Een interview met Rob Kotvis, Facilitair Manager a.i. en eigenaar van S&PM managing facility concepts.
In dit interview geeft Rob een inkijk in zijn praktijk als Inkoop Manager/Facilitair Manager a.i. Voor meer informatie kunt u kijken op Linkedin of op de website van SP&M.
1. Welke vragen (opdrachten) kom je vaak tegen bij opdrachtgevers?
De vragen zijn divers. Denk aan het ontwikkelen en invoeren van (her)huisvesting- en cateringconcepten, het outsourcen van facilitaire diensten, etc.
In de regel gebruikt de opdrachtgever het momentum tevens om een efficiëntere en klantgerichtere dienstverlening met minder medewerkers te realiseren. Een belangrijke driver hiervoor is veelal de (gemiddeld jongere, veeleisende) interne klant.
Enkele concrete voorbeelden zijn:
- Het ontwikkelen van een huisvestingsconcept met inrichters en leveranciers van meubilair maar waarbij er wordt geanticipeerd/meegedacht in nieuwe ontwikkelingen binnen de organisatie (herhuisvesting, agile werken etc.)
- Catering voorziening(en) die inspelen op actuele food-ontwikkelingen en trends (verduurzaming, veggy-trends etc.) en waarbij o.a. de klanttevredenheid, maar ook reststroomreducties (financiële) incentives vormen voor de leveranciers
- Het maken van een omslag naar een regie-organisatie. Deels door decentralisatie en met name door verdergaande uitbesteding is een omslag nodig van het uitvoeren naar het faciliteren en beheersen van de uitvoering door anderen. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is wederom het leveranciersmanagement en het tijdig verkrijgen van de juiste rapportages.
2. Wat zijn voor jou regelmatig terugkerende aandachtspunten om het verschil te maken?
In de huidige samenwerking tussen (facilitaire) opdrachtgevers en aanbieders wordt er vaak gedraaid op routine. “U vraagt wij draaien”. Het samen de tijd nemen om de samenwerking serieus te evalueren, vooruit te blikken en contractuele afspraken tijdig aan te passen vindt helaas te weinig plaats.
Door het verbeteren van het leveranciersmanagement en (waar mogelijk) het realiseren van co-makership lukt het dan ook vaak om de klant/afdelingsbehoeftes zodanig in te vullen dat een optimale werk/productieomstandigheden worden gecreëerd. Hiermee leggen we de basis voor het realiseren van de facilitaire doelstellingen en indirect aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. En dus ook de doelstellingen ten aanzien van de interne klant.
Betekent dit dat je regelmatig opteert voor een Best Value Procurement procedure?
Nee. In de regel kiest de opdrachtgever voor een traditioneel inkooptraject. Het ontbreken van inkoopbeleid en kennis en ervaring met leveranciersmanagement spelen hierbij een belangrijke rol.
3. Welke ontwikkelingen zie je vanuit jouw praktijk op het gebied van digitalisering?
Dat verschilt heel sterk per sector, bedrijfsomvang en bedrijfsfunctie. Dat het digitaliseren van processen wel degelijk impact kan hebben op de efficiency en effectiviteit van processen wordt helaas onvoldoende onderkend.
Het gebruik van geautomatiseerde facilitaire processen, zowel intern als extern is inmiddels gemeengoed. Denk aan facilitaire activiteiten zoals de servicedesk, meldprocessen, poststromen, archivering en gebouwbeheersystemen.
Ook leveranciers bedienen zich inmiddels vaak van portals waarbinnen gecontracteerde diensten en producten en rapportages inzichtelijk en afroepbaar zijn.
Digitale inkoopprocessen tref ik in verhouding vaker aan bij grotere, aanbestedingsplichtige organisaties die derhalve verplicht digitaal aanbesteden. Het digitaal aanbesteden werkt dan als een trigger om ook andere inkoopprocessen (verder) te automatiseren. Het betreft daarbij meestal het digitaal factureren, e-ordering of het onderbrengen van contracten in een eenvoudige database omgeving (Excel) of standalone applicatie.
Bij 1000+ organisaties zie ik vaak de omslag naar een bredere ondersteuning met Purchase-to-Pay en Contractmanagement applicaties.
Een ander aspect waar naar mijn mening veel kansen liggen is het meer en beter gebruikmaken van de “goudmijn” aan data vanuit slimme apparaten en processen. Ik denk aan de voorspelling van onderzoeksbureau Frost en Sullivan, die voorspelt dat in 2025 data analyses cruciaal zijn bij bijv. energiemanagement, efficiëntie en duurzaamheid.
4. Wat valt jou op aan de benadering van digitaliseringtrajecten door opdrachtgevers?
Mij valt op dat er een duidelijk verband is tussen de mate van volwassenheid van de inkooporganisatie (o.a. weerspiegeld in het al dan niet aanwezig zijn van een adequaat inkoopbeleid) en de aanpak van het digitaliseringstraject.
Dat betekent dat ik in de praktijk helaas nog te vaak zie dat het inkoop- en selectieproces gebaseerd is op eerder opgedane ervaringen van individuen en in mindere mate gebaseerd is op heldere specificaties, heldere inkoop- en facilitaire procedures en selectiecriteria.
Maak je gebruik van een volwassenheidsmodel bij de analyse en beoordeling van de oplossingsmogelijkheden voor je opdrachtgever?
Ja. Ik gebruik daarvoor het UNC maturity model. Het is een diagnosemodel dat kenmerken van een organisatie en haar processen koppelt aan verschillende ontwikkelingsniveaus. Ik pas het model toe voor zowel de analyse van de probleemstelling van de opdracht als voor het bespreken van de oplossingsrichting.
De vertaling van wat ik binnen de organisatie tegenkom naar de fase waarin de organisatie zich volgens het model bevindt levert voor de klant vaak een herkenbaar en verhelderend beeld. Dit maakt het makkelijker om belangrijke (potentiële) knelpunten te herkennen en de nodige vervolgstappen af te stemmen.
Dit maakt het makkelijker om een gepast ambitieniveau met de klant af te spreken, wat de slagingskans van bijvoorbeeldeen digitaliseringstraject ten goede komt.
5. Wat zie jij voor de komende 5 jaar als de belangrijkste ontwikkelingen voor je vakgebied?
- Duurzaamheid komt uit alle recente onderzoeken als belangrijkste thema voor de komende jaren uit de bus. Duurzaamheidskwesties zullen gevolgen hebben voor de FM en servicesector, zowel wat betreft de lever- en waarde keten als het ontwerp, beheer en onderhoud van gebouwen. Ambities worden inmiddels omzet in plannen.
- Een veranderde arbeidsmarkt. Millennials willen flexibiliteit, comfortabiliteit en vrijheid en zijn bezig met gezondheid en welzijn. Dit vertaalt zich in innovatieve serviceconcepten en open werkplekken waar collaboreren en creëren centraal staan, thuiswerken normaal is en de 9-5 – mentaliteit is verdwenen.
- Technologische ontwikkelingen. Intelligente technologieën zoals near-field communicatiesensoren (NFC), beveiligingsapplicaties maar ook slimme robots zullen bijdragen aan verhoging van de efficiency en productiviteit. The internet of Things levert een schat aan informatie op die zoals eerder aangegeven breed kan worden ingezet.
6. Wat zie jij als belangrijkste competenties waarover je vakgenoten dienen te beschikken?
Naast uiteraard ondernemerschap en sociale en communicatieve vaardigheden en een dienstverlenende instelling dient een beginnend beroepsbeoefenaar vooral een verbinder te zijn. Een verbinder/regisseur tussen alle stakeholders binnen het facilitaire domein met als doel het creëren van optimale werk/productie omstandigheden tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden.
