Bij verandertrajecten, waaronder inkoopdigitaliseringsprojecten, zijn de resultaten en uitkomsten sterk afhankelijk van betrokkenheid van belanghebbenden. De keuze van juiste systemen en technologieën, het optimaal inrichten van processen en systemen en de adoptie ervan vraagt daarbij om een goede samenwerking en besluitvorming. Verandermanagement richt zich op het voorkomen van weerstanden die veranderende omstandigheden in de praktijk oproepen. Uit de vele (inter)nationale onderzoeken naar het mislukken van projecten blijkt dat managers de menselijke factor als succesfactor onderschatten. In deze blog drie tips die je kunt gebruiken om aan te tonen wat verandermanagement oplevert.
Stel vragen naar de gevolgen van onvoldoende betrokkenheid belanghebbenden
Je kunt andere betrokkenen bij je project ook helpen door het stellen van een aantal hypothetische vragen. Een aantal vragen die je je opdrachtgever kunt stellen om bewustwording te stimuleren door het geldelijk verlies te laten inzien, zijn:
- Wat als de adoptiegraad en het gebruik laag is (mogelijk zoals in de huidige situatie het geval is)?
- Wat als niemand de nieuwe tool gaat gebruiken of de nieuwe werkwijze gaat volgen?
- Wat als niemand meedoet? Hoe groot is in dat geval het procentuele verlies van de projectvoordelen voor de organisatie?
Door de juiste vragen te stellen maak je de opdrachtgever van een project of mede projectgroepleden bewust dat verandermanagement niet zacht is, maar concreet meetbaar kan worden gemaakt.
Bereken de bijdrage van inzet van de menselijke kant
De mate waarin potentiële en werkelijke projectvoordelen worden behaald is mede afhankelijk van de inzet en betrokkenheid van de juiste mensen. Zo is het mogelijk om verschil tussen een optimale en mindere keuze op de projectuitkomsten te schetsen. Denk bijvoorbeeld aan de invloed op de volgende aspecten:
- De invloed van kennis en ervaring: hoeveel medewerkers van welke afdeling moeten betrokken worden bij het project om de probleemstelling of mogelijke oplossingsrichtingen te toetsen
- De snelheid van de verandering: wat zijn de gevolgen van een niet tijdige betrokkenheid bij het project op de adoptiegraad
- De aard van de verandering: wat is er wanneer voor nodig om direct betrokkenen succesvol de beoogde werkwijzen en situatie eigen te maken
Elke project kent uiteraard zijn eigen unieke factoren. Bovenstaande lijst kan helpen bij het berekenen van de bijdrage van de inzet van de menselijke kant.
Visualiseer de relatie tussen verandermanagement en projectresultaten
Heb je eenmaal berekend wat de projectvoordelen zijn op basis van de adoptie en gebruik door medewerkers, kun je vervolgens deze voordelen visualiseren waarbij je 3 scenario’s hanteert: geen inzet, een beperkte inzet en gedegen inzet van verandermanagement.
Een voorbeeld
Uit het voorbeeld is op te maken dat er medewerkers zijn die zich aansluiten bij het project ook als je geen verandermanagement inzet. Dit percentage is echter veel lager dan wanneer je wel verandermanagement inzet. Zoals te zien is in het voorbeeld is het verschil voor dit project van € 200.000,- door geen inzet van verandermanagement € 140.000,- in termen van projectverlies.
Heb jij ervaring met het meetbaar maken van wat verandermanagement oplevert en wil je die met ons delen, laat dan hieronder je reactie achter.
Antoinette Vriend
Kennispartner E-proQure
