Bedrijven kunnen jaarlijks veel geld besparen als ze hun ad hoc inkopen beter organiseren en een jaarplanning hanteren. Uit onderzoek van Manutan, leverancier van o.a. bedrijfsbenodigdheden, blijkt dat ruim 55% van de inkopers overwegend ad hoc bestelt. Het kost bedrijven jaarlijks handenvol geld, volgens Ramon Kok, managing director Benelux en Duitsland van Manutan.
Bijna 28% van de inkopers bestelt slechts enkele maanden vooruit, blijkt uit het onderzoek onder 728 klanten van Manutan die verantwoordelijk zijn voor de inkoop van bedrijfsbenodigdheden in de branches industrie, bouw, logistiek & transport en dienstverlening.
Ruim 55% koopt op nog kortere termijn in door direct te reageren op ad hoc vragen, ad hoc bestellingen te bundelen of door een rondje te maken binnen hun bedrijf met de vraag wat men binnen afzienbare tijd denkt nodig te hebben. Verder leunt 8% op de leverancier die aangeeft wanneer producten besteld zouden moeten worden. Slechts 8% geeft aan vast te houden aan een jaarplanning, waar niet van afgeweken wordt.
Door ongestructureerd in te kopen gaat veel geld verloren, vindt Ramon Kok. “Niet alleen zijn de beheerskosten veel hoger, incidentele aankopen zijn ook duurder. Zeker als het items betreft die dringend aangeschaft moeten worden. De prijs speelt dan vaak geen enkele rol meer.”
Nauwelijks seizoensgebonden inkoop
In veel gevallen wordt bij het inkopen ook geen rekening gehouden met de seizoenen. Al verschilt dit wel per branche, blijkt uit het onderzoek.
- in de industrie houdt 42,6% geen rekening met het seizoen;
- in de bouw is dat 30,9%;
- bij logistiek & transport: 32,4%;
- en in de dienstverlening houdt 36,4% geen rekening met het seizoen.
“We weten dat ad hoc inkopen juist bij de niet-strategische producten plaatsvindt. Dat is begrijpelijk, omdat deze producten geen invloed hebben op het primaire productieproces van bedrijven. Ze zijn echter wel van belang voor de bedrijfsvoering. Veel bedrijven structureerden daarom al een groot deel van hun niet-strategische inkopen en besparen op die manier veel geld. Maar ad hoc gedane inkopen komen nog steeds veelvuldig voor en onttrekken zich doorgaans aan het interne proces. Met alle financiële gevolgen van dien. Ze ontsnappen volledig aan de controle van het inkoopmanagement, met name bij bedrijven met meerdere vestigingen”, vindt Kok
Kok adviseert voor de inkoop gebruik te maken van een digitaal platform gekoppeld aan een ERP-systeem van de afnemer of het gebruik van vending machines op de werkplek.
Manutan is leverancier van artikelen voor kantoor, magazijn, werkplaats en buitenterrein. Onderdeel van de internationale Manutan Group.
