AFAS Software introduceerde dit voorjaar de nieuwste versie ERP-software, AFAS Profit 3. Hierin integreert AFAS een purchase-to-pay+-upgrade met administratieve, financiële en HRM-processen. Tezamen met de uitbreiding van het onderliggende datamodel en functionaliteiten van business analytics liggen belangrijke operationele en strategische inkoop binnen handbereik van de gebruiker. Op 2 juni bezochten E-proQure kennispartners Antoinette Vriend, Gert Walhof en Wim Vriend AFAS in Leusden. Op basis van een vragenlijst en casussen werden de huidige mogelijkheden en toekomstige ontwikkelingen gedemonstreerd door productmanager Gerard Nijboer. Een beknopte samenvatting van onze bevindingen vindt u hier.
Sinds 2015 biedt AFAS Software een geïntegreerde inkoopoplossing. Daarvoor werd nog samengewerkt met externe partners (o.a. Inconto). Met AFAS Profit 3.0 heeft het softwarehuis uit Leusden haar visie op inkoopondersteuning verder uitgewerkt en geïmplementeerd: beheersing van budget tot betaling. Een visie die duidelijk is ingegeven door het financiële management van hun klanten.
Ondersteuning kostenbeheersing en inkoopstrategie
Budgetbeheersing wordt vanuit verschillende invalshoeken ondersteund. Zo kunnen beschikbare budgetten worden gekoppeld aan inkoopcatalogi en aan orders. Hierdoor kan maverick spending eenvoudig worden beperkt en het operationeel inkopen efficiënter worden uitgevoerd. Om dit praktisch te kunnen realiseren kan voor elk inkoopitem of inkoopcategorie eenvoudig een workflow worden ingericht.
Gebruikers die inkoopcategorieën aan sourcing-strategieën koppelen, kunnen workflows tevens inzetten om hun inkoopstrategieën te ondersteunen.
Naast de ondersteunde drieweg matching kan de uiteindelijke (indien gewenst, elektronische) factuurafhandeling direct vanuit de geïntegreerde financieel-administratieve modules van AFAS Profit 3 worden afgehandeld. Het monitoren van rechten op inkoopbonussen en -kortingen en de realisatie daarvan is dan ook eenvoudig te realiseren.
Datamodel, business analytics en dus: spendanalyse
De informatie over inkoopitems, budgetten, orders, status van orders, beoordelingen, voorraden, leveranciers, facturen en financiële administratie is afzonderlijk, geaggregeerd en gecombineerd toegankelijk. De ontsluiting is door de gebruiker zelf eenvoudig te realiseren. Hiermee biedt AFAS Profit 3 uitgebreide mogelijkheden tot het monitoren en analyseren van de totale spend binnen een organisatie.
Hieronder valt ook de mogelijkheid om op eenvoudige wijze queries en dashboards te realiseren waarmee real time (ABC/Pareto) spendanalyses kunnen worden uitgevoerd. Dit als uitgangspunt voor het behalen van inkoopefficiency (tot 75% van de inkoopproceskosten) en voor het vaststellen van inkoopstrategieën.
Op dit punt zien we de invloed van het inkoopniveau van de gemiddelde AFAS-gebruiker terug in het ontbreken van een gestandaardiseerde inrichting voor spendanalyses. Enerzijds ontbreekt bij gebruikers vaak het inzicht in het belang van het uitvoeren van spendanalyses. Dit leidt bij leveranciers in het algemeen tot het ontbreken van gestandaardiseerde oplossingen.
Alle ingrediënten zijn echter aanwezig.
ERP versus best of breed
De geïntegreerde ondersteuning van financieel-administratieve, HRM- en inkoopprocessen biedt vele voordelen. De vraag of integratie binnen één oplossing de beste oplossing is, kan alleen worden beantwoord door de gebruiker.
AFAS Profit 3 biedt in elk geval laagdrempelige mogelijkheden om financieel-administratieve en HRM-processen te integreren met de ondersteuning voor P2P, contractbeheer en de operationeel en strategisch belangrijke spendanalyse.
Laagdrempelig in verhouding tot bijvoorbeeld SAP en Oracle. Deze twee zijn van oorsprong gericht op gebruikers met meer complexe en grootschaliger behoefte aan procesondersteuning.
Laagdrempelig ook in die zin dat AFAS Profit 3 vanuit een degelijke en vooruitstrevende ondersteuning van financieel-administratieve en HRM-processen de gebruikers de mogelijkheid biedt om financiële, HRM- en inkoopmanagers samen te laten werken aan verdere professionalisering van de inkoopfuncties en daarmee het gezamenlijk realiseren van strategisch belangrijke doelstellingen.
Ontwikkelingen
AFAS is bezig met de ontwikkeling van de volgende generatie software. Hierin staat het technische platform centraal waarop de AFAS Profit 3 is gebouwd. Dit heeft onder meer gevolgen voor de snelheid waarmee nieuwe functionaliteiten (deels door de gebruiker zelf) kunnen worden toegevoegd en gecombineerd. Over dit type geavanceerde en belangrijke (disruptieve) ontwikkelingen zullen wij separaat berichten.
Conclusie
De visie van AFAS biedt naar de mening van de kennispartners een goed uitgangspunt voor verdere ontwikkeling. Alhoewel ook bij een softwarepakket zoals AFAS Profit 3 nog zeker uitdagingen liggen om een aantal inkoopprocessen, zoals categoriemanagement en sourcing te ondersteunen, heeft deze softwareleverancier een serieuze stap gezet voor verdere verbreding naar alle bedrijfsvoeringsprocessen, waaronder inkoop.
Wilt u een visie op bedrijfsvoering/inkoop ontwikkelen of wilt u weten hoe u deze visie gebruikt bij het opstellen van uw shortlist? Neem dan contact op met Kennispartner Gert Walhof (sector MKB), Antoinette Vriend (sector Overheid en Zorg) of Wim Vriend (sector MKB+ en grote bedrijven) via info@e-proqure.nl.
