Digitaliseringsprocessen worden steeds complexer. Digitalisering loopt stuk, doordat processen, mensen en technologieën niet (goed) worden gestroomlijnd. Onderzoeks- en adviesbureau Gartner ging hierover in gesprek met klanten en stelde een lijst van struikelblokken samen.
Een succesvolle digitalisering van bedrijfsprocessen houdt veel meer in dan het aanschaffen van de nieuwste technologie, merken steeds meer organisaties. Het vergt een ingrijpende cultuuromslag en verandering van courante werkwijzen.
Gartner stelde op basis van gesprekken met de deelnemende klanten aan het onderzoek de volgende belangrijke struikelblokken in het digitaliseringsproces samen.
Cultuur van weerstand
Digitale innovatie slaagt alleen wanneer de organisatiecultuur openstaat voor samenwerking. Mensen moeten grenzen kunnen overschrijden en openstaan voor nieuwe ideeën. In werkelijkheid zitten de meeste organisaties vast in een cultuur van ‘gesloten silo’s’ en allerlei hiërarchieën.
Willen CIO’s dat veranderen, dan is het belangrijk om met een klein team te beginnen dat de innovatie in gang zet en een nieuwe mindset creëert. Het team moet zoveel mogelijk worden afgeschermd van de rest van de organisatie zodat deze nieuwe cultuur kan rijpen. Daarna kunnen ideeën met de lijnteams worden besproken en bij de uitwerking kan de nieuwe cultuur zich verspreiden door de organisatie.
Weinig delen en samenwerking
Het succes van digitalisering hangt af van de bereidheid van mensen hun ideeën te delen, niet alleen binnen het ecosysteem, maar ook met de rest van de organisatie. Vaak bestaan in organisaties situaties waarbij de controle en het beheer over processen in het geding is waardoor kennisuitwisseling onvoldoende van de grond komt.
Om deze situatie te doorbreken kunnen CIO’s proberen met kleine teams de gemeenschappelijke doelen helder te krijgen. Bij het eerste succes kan de CIO dit succes delen en zo ruimte creëren voor de volgende stap in het proces.
De organisatie is er niet klaar voor
In veel gevallen wil de bedrijfsleiding wel graag digitaliseren, opgezweept door de hype rondom deze ontwikkeling. Al gauw blijkt dan dat de kennis, ervaring en middelen tekortschieten om de verandering daadwerkelijk in gang te zetten. De CIO zal dus moeten inventariseren in hoeverre de organisatie in staat is te digitaliseren zowel vanuit de bedrijfsprocessen als vanuit de IT. En op zoek gaan naar mensen c.q. afdelingen die graag als early adopter willen optreden. Hij moet zich daarbij realiseren dat onderdelen in de organisatie verschillen in de mate waarin digitaliseren relevant is.
Gebrek aan talent
Veel organisaties zijn functioneel georganiseerd, dus bijvoorbeeld in afdelingen inkoop, verkoop, IT en voorraadbeheer. Vanuit die situatie is het lastig veranderen. Voor effectieve digitalisering is een andere aanpak nodig. Mensen, processen en technologie moeten tot elkaar komen om nieuwe bedrijfsmodellen en diensten te kunnen creëren. Er zijn twee routes om het talententekort in te vullen:
- Verander de rol die mensen hebben zodat zij de gelegenheid hebben hun ervaring en mogelijkheden aan te passen op de behoeften die digitalisering vereist. Dit werkt vooral in de kleinere organisaties.
- In andere, grotere organisaties werkt het beter een apart team te vormen die zich gaat buigen over innovatie en te zorgen dat daar de juiste set aan skills is.
Werkwijze belemmert talent
Mensen die digitalisering in gang kunnen zetten is één ding, maar wanneer hun acties verzanden in interne procedures en regels komt er niks van terecht. Gartner zegt dat er geen ei van Columbus bestaat om de werkprocessen goed in te richten. Elke organisatie moet uitzoeken wat het beste werkt. In hoge mate gestructureerde en langzame, traditionele processen zijn over het algemeen geen goed uitgangspunt voor digitalisering.
Verandering doorvoeren is het lastigst
Digitaliseren is net als alle andere organisatorische veranderingen een tijdrovend en kostbaar proces. Platformen moeten worden ontwikkeld, de organisatiestructuur verandert, een nieuw systeem met partners moet rijpen. En dat heeft tijd nodig.
Gartner adviseert om de organisatie zo in te richten dat veranderingen makkelijker en sneller kunnen worden uitgevoerd. Daarvoor moet een platformstrategie worden ontwikkeld dat een voortdurende verandering faciliteert. Dan kunnen organisaties innoveren waarbij de nieuwe dienstverlening gebruik kan maken van de diensten vanuit het onderliggende platform.
Samengevat stelt Marcus Blosch, research vice president bij Gartner: “The reality is that digital business demands different skills, working practices, organizational models and even cultures. To change an organization designed for a structured, ordered, process-oriented world to one designed for ecosystems, adaptation, learning and experimentation is hard. Some organizations will navigate that change, and others that can’t change will become outdated and be replaced.”
