Inkoopdigitalisering is een voorwaarde voor een professionele inkooporganisatie. Het daarbij aanpassen van werkwijzen leidt in de praktijk niet altijd tot het gewenste resultaat. Het loslaten van oude gewoonten, de angst voor het onbekende en de angst om fouten te maken doen menig digitaliseringstraject mislukken. Hoe je succesvol inkoopdigitaliseringstrajecten realiseert door rekening te houden met de menselijke factor licht ik in deze blog toe.
Digitale transformatie is ook een van de grote vraagstukken voor dit moment, zo bleek ook op het onlangs gehouden World Procurement Congress, hét event voor internationale inkoopbeslissers. Van inkoop wordt een visie verlangd over hun bijdrage aan de organisatiedoelstellingen. In het bijzonder het verbeteren van de concurrentiepositie of dienstverlening. Een bijdrage die niet kan worden gerealiseerd zonder inkoopdigitalisering. Dit vraagt om specifieke competenties, zowel op inkoopgebied als het succesvol aanpassen van processen.
Een CPO of inkoopmanager moet een goede verandermanager zijn, multidisciplinair denken en in staat zijn om mensen mee te nemen in verandertrajecten. Naast de harde technische vaardigheden zijn de juiste soft skills cruciaal om sneller betere resultaten te bereiken.
Soft skills zijn aan te leren en leiden tot resultaat
Inkoopbeslissers leren en laten ervaren hoe het inzetten van soft skills hen succesvoller maakt heeft direct effect op het succes van de organisatie. Het ontwikkelen van soft skills is namelijk aan te leren. Het succesvol toepassen in de praktijk is een kwestie van oefenen.
Wat zijn de voordelen van het inzetten van soft skills door inkopers om te komen tot een beter resultaat bij inkoopdigitalisering? Op het eerste gezicht lijkt het resultaat vooral kwalitatief. Maar kijken we beter, dan zien we direct financieel voordeel voor de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn:
- Beter omgaan met weerstand bij het uitvoeren van projecten.
- Belanghebbenden weten mee te krijgen bij de implementatie van inkoopdigitalisering.
- Het op integere wijze geven en ontvangen van feedback.
- Proactief handelen door een beter aanpassingsvermogen.
- Het bevordert actieve en constructieve samenwerkingsverbanden.
- In het algemeen: een reactief houding omzetten naar een proactieve houding.
Bovengenoemde punten zorgen voor een grotere acceptatie, waardoor meer projecten succesvol en binnen budget en tijd worden afgerond. Hoe vaardig jouw medewerkers hierin zijn, is meetbaar.
Het gebruik van soft skills maken je zeker geen softie, wel een resultaatgerichte manager die oog heeft voor de harde en zachte kant. Beiden zijn nodig voor het bereiken van succes.
“Soft skills get little respect but will make or break your career”, Peggy Klaus.
Hoe eerder hoe beter, maar…
Hoe eerder verandermanagement in een digitaliseringstraject wordt ingezet, hoe groter de kans op een succesvol traject. Maar zit je op dit moment al middenin een implementatie of is het systeem al in gebruik genomen? En zie je veel weerstand en weinig gebruik van je inkoopsysteem? Ook dan kan inzet van verandermanagement de slagingskans en de adoptiegraad van je project substantieel vergroten. Dit biedt kansen om alsnog de resultaten en het gebruik van het systeem te verbeteren door de menselijke kant niet te vergeten.
Voorbeeld: groot inkoopdigitaliseringstraject
De CPO van een internationaal productiebedrijf stond aan de vooravond van een grote inkoopprofessionaliseringsslag voor meerdere landen. E-Procurement ‘in place’ zou worden bereikt door wereldwijd één inkoopsysteem te implementeren. Daardoor zou het genereren van stuurinformatie, het borgen van compliance en de kwaliteit van sourcing aanzienlijk verbeteren. De ervaringen met het managen van veranderingen in grote projecten in het verleden waren negatief. De inschatting was dan ook dat de implementatie van het nieuwe inkoopsysteem grote veranderrisico’s met zich mee zou brengen. In de projectgroep werd aan een communicatiemedewerker de rol van veranderexpert toegewezen. Deze startte met een stakeholdersanalyse, stelde een veranderstrategie op, bracht de veranderrisico’s in kaart en stelde een aantal beheersmaatregelen voor. Op basis hiervan werd de stuur- en projectgroep ingericht, communicatieplannen ontwikkeld en uitgevoerd en kerngebruikers aangesteld. Door periodieke meting van het draagvlak en enthousiasme bij de gebruikers werd de veranderbereid gemonitord en waar nodig bijgestuurd. Op deze wijze kon het project binnen budget, weliswaar met drie maanden vertraging, worden geïmplementeerd met een hoge gebruikerstevredenheid.
Workshop Verandermanagement voor e-Procurementtrajecten
Speciaal voor inkoopbeslissers, financials en ICT, die betrokken zijn bij inkoopdigitalisering, heeft E-proQure een workshop Verandermanagement voor e-Procurementtrajecten ontwikkeld.
Antoinette Vriend
