Ik volg Martijn Aslander al een aantal jaren. Toen hij vorig jaar in zijn nieuwsbrief meldde dat hij een documentaire had gemaakt over Kenniswerk, bekeek ik die in eerste instantie uit nieuwgierigheid. Daarna wist ik dat ook ik tot de minimaal 5 miljoen kenniswerkers in Nederland behoor en nog niet goed begrijp wat de consequenties zijn. Maar ook bij mij regeerde de waan van de dag. Er waren klanten en opdrachten en ontwikkelingen op het gebied van inkoopdigitalisering die belangrijker waren. Ik dacht er verder niet over na. Daar kwam verandering in toen Martijn de masterclass Digitale Fitheid beschikbaar stelde. Die heb ik gevolgd. Nu kan ik aan de slag met oplossingen, maar moet het nog wel gaan doen. In deze blog deel ik wat ik ervaren heb, maar vooral waarom ik denk dat digitale fitheid steeds belangrijker wordt en meer aandacht verdiend!
Kenniswerk en kenniswerker
Een kenniswerker is iedereen die meer waarde maakt met informatie. Dat zijn dus in ieder geval alle inkopers. Eigenlijk is het anno 2020 zo ongeveer iedereen. Er is al veel gezegd over waar mensen beter in zijn dan computers. Dat is in zeker het geval als het gaat om creatie en samenwerken. Onze USP’s. Om dit te kunnen doen moeten mensen zich tot elkaar verbinden en voor creatie is vrij kunnen associëren belangrijk. Maar de manier waarop we werken en de digitale toolset die we gebruiken leveren stress en helpen niet bij de uitdagende maar ook spannende opdrachten van creëren en samenwerken.
3x het belang van digitale fitheid
De Romein Juvenalis dichtte al over ‘Een gezonde geest in een gezond lichaam’. Dat lichamelijke- en mentale fitheid belangrijk zijn, is bekend. Martijn Aslander voegt daar digitale fitheid aan toe. En hij heeft een punt.
Digitale fitheid gaat over de belasting van het brein. Ons brein werkt op een bepaalde manier en slurpt energie. Voor kenniswerkers is het daarom van groot belang te leren de breinbelasting te beheren. Gezien de toename van werk gerelateerde stress met als één van de resultaten een toenemend aantal burn-outs, moeten we nog veel leren over het beheren van die breinbelasting. In de masterclass wordt verteld waarom:
- We zijn niet zo goed in het maken van onderscheid tussen dringend en belangrijk. Zwart wit gesteld: we geven vaak dringende zaken voorrang op belangrijke. En omdat we de waan van de dag laten regeren ontstaat het gevoel ‘ik heb veel gedaan, maar ben niet opgeschoten’. Dat is geen goed gevoel!
- We denken dat we kunnen multitasken en proberen zo de waan van de dag de baas te zijn. In de documentaire over kenniswerk legt Theo Compernolle uit dat dit een groot misverstand is. Compernolle deed er onderzoek naar en schreef de resultaten op in het boek Ontketen je brein. Een belangrijke conclusie: mensen kunnen niet multitasken!
- We laten ons continu afleiden. De bliepjes, piepjes en pop-ups op onze schermen doen meer kwaad dan goed. We zijn hierdoor niet meer in staat ons voor langere tijd te concentreren op één taak. Het werk komt niet af of het resultaat is niet naar tevredenheid, wat weer tot stress kan leiden.
Tools voor kenniswerkers niet meer van deze tijd
In een advertentie van een IT bedrijf lees ik dat kantoorautomatisering de ruggengraat van een organisatie is. Martijn wijst erop dat de basisinrichting van die software vaak nog gebaseerd is op hoe het kantoor eruit zag toen de eerste computers hun intrede deden. Systemen zijn vaak volgens een hiërarchische structuur opgebouwd net als organisaties toen (en helaas nu ook nog vaak). We herkennen dit direct aan de boomstructuren en drop down menu’s in software waar we doorheen moeten om bij de gewenste informatie te komen. We zijn bijna vergroeid met documenten. Lang geleden waren dat memo’s, rapporten en notities op papier. Nu maak of krijg je ze in digitale vorm als word- of pdf file. En we rubriceren en verzamelen alles in mapjes of gebruiken de e-mailsoftware als archief. Wat vroeger kasten vol ordners met tabs waren zijn nu eindeloze digitale mappen in boomstructuren.
Een belangrijk deel van onze tijd zijn we bovendien aan het e-mailen. Eerste leek e-mail handig want het was makkelijker en ging veel sneller dan een memo maken. Bovendien werd de geadresseerde direct op de hoogte gebracht dat er een nieuw bericht was en die kon dan direct reageren. Maar inmiddels zitten we gevangen in dit gemak en die snelheid. Het houdt ons af van de belangrijke taken.
Hoe zit het met mijn digitale fitheid?
Omdat ik in december 1978 startte met mijn eerste baan, maakte ik het allemaal mee. Memo’s inspreken op een voice recorder en laten uittypen, de eerste desktop op mijn bureau (1986) en mijn eerste laptop (1992). Uiteraard was het steeds spannend en nieuw en heeft het ook mij geholpen om meer te doen in dezelfde tijd. Maar er waren ook negatieve effecten, bijvoorbeeld dat het steeds lastiger werd te overzien wat ik allemaal moest doen. En dan deed ik een cursus timemanagement in de hoop dat het probleem zou worden opgelost. Echt inzicht in het probleem kwam pas toen ik in 2001 voor opleiding directie management gevraagd werd om twee weken tijd te schrijven. Uit de gegevens bleek toen al dat ik werd geleefd door email.
Daarna ben ik gestart om tijd te blokken zodat ik me kon concentreren op taken die ik belangrijk vond. En dat doe ik nog steeds. Dit betekent dat dan mijn telefoon dan uit staat en dat ik niet afgeleid kan worden door bliepjes van inkomende e-mail. Toen ik later het boek Ontketen je brein van Theo Compernolle las, begreep ik waarom dat erg helpt. En nu zoek ik een oplossing om de belangrijke zaken uit de steeds groeiende hoeveelheid informatie snel vast te kunnen leggen. Waardoor ik snel dat kan terugvinden dat ik op een bepaald moment nodig heb en dat ik makkelijk kan delen met de mensen waarmee ik samenwerk. Want ondanks de verbeterde zoekfuncties in de software die ik gebruik (ik ben een Office adept), weet ik dat ik daarin de oplossing niet ga vinden.
De toekomst van kenniswerk volgens de masterclass
Voor een oplossingen, er kunnen er best meer zijn, geeft Martijn eerst de dimensies van kenniswerk in de toekomst:
- Het gaat om mensen, ideeën en de beschikbaarheid van de juiste informatie op het juiste moment.
- Er komt steeds meer informatie beschikbaar en die moet je snel en gemakkelijk kunnen vangen, -filteren en -vastleggen. En, minstens zo belangrijk, weer binnen seconden terughalen als je het nodig hebt.
- Nu is de doctrine als het gaat om ons digitale gereedschap ‘one size fits all’. We hebben immers toch allemaal de beschikking over outlook en teams. Daar moeten we vanaf.
- Werk beweegt zich in de richting van de smartphone. De nieuwe tools moeten daarbij passen.
- Informatie die je wilt bewaren moet je van metadata kunnen voorzien. Metadata zijn data over data waarin bijvoorbeeld staat op welke datum de informatie verkregen is, wat de bron is en wat het onderwerp is. Dit is de basis om snel informatie te kunnen doorzoeken als je het nodig hebt. Brokken informatie snel kunnen vastleggen en metadata kunnen toevoegen wordt een belangrijke skill.
- Iedereen moet zelf haar of zijn beslissing ondersteunend systeem kunnen bouwen met de tools die persoonlijk het beste passen.
De tools van de toekomst moeten in ieder geval gemakkelijk te gebruiken en snel zijn. In de masterclass komen vervolgens veel praktische tips aan de orde. De softwaretools die Martijn nu gebruikt komen voorbij en hij legt uit waarom hij ze heeft gekozen.
Wat ga ik doen aan mijn digitale fitheid?
Ik ben aan de slag gegaan met een aantal tips van Martijn. In de eerste plaats ben ik aan het onderzoeken wat het voor mij betekent als ik de huidige inrichting van mijn harde schijf met directories en mappen over boord ga gooien. In de masterclass wordt een alternatief aangereikt en dat probeer ik te doorgronden. Daarnaast ga ik een aantal tools uitproberen. En tot slot ga ik een …… cursus blind typen volgen. Want dat schijnt veel tijdwinst op te leveren die ik graag besteed een leukere ….. natuurlijk belangrijkere zaken.
Meer weten?
Meer over digitale fitheid vindt je hier
Gert Walhof
