E-Procurement: middelmatigheid is niet langer acceptabel

‘E-Procurement, middelmatigheid is niet langer acceptabel’ is vrij vertaald de titel van het rapport van de managementadviseurs van AT Kearney. In het rapport betoogt AT Kearney dat de manier waarop inkoop wordt ondersteund door software onder de maat is. Dat software inkoop alleen achteruit laat kijken, terwijl de toekomst juist van belang is. Het staat inkoop in de weg om te excelleren. Maar gelukkig is er licht aan het einde van de tunnel. Nieuwe technologieën en start-ups die deze technologieën gebruiken voor de nieuwe generatie inkoopsoftware. In deze blog ga ik in op het rapport en geef mijn mening of alles zo zwart is als de adviseurs van AT Kearney ons voorspiegelen.

Inkoopsoftware, twee problemen

In 1996 startte Ariba, als onderdeel van haar ERP-software, met een specifieke toevoeging voor inkoop. SAP en Oracle volgden. Daarnaast ontstond er een breed aanbod van softwareaanbieders die zich exclusief op het inkoopproces of onderdelen daarvan specialiseerden. Maar ook die aanbieders hebben de afgelopen jaren een consolidatieslag gemaakt. Het gevolg is dat een aantal grote bedrijven, die de inkoopsoftwaremarkt domineren, starre en weinig gebruiksvriendelijke software aanbieden en voor weinig vernieuwing zorgen. Deze actuele situatie vinden we ook terug in het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek. Volgens het rapport van AT Kearney kampt veel software die sinds 1996 is ontwikkeld met twee problemen.

1. Het vertrekpunt bij de softwareontwikkeling was een lineaire weergave van het inkoopproces. Alles stapsgewijs achter elkaar laat zich mooi weergeven in een schema. Het is echter geen goede weergave van de dynamiek en complexiteit van de hedendaagse inkooppraktijk.
2. Bedrijven willen in de toekomst operationele inkoop helemaal automatiseren en nieuwe technologieën inzetten om categoriestrategieën te ontwikkelen, sourcing te stroomlijnen en beide aan te sluiten op de toekomstige vraag. Bovendien moeten gebruikers de hulpmiddelen krijgen om zelf te sturen op de door inkoop gebaande wegen. Ook dit kan niet met de huidige software.

Succesvolle e-Procurement in de toekomst?

Het rapport stelt: ‘Succesfull procurement technology has one job: to provide a robust yet easy-to-use system for transforming needed goods and services into value for a company so it can excel at its own business’. Volgens de adviseurs van AT Kearney is er een aantal start-ups die op de goede weg zijn. De moeite waard om deze in de gaten te houden.  Bedrijven als Scout, gestart in 2014 met sourcing software, die door het gebruik van moderne software architectuur intuïtiever en makkelijker te gebruiken is en bovendien veel sneller werkt. TAMR wordt genoemd als analysesoftware waarbij machine learning helpt bij bijvoorbeeld spendmanagement.

Bedrijven kunnen volgens het rapport op dit moment kiezen tussen drie scenario’s als het gaat om de ontwikkeling van een digitale strategie voor inkoop:

1. Alles houden zo als het is en doorgaan met ERP-software of een softwaresuite die het gehele inkoopproces ondersteunt. De complexiteit blijft dan relatief laag, maar het vraagt grote investeringen. Daarnaast duurt het lang voordat de resultaten geïncasseerd kunnen worden.
2. In de mix. Kies een moderne versie van een integrale softwaretool voor inkoop. Ga vervolgens experimenteren met softwareoplossingen op basis van nieuwe technologieën op deelgebieden. Ook hier gaat het om aanzienlijke investeringen en een terugverdientijd van 2 á 3 jaren. Maar er wordt ook ervaring opgedaan en genoten van de voordelen van de nieuwste softwareontwikkelingen.
3. Kies de beste functionele software per onderdeel van het inkoopproces en integreer deze door middel van solide back-endsoftware. Zo kan per onderdeel van het inkoopproces de meest passende ondersteuning worden gekozen. Daarbij blijven de investeringen bescheiden en kan sneller worden meebewogen met technologische ontwikkelingen.

Snijdt het rapport hout?

Mijn aanbeveling aan inkopers is om het rapport van AT Kearney te lezen. Het zet aan tot nadenken, geeft een mooi overzicht met start-ups op het gebied van inkoopsoftware en drie oplossingsrichtingen als start voor de discussie met je collega’s.

Is er dan niets op aan te merken? Zeker, ik heb drie kanttekeningen:

• Veel organisaties zijn nog bezig om voor belangrijke onderdelen van het inkoopproces, denk bijvoorbeeld aan contractmanagement of purchase-to-pay, software te selecteren en te implementeren. Dat doen ze vanuit een huidige situatie waarbij Excel en veel handwerk nog de basis is. Om van hieruit over te stappen naar software op basis van nieuwe technologieën is een te grote stap.
• Veel organisaties zijn niet gewend om te experimenteren. Het kennismaken met de mogelijkheden en voordelen van nieuwe inkoopsoftware vraagt hier wel om. Wil een organisatie het scenario ‘Kies de beste functionele software per onderdeel van het inkoopproces’ (‘Best-of-Breed’) gaan volgen dan zijn een ondernemende inslag en gewend om te experimenteren voorwaarden.
• De meeste organisaties hebben nog niet nagedacht over een digitale inkoopstrategie en de bijbehorende business case. Zit u in die positie, dan bent u in goed gezelschap. 82% van de CPO’s die meededen aan de Deloitte CPO Survey 2018 zitten ook in die positie. Zij geven e-Procurement echter wel top 3 prioriteit en gaan er dit jaar mee aan de slag. Het maken van die digitale inkoopstrategie is een must. Het legt de basis voor de alle acties op het gebied van e-Procurement.

Als de kennispartners van E-proQure u kunnen helpen, dan is een e-mail naar info@e-proqure.nl genoeg.