Op het NEVI zorgcongres van 7 februari jongstleden werd de vraag gesteld of je het beste zelf eigen inkoopprocessen kan optimaliseren. Of is het beter om gebruik te maken van Best Practices inkoopprocessen van inkoopsoftware leveranciers? In deze blog lees je dat Best Practices een manier van werken is. En dat je bij Best Practices inkoopprocessen je zowel eigen ervaringen en kennis kunt gebruiken als Best Practices van inkoopsoftware leveranciers of van andere organisaties.
Wat zijn Best Practices
Best Practices is een manier van werken (uitvoeren processen, implementatie van een inkoopsysteem), waarbij is bewezen dat de uitgevoerde stappen de meest efficiënte en effectieve manier zijn om het gewenste resultaat of doelstellingen te bereiken. Het is een term die steeds vaker gebruikt wordt binnen organisaties.
Kenmerken van Best Practices:
Best Practices moeten altijd voldoen aan de volgende kenmerken:
- Duidelijke beschrijving & scope
- Tijdsgebonden;
- Branche specifiek;
- Afhankelijk van de situatie (omgevingsfactoren)
- Bewezen toegevoegde waarde;
- Geïdentificeerde problemen en verbeterpunten;
- Behaalde resultaten en toegevoegde waarde;
Je kunt dan ook niet spreken van 1 Best Practices, omdat er altijd meerdere keuzemogelijkheden zijn voor een organisatie. Wat voor de ene organisatie een Best Practices is, hoef dit niet voor een andere organisatie te zijn. Het klakkeloos kopiëren van een Best Practices is dan ook nooit een goed plan.
Wat kun je met een Best Practices?
Door kennis en ervaring om te zetten in een Best Practices kan de organisatie deze vervolgens gebruiken als uitgangspunt voor opnieuw uitvoeren van processen, activiteiten of projecten waarbij niet dezelfde fouten worden gemaakt, maatregelen genomen zijn om bekende problemen te elimineren en het uiteindelijke eindresultaat te verbeteren.
Verbeteren kan hierbij betrekking hebben op de kwaliteit, vermijden van fouten, verbeteren van prestaties, reduceren van kosten en/of het versnellen van doorlooptijden.
Waar vind ik Best Practices en hoe gebruik ik ze?
Door kritisch naar eigen inkoopprocessen en -projecten te kijken, en dit te combineren met de opgedane kennis en ervaring, heeft elke organisatie de mogelijkheid om een Best Practices te ontwikkelen. Een andere manier om een Best Practices te gebruiken is door benchmarking met andere organisaties of het gebruik van een Best Practices van inkoopsoftwareleveranciers. Belangrijk hierbij is om de eerder genoemde kenmerken als uitgangspunt te nemen voor het gebruik van een Best Practices.
Wanneer een organisatie voor Best Practices van andere organisaties of inkoopsoftware leveranciers kiest is het altijd van belang dat bestaande Best Practices vertaald worden naar de specifieke situatie van de eigen organisatie. Wil je leren hoe je Best Practices gebruikt in jouw project of organisatie? Volg dan onze workshops, waarin we je leren we je hoe je Best Practices tijdens de Oriëntatie fase of Business Case fase optimaal kunt inzetten.
