te dienen. Achteraf is dit niet nodig gebleken.
Nota van inlichtingen, beoordeling en gunning
De vraag en antwoordmodule, de beoordelingsmodule en de gunningsmodule zijn van grote waarde gebleken. De vraag en antwoordmodule is alleen gebruikt voor de eisen voor de selectiefase en voor de kwaliteitscriteria. Voor de technische eisen en proceseisen is een aparte applicatie Relatics gebruikt die uitermate geschikt is in het kader van Systems Engineering.
De vraag en antwoord module heeft het project in staat gesteld om binnenkomende vragen te monitoren, intern uit te zetten en de antwoorden aan te passen. De antwoorden (Inlichtingen) in verschillende stadia van concept naar definitief werden gemonitord. Zo werd bijvoorbeeld voorkomen dat ‘halve’ antwoorden per ongeluk bij de verkeerde Inschrijver terecht kwamen. De functionaliteit, waarmee individuele inlichtingen per inschrijver gedeeld worden, werd veelvuldig gebruikt. Vooral bij het acteren als aanbesteder op voorgedragen innovaties van de Inschrijvers.
De beoordelingsmodule is gebruikt om de veelheid aan informatie van veel beoordelaars efficiënt af te handelen. In de module zijn scores en bij behorende motiveringen per beoordelaar aangegeven Gezien de hoeveelheid beoordelingsaspecten en de complexiteit van het project bleek de hoeveelheid informatie voor motivering te beperkt. Het aanbestedingsplatform heeft hiervoor gekozen om de Opdrachtnemer te stimuleren kernachtig te formuleren. Binnen het project is dit probleem opgelost door ‘offline’ meetings te beleggen en voor iedere beoordelaar de mogelijkheid te bieden een ‘kladblok’ ten behoeve van een uitgebreide motivering bij te houden. Op deze wijze hebben de beoordelaars hebben zonder problemen vanaf hun eigen werkplek (op afstand) input gegeven.
In de gunningsmodule is een functionaliteit opgenomen die de rekenmethodiek voor het gunnen op waarde faciliteert. Door de juiste parameters in te geven is op basis van de beoordelingsscores en de inschrijvingsprijs een evaluatieprijs berekend. De evaluatieprijs leidde tot een ranking. De ingegeven informatie in de gunningsmodule is de basis geweest voor de gunnings- en afwijzingsbrieven.
Bestuurlijke besluitvorming speelt belangrijke rol
In het begin van deze BLOG is aangegeven dat bestuurlijke besluitvorming een belangrijke rol speelt bij projecten van deze omvang. Het speelveld van partijen met ieder haar belang is divers. Parallel aan het aanbestedingstraject diende op verschillende bestuursniveaus beslisdocumenten (selectie/gunningsadvies en –besluit) voorgelegd worden ter informatie of ter goedkeuring. De procesgang is zeer organisatie-specifiek en wordt niet altijd eenduidig uitgevoerd door de actoren. Er wordt wel eens een besluit teruggedraaid, tijdslijnen zijn aan verandering onderhevig. Daardoor wordt het proces dat het platform voortbrengt gefrustreerd.
Wat ging goed ?
Het projectteam kijkt met grote tevredenheid terug op het gebruik van het aanbestedingsplatform. Het doel om rechtmatig, effectief en efficiënt te werken met digitaal platform is ruimschoots bereikt. De interne en externe communicatie is goed verlopen. Het merendeel van de gebruikers heeft het platform als nuttig ervaren.
Zoals met de introductie van een digitaal systeem altijd het geval is, zijn alle gebruikers vooraf getraind. Door inschrijvers zijn er, voor zover bekend, relatief weinig vragen over de werking van het platform gesteld. Ook heeft het platform geen storingen ondervonden gedurende het aanbestedingstraject.
Wat kan beter?
De leverancier biedt een overkoepelend systeem aan dat voor meerdere soorten organisaties gebruikt wordt. Dit brengt in de regel beperkingen met zich mee. Twee belangrijke verbeterpunten naar aanleiding van dit project waren ten eerste een gebruikersvriendelijke filter en archivering van vragen en inlichtingen en ten tweede de mogelijkheid van een extra fase voor de dialoogfase bij een onderhandelingsprocedure.
Radjes Boejharat (zelfstandig inkoopadviseur, eigenaar van OUTnIN advies en Implementatie) is momenteel werkzaam in deze rol bij de NV Nederlandse Gasunie. Wil je meer weten over deze boeiende aanbesteding en details ten behoeve van jouw eigen aanbesteding, mail Radjes via info@outnin.nl
Ben je werkzaam als inkoper, juridisch, financieel of ict professional binnen de overheid en wil je starten met e-Aanbesteden ? Misschien is dan de E-proQure Training e-Aanbesteden: ‘Niet omdat het moet, maar omdat het kan’ iets voor jou.
