In het artikel ‘A model to measure e-Procurement impacts on organizational performance.’ (2013) heeft de auteur een model ontwikkeld voor Aanbestedende Diensten om de voordelen, die behaald worden door adoptie van e-Procurement, te kwantificeren. Het model biedt een stimulans om e-Procurement in te zetten in de publieke sector.
Achtergrond model
De theoretische achtergrond van het model dateert uit eerder onderzoek door de auteur (Gardenal, 2010). In zijn artikel stelt Gardenal dat, in vergelijking met onderzoek naar e-Procurement in de private sector, er tot nu toe beperkt onderzoek is gedaan naar de voordelen en adoptie van e-Procurement in de publieke sector.
Sinds 2008 wordt het model door de regio Lombardije in Italië toegepast om de organisatorische impact door het gebruik van e-Procurement te evalueren. De resultaten van het model worden gebruikt om de verspreiding van e-Procurement te promoten en de ontwikkeling van e-Procurement diensten te bevorderen. Door het gebruik van het model is gebleken dat de bewustwording van de voordelen van e-Procurement aanzienlijk zijn vergroot. Het model wordt dan ook gezien als een positieve methode om vrijwillig commitment en verantwoordelijkheid ten aanzien van de adoptie van e-Procurement te bevorderen. Daarnaast is het een succesvolle methode gebleken om weerstanden tegen veranderingen te overwinnen en productiviteit te stimuleren, als alternatief voor het opleggen en wettelijke afdwingen.
Het EPPMM model
Het E-procurement Performance Measurement Model, afgekort EPPM, is een praktisch en customized model dat de impact van e-Procurement technologie onderzoekt. Het model heeft betrekking op de e-Tendering fase van het inkoopproces, vanaf het publiceren van de tender documenten tot en met de gunning en publicatie. Het raamwerk is gebaseerd op vijf impact dimensies, elk bestaande uit een set indicatoren (KPI’s). De impact dimensies zijn :
- Efficiency: meet het gebruik van middelen gedurende een proces. Doel is het reduceren van de doorlooptijd van een tender.
- Effectiviteit: meet in hoeverre vooraf gestelde doelen daadwerkelijk zijn behaald. Doel hiervan is het verbeteren van de kwaliteit van de inkoop.
- Competitie: meet in hoeverre de competitie tussen leveranciers door inzet van e-Procurement wordt vergroot. Doel hiervan is het vergroten van leveranciersparticipatie.
- Dematerialisatie: meet het volume van papier dat verbruikt wordt. Doel hiervan is het reduceren van kosten van papier en archivering.
- Transparantie: meet de online beschikbaarheid van aanbestedingsdocumenten en evaluatie informatie. Doel hiervan is het stimuleren van transparantie binnen en buiten de organisatie.
Toepassing EPPMM
Het model is in 2012 en 2013 getest onder gebruikers van Sintel, een e-Procurement platform in de regio Lombardije. Het EPPMM is ontworpen rond vier kerneigenschappen, betrouwbaarheid, simpliciteit, flexibiliteit en specificiteit.
Uiteindelijk is aan de hand van een analyse van de resultaten een cockpit ontwikkeld, waarbij per impact dimensie 1 KPI is gekozen. Doel van de cockpit is om een grafische, simpele en effectieve representatie te geven van de impact van e-Procurement voor aanbestedende diensten en analisten.
| Impact Dimensie | KPI | Meeteenheid |
| Efficiency | Duur van tenders onder de EU drempel | Werkdagen |
| Effectiviteit | Bezwaar/beroep | Aantal bezwaren/beroepen |
| Competitie | Gebruik van veilingen | Aantal veilingen |
| Dematerialisatie | Verbruik A4 pagina’s | A4 pagina’s |
| Transparantie | Online 100% beschikbaar-heid van tender documentatie | Aantal tenders |
Door middel van een spindiagram wordt op een eenvoudige wijze zichtbaar gemaakt wat de impact is van inzet van e-Procurement op de vijf dimensies.
Conclusie
Onderzoek naar de impact van inzet van e-Procurement in de publieke sector op basis van onderzoek onder gebruikers van Sintel wijst uit dat er een positieve samenhang bestaat tussen het gebruik van e-Procurement en de optimalisatie van inkoopactiviteiten op basis van de impact dimensies. Het gebruik van het model stimuleert aanbestedende diensten tot een systematisch gebruik van geavanceerde e-Procurement oplossingen.
Tot slot
De conclusie is herkenbaar vanuit de beroepspraktijk binnen E-proQure. Reeds in eerder adoptie-onderzoek door E-proQure is gebleken dat er een positieve samenhang is tussen tussen het gebruik van e-Procurement en de mate van inkoopprofessionalisering. E-proQure is ervan overtuigd dat het model een positieve bijdrage kan leveren om e-Procurement in te zetten om productiviteit te verbeteren en weerstanden weg te nemen.
e-Procurement in de publieke sector: Niet omdat het moet, maar omdat het kan!
Bovenstaande is mijn samenvatting van het aangegeven wetenschappelijk artikel. Alle informatie en nuances die de auteur in het artikel heeft beschreven, zijn daarom maar ten dele opgenomen. Bent u gegrepen door het onderwerp, zoek dan de volledige tekst op en ga een middag lekker lezen.
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met mij op.
[1] Francesco Gardenal, MSc in Economics for Public Administration and International Institutions, and procurement specialist at ARCA. His research interests are in public procurement, change and performance management, and game theory.
