De nieuwe digitale werkelijkheid wacht niet op slow starters.
De laatste Europese richtlijnen worden nu vertaald naar wetgeving. Uiterlijk 18 april 2016 moeten de wijzigingen ook in de Nederlandse aanbestedingswet worden doorgevoerd. In de voorgenomen wetswijzigingen staat dat e-Aanbesteden, direct als de wet op 18 april 2016 in gaat, verplicht wordt. In ieder geval voor Europese aanbestedingen. E-proQure, kenniscentrum voor e-Procurement, maakte in deel 1 een inventarisatie van de 21 van de in totaal 40 reacties uit de consultatieronde voorgenomen wijzigingen van de Aanbestedingswet, waar het gaat om e-Aanbesteden. In deel 2 vroegen we een aantal prominente leveranciers van aanbestedingssoftware, waarvan we geen reactie vonden, naar hun mening over een aantal onderwerpen. Nu in deel 3 een terugblik op deel 1 en 2 in de vorm van conclusies en aanbevelingen.
Niet alle duimen omhoog
Alle partijen geven aan dat een goed werkend en stabiel basissysteem een belangrijke voorwaarde is om e-Aanbesteden in april 2016 voor Europese aanbestedingen te kunnen invoeren. TenderNed, het platform van de Nederlandse overheid, heeft deze kwaliteiten nog niet. Met name de technische betrouwbaarheid (storingen, uitval), ontbrekende functionaliteiten (zoals erkenningsregeling) en uitval worden hierbij genoemd.
Voor het MKB worden het behalen van doelstellingen met betrekking tot toegankelijkheid en lastenverlichting als belangrijke randvoorwaarden benoemd. Meerdere partijen noemen de verplichte e-Herkenning om toegang te krijgen tot TenderNed als voorbeeld van lastenverzwaring.
Aanbestedende diensten vinden dat er ook nog de nodige onduidelijkheden zijn zoals de reikwijdte, de toepassing bij procedures zoals de niet-openbare, onderhandelings- en Best Value Procedure en bij concessies en sociale en overige diensten. Ook zijn er vragen over de borging van de rechtsgeldige digitale handtekening, te laat ingediende inschrijvingen door bijv. stroomstoringen en digitaal inschrijven voor buitenlandse inschrijvers. Een aantal partijen vragen zich af of alle aanbestedende diensten wel op tijd klaar zijn voor e-Aanbesteden. Wordt er op tijd een systeem geselecteerd en organisatie breed geïmplementeerd? Er is een grote behoefte aan ondersteuning bij de voorbereiding en implementatie van e-Aanbesteden. In een aantal reacties wordt daarnaast gepleit voor een aantal basis eisen / uniforme werkwijze waar systemen aan moeten voldoen.
Geconcludeerd wordt dat het mogelijk moet zijn om e-Aanbesteden voor Europese aanbestedingen per april 2016 verplicht te stellen. De Nederlandse Vereniging van Aanbestedingsrecht kan zich eventueel een kort uitstel tot 1 januari 2017 voorstellen. Invoering van e-Aanbesteden voor meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt door de wetgever niet bepleit en uit de reacties komt bijval hiervoor.
Slotconclusie is dat niet alle duimen omhoog gaan voor e-Aanbesteden. De partijen stellen dat eerst een aantal randvoorwaarden dienen te worden ingevuld, en sommige partijen zien uitstel als een mogelijkheid om tijdig aan de randvoorwaarden te voldoen.
De softwareleveranciers zijn er klaar voor
Wij vroegen de prominente leveranciers van software of zij klaar zijn voor e-Aanbesteden, en wat hun ervaringen zijn bij aanbestedende diensten en inschrijvers.
De leveranciers geven aan dat de (eigen) software klaar is voor e-Aanbesteden. TenderNed, genoemd in een aantal reacties, stelt dat de software functioneel op orde en technisch stabiel is na een intensief verbeteringsprogramma. Een paar leveranciers maken wel de opmerking dat mogelijk nog niet alle aanbestedingsprocedures, bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog, optimaal worden ondersteund.
Het beeld van de softwareleveranciers is dat aanbestedende diensten er soms organisatorisch nog niet klaar voor zijn. Daar wordt direct bij opgemerkt, dat er altijd “slow starters” zijn. Implementatie vraagt om een doordachte planmatige aanpak, maar het is veel makkelijker dan een ERP implementatie. Bovendien is het mogelijk deze stapsgewijs uit te rollen door met alleen de Europese aanbestedingen te starten.
Aan de inschrijverskant worden geen problemen verwacht. De softwareleveranciers geven aan dat de schermen voor de inschrijvers steeds verder worden verbeterd en ze allemaal een helpdesk bieden bij vragen. Ze wijzen er op dat de meeste inschrijvers zelf hun weg vinden zonder training. Mogelijk wordt het ingewikkeld als een inschrijver bij meerdere aanbestedende diensten met verschillende systemen wordt geconfronteerd. Maar ja, dat is “fact of life”. De commerciële leveranciers laten weten dat voor toegang tot hun systemen geen e-Herkenning nodig is.
In een aantal reacties uit de consultatieronde wordt voorgesteld dat de software in de toekomst aan uniforme kwaliteitseisen moet voldoen. De meeste leveranciers stellen dat deze al in de aanbestedingswet staan en wijzen er op dat extra eisen ook extra kosten betekenen.
e-Aanbesteden per april 2016, doen !
Europa heeft koers gezet richting e-Aanbesteden, gaat lidstaat Nederland dit ook doen per 18 april 2016? Duidelijkheid is gewenst, zodat de leveranciers van e-Aanbestedingssystemen tijdig de benodigde functionaliteiten inbouwen en aanbestedende diensten die nog moeten starten, weten wanneer de verplichting in gaat. Ook de overheid heeft met haar digitale agenda 2020 ingezet op digitalisering van het zakendoen met de burger. Ook e-Aanbesteden kan hierin toch niet ontbreken ?
Door inschrijvers is het werken met meerdere systemen een veelgehoord bezwaar. Maar is dit wel terecht ? Terwijl we allen in het dagelijks leven werken met verschillende social media, verkoop-, financiële en logistieke systemen die steeds beter koppelbaar zijn, willen we voor e-Aanbesteden èèn systeem? Het ontbreken van marktwerking leidt mogelijk weer tot andere nadelen zoals het ontbreken van innovatie en het ontwikkelen van mogelijkheden tot integratie met andere systemen. Belangrijk is dat het Ministerie van Economische Zaken duidelijk maakt aan aanbestedende diensten, inschrijvers en commerciële platforms wat haar visie op TenderNed is. Gaat TenderNed straks alle aanbestedingen volledig digitaal afhandelen of beperkt zij zich tot de verplichte publicatie ?
Voor aanbestedende diensten, die nog moeten starten, is het mogelijk om klein (in kleine gemeenten worden circa 2 à 3 Europese aanbestedingen per jaar uitgevoerd) te starten en daarna verder uit te bouwen. Kleinere aanbestedende diensten worden geadviseerd om op dit gebied zoveel mogelijk met bestaande inkoopsamenwerkingsverbanden samen te werken, die vaak al een e-aanbestedingssysteem gebruiken. Op deze wijze wordt kennis gedeeld, het aantal gebruikte systemen in een regio beperkt en kan gebruik worden gemaakt van schaalvoordelen. Hier liggen ook kansen voor Pianoo en Europa Decentraal om adequate ondersteuning te bieden bij voorbereiding en implementatie van e-Aanbesteden.
Voor de aanbestedende diensten die nu alleen de publicatiemodule van TenderNed gebruiken en nog moeten starten met e-Aanbesteden is het advies: wacht niet langer en maak een plan van aanpak. Niet omdat e-Aanbesteden straks moet, maar de efficiencywinst die voor het grijpen is, laat je niet liggen!
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met ons op.
Deze blog is geschreven door Antoinette Vriend en Gert Walhof, beiden zijn Kennispartner bij E-proQure.
