Ook dit jaar deed Ardent Partners, dit keer samen met sofware leveranciers Esker, onderzoek naar wat de prestaties en frustraties zijn als het gaat om het operationele proces van aanvraag tot en met de afhandeling en betaling van de factuur. Esker spreekt over de ‘Cash conversion cycle’. Wij spreken meestal over Purchase-to-Pay (P2P). ePayables ofwel e-facturering is een onderdeel daarvan, te weten het registreren, controleren, boeken en betalen van een factuur. De informatie werd verkregen door een enquête onder 167 respondenten. De respondenten waren directeuren en managers actief in P2P bij voornamelijk grote bedrijven uit Noord Amerika. De resultaten zijn ook voor jouw interessant.
Hoe doen de ‘Best in Class’ het versus ‘the Others’?
De belangrijkste resultaten uit het onderzoek geven een mooi overzicht van de aansprekende resultaten die een goed georganiseerd en geautomatiseerd P2P proces bedrijven bieden. In het overzicht ‘Best in class versus the others’ worden deze als volgt weergegeven:
| Omschrijving | Best in Class | Others |
| Integrale kosten voor verwerking van een factuur | $ 2,18 | $ 12,60 |
| Doorlooptijd verwerking van een factuur | 2,9 dagen | 10,8 dagen |
| Facturen die niet volgens het standaard proces kunnen worden verwerkt | 10,1% | 23,3% |
| Percentage van de facturen dat zonder strubbeling door het proces loopt | 65,3 % | 19,2 % |
| Percentage van leveranciers dat e-facturen stuurt | 49 % | 16 % |
| Percentage van de facturen dat direct kan worden gekoppeld aan een inkooporder | 79,2% | 31,7% |
De verschillen tussen beide categorieën zijn opmerkelijk en de veel lagere integrale verwerkingskosten voor een factuur goed verklaarbaar uit de onderliggende verschillen in prestaties. Ook wordt nog vermeld dat de deelnemende bedrijven in totaal 50,3% van de ontvangen facturen e-facturen zijn en dat 55% van alle betalingen automatisch door de systemen worden gegenereerd.
Top 3 uitdagingen e-facturering
Daarnaast is gevraagd naar de uitdagingen die de deelnemers aan het onderzoek zien. In de top 3 staan:
- Reductie van het aantal facturen dat niet via het standaardproces kan worden verwerkt (62%). De belangrijkste oorzaak dat facturen niet via het standaardproces kunnen worden verwerkt is, dat de 1:1 koppeling met de inkooporder niet mogelijk is (deze inkooporder ontbreekt of bevat andere informatie dan de factuur).
- Verlagen van de doorlooptijd tussen het moment dat de factuur ter goedkeuring voor betaling bij een interne verantwoordelijke wordt aangeboden en de daadwerkelijke goedkeuring (51%).
- Betere interne positionering van dit operationele proces, de geleverde prestaties en het potentieel.
De 2 focusgebieden voor 2019
Voor 2019 hebben de ondervraagden twee onderwerpen waar ze veel aandacht aan willen besteden:
1. Verbetering prestaties en rapportage door verbetering data analyse
2. Sterke reductie van het aantal ‘papieren’ facturen en handmatige handelingen.
