Nederland is èèn van de innovatiefste landen ter wereld met een moderne infrastructuur. Daarmee heeft Nederland het beste klimaat voor toepassing van ICT in Europa met een snelle adaptatie van nieuwe technologie. Onderzoek van bestuurskundigen Hanna de Vries, MSc, prof. Dr. Victor Bekkers en dr. Lars Tummers van de Erasmus Universiteit maakt duidelijk dat Nederland waar het gaat om e-Aanbesteden binnen Europa nog een volger is.
De meest krachtige stimulans om tot e-Aanbesteden over te gaan voor volgers in Europa vormen de Aanbestedingswet of verplicht elektronisch aanbesteden. Uit de recente voorstellen blijkt echter dat Nederland de verplichting tot elektronisch aanbesteden uitstelt. Wacht de overheid tot de economie vanzelf digitaal wordt of slaan we de handen ineen om te zorgen dat Nederland de meest digitale economie wordt ?
Bij het starten met e-Aanbesteden vormen een niet-bureaucratische cultuur, onderkenning van de noodzaak door overheidsmanagers en het effectief managen van weerstanden bij ambtenaren de belangrijkste succesfactoren. Investeringen in training en opleiding op het gebied van e-aanbesteden zijn onmisbaar, omdat bij ambtenaren die bij de inkoopfunctie betrokken zijn parate ICT kennis ontbreekt.
Lees meer over het onderzoek in het onderstaande artikel van Hanna de Vries
De introductie van E-aanbesteden bij regionale overheden: een internationale vergelijking
In samenwerking met PIANOo/TenderNed en E-proQure hebben de bestuurskundigen Hanna de Vries, MSc, prof. Dr. Victor Bekkers en dr. Lars Tummers van de Erasmus Universiteit onderzoek verricht dat zich richt op de introductie van E-aanbesteden bij regionale overheden, zoals provincies en regionale inkoopsamenwerkingsverbanden. Het onderzoek werd uitgevoerd in Italië, Frankrijk, Nederland, Spanje, Slowakije en Roemenië, met als vraagstelling: wat zijn de succes- en faalfactoren die ervoor zorgen dat regionale overheidsorganisaties op E-aanbesteden overgaan? Uit de resultaten blijkt dat vooral wettelijke verplichtingen organisaties dwingen om E-aanbesteden goed te organiseren. Daarnaast is actieve steun van leidinggevenden essentieel om medewerkers te overtuigen van de voordelen die E-aanbesteden brengt.
Opzet onderzoek
De zes Europese landen zijn vergeleken door middel van zowel een kwalitatieve als kwantitatieve analyse (verkennende interviews en enquêtes onder inkopers van provincies en regionale inkoopsamenwerkingsverbanden). Daarnaast is er een uitgebreide literatuurstudie uitgevoerd. Op basis hiervan is een onderscheid gemaakt tussen twee soorten van factoren die E-aanbesteden kunnen stimuleren of juist tegenhouden. Dit betreft enerzijds externe (omgevings)factoren (zoals wetgeving) en anderzijds interne (organisatie) factoren, zoals het beschikbare budget en de houding van medewerkers ten opzichte van E-aanbesteden.
Vier type organisaties: pioniers, volgers, achterblijvers en niet geïntroduceerd
Om de verschillende landen te kunnen vergelijken is er een indeling gemaakt in vier type organisaties:
- Pionier: de organisatie was een van de eersten die van E-aanbesteden gebruik maakte
- Volger: de organisatie heeft E-aanbesteden geïntroduceerd nadat de ervaringen van de pioniers bekend waren
- Achterblijver: de organisatie is een van de laatsten die E-aanbesteden heeft geïntroduceerd
- Niet geïntroduceerd: de organisatie maakt geen gebruik van E-aanbesteden
Uit het onderzoek bleek de meeste provincies en inkoopsamenwerkingverbanden in Nederland zich als ‘volger’ typeren (ruim 65%). Dit is hoger dan het gemiddelde van de zes landen (49%). Aan de andere kant is Nederland is wel later met de invoering van E-aanbesteden. De piek ligt rond 2013-2014, bij de andere landen is dat beduidend eerder (hoogtepunt ligt rond 2005-2008).
Wettelijke verplichtingen dwingen
Uit de analyse van de omgevingsfactoren blijkt dat organisaties geconfronteerd kunnen worden met politieke belangen die de introductie van E-aanbesteden kunnen tegenhouden of juist bevorderen. Zo hebben politieke schandalen in Slowakije ervoor gezorgd dat E-aanbesteden sneller werd geïntroduceerd bij regionale overheden, omdat werd verondersteld dat dit voor meer transparantie zou zorgen in het inkoopproces. Achterblijvende organisaties hebben vooral te maken met een gebrek aan wettelijke regelingen en goede ICT-infrastructuur in een land (bijvoorbeeld in het geval Roemenië). Voor landen met veel organisaties die zich als volger beschouwen (zoals Nederland), vormen wettelijke verplichtingen, zoals de nieuwe aanbestedingswet of de verplichte elektronische publicatie, de meestkrachtige stimulans om E-aanbesteden (verder) te organiseren.
Risicomijdende bureaucratische cultuur en weerstand medewerkers belangrijke organisatiefactoren
Voor elke organisatie, onafhankelijk of ze al met E-aanbesteden zijn begonnen, blijkt support van leidinggevenden van essentieel belang om E-aanbesteden goed van de grond te krijgen. Zij kunnen de introductie van E-aanbesteden in sterke mate tegenhouden of juist stimuleren. Voor de ‘pioniers’ en de ‘volgende’ organisaties (zoals met name in Nederland) worden een risicomijdende bureaucratische cultuur en weerstand van medewerkers als belangrijkste barrières genoemd. Werknemers kunnen bijvoorbeeld het gevoel hebben dat E-aanbesteden weinig voordeel oplevert of lastig is. Tot slot is de aanwezigheid van parate kennis over ICT applicaties essentieel voor de organisaties die E-aanbesteden nog moeten invoeren.
Hoe verder?
Om de introductie van E-aanbesteden (verder) te stimuleren is het belangrijk dat er op organisatieniveau voldoende steun wordt gerealiseerd. Dit kan door zogenaamde ‘voortrekkersfiguren’ aan te wijzen. Specifieke aanbevelingen voor organisaties die nog moeten starten met E-aanbesteden, of nog maar net bezig zijn, betreffen het investeren in kennis over de ICT applicaties die nodig zijn en het volgen van trainingen. Voor organisaties die al verder zijn, is het gebruik van ‘best practices’ een goede manier om meer positieve bekendheid te genereren en successen te vieren.
Meer informatie over dit onderzoek is op te vragen bij Hanna de Vries (devries@fsw.eur.nl). De volledige versie van het (Engelstalige) beleidsrapport is te downloaden via http://www.lipse.org/userfiles/uploads/Research%20Report%20LIPSE%20WP5_final_20150530.pdf.
Achtergrond onderzoek
Dit onderzoek maakt deel uit van het onderzoeksproject LIPSE. LIPSE of ”Learning from Innovation in Public Sector Environments’’ is een onderzoeksproject gericht op de identificatie van invloedrijke factoren op het gebied van sociale innovatie in de publieke sector. Het project wordt gecoördineerd door prof. Victor Bekkers en dr. Lars Tummers van de afdeling Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Meer informatie: www.lipse.org / www.lipse.org/facebook / www.lipse.org/newsletter / @EULIPSE
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met mij op.
