In de toelichting op het Wetsvoorstel van de Aanbestedingswet 2016 staat “De aanbestedingsrichtlijnen verplichten tot Elektronisch aanbesteden. Elektronisch aanbesteden scheelt ondernemers, aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven tijd en geld en draagt bij aan het verminderen van administratieve lasten”. Wachten is geen optie. Per 1 juli 2017 moeten alle aanbestedingen boven de drempel geheel elektronisch moeten verlopen.
Dat is een goede zaak! Want we weten al langere tijd, dat Elektronisch aanbesteden (E-aanbesteden) meerdere voordelen biedt. De efficiency neemt toe door kortere doorlooptijd voor een aanbesteding en het gebruik van best practices in de vorm van templates. Bovendien levert E-aanbesteden een schat aan managementinformatie op en maakt het processen, zowel binnen de publieke organisatie als tussen de publieke organisatie en leveranciers transparant.
Maar wat als een aanbestedende dienst nog niet besloten heeft om E-aanbesteden te gaan implementeren? Uit onderzoek in 2014 leerden we dat 2/3 van de publieke organisaties E-aanbesteden nog niet had geïmplementeerd. Datzelfde onderzoek wijst ook uit dat organisaties, die e-Aanbesteden wel hebben ingevoerd, minimaal 6 maanden nodig hebben om e-Aanbesteden in te voeren. Met de invoering van e-Aanbesteden wordt ook een cultuuromslag ingezet en een dergelijke verandering heeft tijd nodig. Aanbestedende diensten of speciale sectorbedrijven die E-aanbesteden nog moeten gaan implementeren kunnen nu al een planning gaan maken met als mijlpaal 16 april 2016. Er is nu nog tijd !
Te lang wachten met de invoering van E-aanbesteden kost een aanbestedende dienst 2 x geld. In de eerste plaats omdat de voordelen van E-aanbesteden niet worden genoten en in de tweede plaats omdat de implementatiekosten van E-aanbesteden sterk zullen stijgen naarmate een organisatie korter voor april 2016 start met de implementatie.
Het advies is daarom simpel: wacht niet, begin nu met de voorbereiding van E-aanbesteden en start met het maken van een projectvoorstel en business case. Zorg dat de voorbereidingen voor de zomervakantie zijn afgerond. Dan start na de vakantie op basis van een gedegen voorbereiding de uitvoering.
Antoinette Vriend en Gert Walhof (lees hier zijn blogs)
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met mij op.
[i] E-aanbesteden nog in de kinderschoenen, E-proQure, 2014.
