De introductie van ChatGPT op de werkvloer zal de werkzaamheden van velen veranderen. Het biedt enerzijds oplossingen en mogelijkheden en leidt anderzijds tot vragen en onzekerheden. Zij die experimenteren ervaren al snel de voordelen van het sneller kunnen beschikken over betere informatie. Of het efficiënter kunnen uitvoeren van processen en werkzaamheden. Zij die aan de zijlijn blijven gaan al snel een achterstand oplopen. Bewustwording van de rol die ChatGpt kan en gaat spelen op de werkvloer vormt de basis voor een succesvolle AI introductie waarbij betere resultaten en successen worden bereikt.
Onze aanbeveling om met nieuwe technologieën op beperkte schaal te gaan experimenteren is nog onveranderd.
In deze blog leg ik uit hoe je Large Language Modellen (LLM) als ChatGPT binnen je werkomgeving kunt introduceren. Dit volgens via een gestructureerde aanpak met een belangrijke rol voor het creëren van bewustzijn.
Bewustwording als eerste stap naar verandering
Bron: Prosci
Lees hier meer over succesvol veranderen
De eerste stap op weg naar verandering is dat mensen bewust worden wat een verandering inhoudt, waarom die nodig is en wat dat voor hen betekent. Maar ook de risico’s van niet veranderen.
Traditioneel zien we in deze fase van veranderen de nadruk op het verschaffen van informatie. Diverse media en bijeenkomsten worden ingezet om de voor- en nadelen van een verandering en de gevolgen voor medewerkers te communiceren.
Hoe vergroot je de bewustwording van medewerkers over AI?
Veel verandertrajecten binnen organisaties omvatten de introductie of de vervanging van bestaande, doorontwikkelde of verbeterde technologische oplossingen. Het managen van de verandering richt zich dan met name op het kunnen hanteren van het “nieuwe’ gereedschap of het aanpassen van werkzaamheden en processen.
Bij de introductie van Large Language Modellen (LLM) als ChatGPT ligt dat anders. Wat deze technologie inhoudt, wat deze kan en waartoe deze leidt is voor velen ongewis en onbekend. ChatGPT is pas recent beschikbaar en wordt in hoog tempo doorontwikkeld. Hierdoor is er weinig ervaring opgedaan. Het ontbreekt vervolgens aan beproefde praktische kaders en best practicus als uitgangspunt voor de introductie en toepassing ervan binnen organisaties. Daarnaast blijkt uit de maatschappelijke discussie dat AI in hoge mate angst en weerstand oproept.
Voor een beter begrip van en beleving bij AI volstaat een aanpak die is gebaseerd op het verschaffen van informatie niet. De basis voor een succesvolle introductie en acceptatie van AI is mede gericht op het creëren van beleving en op gestructureerd experimenteren.
1. Laat medewerkers kennis maken met AI
Van AI is het lastig dat het niet echt tastbaar is. Dit terwijl technologische ontwikkelingen in het verleden dit wel waren. Zo is de auto niet meer uit ons straatbeeld weg te denken. Elektriciteitsmasten en inmiddels ook windmolens bepalend voor ons landschap. Natuurlijk zijn er datacenters, camera’s of drones als tastbare componenten van de technologie. Maar de werkelijk fundamentele invloed van AI is moeilijk zichtbaar en tastbaar te maken. Immers, de essentie van AI – intelligent gedrag tentoonstellen door de omgeving te analyseren en acties te ondernemen met enige graad van autonomie – uit zich niet of nauwelijks in de fysieke omgeving. Het is daarom zaak AI tastbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het op een laagdrempelige wijze beschikbaar maken van een virtuele AI-assistent tijdens de introductie van ChatGPT.
Casus Deloitte: bewustzijn via “AIME”
Bij Deloitte Nederland is een awareness-campagne ontwikkeld door middel van een AI co-worker genaamd “AIME”. AIME liet medewerkers op een laagdrempelige manier kennismaken met dit thema. Dit wekte hun nieuwsgierigheid. Alle medewerkers konden zich vervolgens vrijwillig inschrijven voor “AI for dummies sessions” om meer te leren over het onderwerp.
2. Experimenteer
Experimenteren vormt de bron voor het opdoen van ervaring en het creëren van beleving. De recente aard van de technologie, de ontwikkelingen die het nog steeds doormaakt en de laagdrempelige toegang tot ChatGPT maken het de uitgelezen technologie om er zelf mee kunnen experimenteren. Door gestructureerd te experimenteren versnel je het leerproces, de bredere verspreiding en acceptatie tijdens de introductie van ChatGPT. Ook worden belangrijke, praktische toepassingsmogelijkheden herkent en kunnen randvoorwaarden en begrenzingen worden benoemd.
De opgedane kennis en ervaring kan tevens dienen als basis voor een organisatie-brede visie op de introductie en toepassing van AI. Dit laatste is mede van belang vanwege de disruptieve aard van veranderingen die organisaties te wachten staan. Zeker indien zij zich te laat inlaten met de introductie van LLM’s en hun toepassingen.
Lees hier meer over hoe je gratis en eenvoudig kennis kunt maken met ChatGPT, inclusief enkele inkooponderwerpen waarop je kunt oefenen.
3. Bouw AI communities met specifieke doelstellingen en acties
AI, en met name toepassingen als LLM’s, hebben op verschillende wijze en mate invloed op de verschillende functies en medewerkers. De wijze waarop en de mate waarin medewerkers voorbereid worden op de introductie van ChatGPT is dan ook verschillend. Ook leidt de introductie van AI tot vraagstukken die multidisciplinair opgelost moeten worden. Denk aan privacy, beveiliging, etc. Het creëren van communities biedt de mogelijkheid om per community doelstellingen en acties te definiëren. Dit zowel met als algemeen doel om medewerkers bekend te maken met AI als om besluitvorming rond specifieke aandachtspunten voor te bereiden.
Casus Deloitte: opzet community
Deloitte heeft bij de opzet van haar community ervoor gekozen om sommige activiteiten gezamenlijk te doen (community events) en anderen apart te houden (bijvoorbeeld trainingen). Voor overige werknemers is de hierboven beschreven “AI for dummies sessies” georganiseerd, met als doel basiskennis van AI te verkrijgen.
Daarnaast is de IT-afdeling en Risk & Reputatie office in de projectorganisatie opgenomen. Hiermee is het mogelijk de community optimaal te faciliteren (denk aan het gezamenlijk inkopen van software) en worden data- en privacy issues voorkomen of snel gesignaleerd.
4. Schets reële verwachtingen: AI is geen wondermiddel
Vooral in het eerste stadium van je AI-programma, bij de introductie van ChatGPT, maar ook daarna is het managen van de verwachtingen rondom AI cruciaal.
Door de beperkte kennis over AI doen zich allerlei verhalen de ronde die niet zijn gebaseerd op feiten. Het gaat om zowel overspannen verwachtingen (AI is de oplossing voor alle problemen) als om angstbeelden (AI gaat de medewerkers vervangen).
Het is belangrijk dat zowel het management als medewerkers de actuele (on)mogelijkheden van AI begrijpen. Dit voorkomt vervelende situaties zoals het toezeggen van zaken die (nog) niet waargemaakt kunnen worden.
Om uiteindelijk succesvol te kunnen zijn als organisatie, zou in deze eerste fase de nadruk moeten liggen op het bouwen van een community, het opdoen van ervaring en het experimenteren. Het kan dus zijn dat in deze eerste fase er minder mogelijk is dan gedacht. Ook dat er tijdens het experimenteren fouten worden gemaakt. Het leiderschap moet het lef hebben om de investering te doen. En ondanks mogelijke tegenslagen aan een lange termijnvisie vasthouden.
Organiseer je acties volgens een gestructureerde aanpak
Het introduceren van AI-technologieën, zoals ChatGPT, brengt organisatieveranderingen met zich mee. Voor succesvol veranderen is een gestructureerde aanpak noodzakelijk. Bijvoorbeeld op basis van de Prosci Change Triangel model. Hierbij zorgen actief en zichtbaar leiderschap, een gemandateerde projectstructuur en aandacht voor de menselijke aspecten van veranderen de basis voor succes.
In de situatie dat binnen de organisatie nog weinig kennis en ervaring is opgedaan, zijn de doelstellingen, ofwel de maatstaf voor succes, gericht op het bekendmaken met de technologie. Denk daarbij aan doelstellingen als: de mate waarin medewerkers bekend zijn met ChatGPT; willen experimenteren/werken met de AI tools; de mate waarin belangrijke toepassingsmogelijkheden en aandachtspunten zijn geïdentificeerd; etc.
Een volgende stap is het vaststellen van beleid en doelstellingen en het implementeren van een AI oplossing voor ter ondersteuning van specifieke acties of processen.
Bron: Prosci
