Billing Service Provider Easy Systems en Robotic Process Automation specialist Coforce presenteerden tijdens het overheidscongres Overheid360° ‘Robotic Invoicing’. Dit is een oplossing voor het gerobotiseerd verwerken van facturen en een middel om administratieve processen veilig en efficiënt in te richten.
Hoe kunnen organisaties facturen en vertrouwelijke documenten veilig, authentiek en integer verwerken? Hoe kunnen administratieve processen effectief en efficiënt geborgd worden? En, heel belangrijk, hoe zet u dergelijke veranderingen in gang zónder teveel druk te leggen op de interne organisatie? Dergelijke vraagstukken, in combinatie met de veranderende wetgeving omtrent het ontvangen en verwerken van e-factureren, vragen om verregaande, maar gefaseerde automatisering.
Robotic invoicing maakt het mogelijk om PEPPOL-facturen volledig geautomatiseerd door te zetten in het financiële of workflow systeem. Het is mogelijk om deze facturen (of specifieke gegevens van deze facturen) direct weg te schrijven naar het juiste proces of de juiste zaak. Met specifieke robotregels wordt factuurvalidatie uitgevoerd, worden gegevens in dossiers verrijkt of worden andere administratieve zaken opgepakt. Op deze manier kunnen manuele handelingen worden geminimaliseerd en processen op elkaar worden afgestemd. De factuurgegevens worden vanuit de originele datavorm rechtstreeks in één of meerdere applicatie(s) geplaatst. Het wordt niet eerst naar een ander bestandsformaat geconverteerd en overbodige handelingen blijven achterwege. De authenticiteit en integriteit van de e-factuur blijft dus behouden.
“Met Easy Exchange speelden we al in op de veranderende wetgeving rondom de verwerking van facturen”, zo geeft Jan Willem ter Steege, directeur bij Easy Systems aan. “Vanaf april 2019 is het voor overheden verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Daarom hebben wij gebouwd aan een laagdrempelige oplossing die direct inzetbaar is en die facturen automatisch kan ‘vertalen’ naar het gewenste bestandsformaat. Met de toevoeging van robotics kunnen we een stap verder gaan in de lastenverlichting van administratieve processen bij overheden”.
Robotic Process Automation
Digitale transformatie gaat verder dan alleen het automatiseren van processen of het verzamelen van data, volgens Franklin Willemstein, Managing Director bij Coforce. “Het omvat het samenspel tussen dienstverlening, bedrijfsvoering en slimme inzet van software oplossingen. Met Robotic Process Automation kunnen overheden en gemeenten snel en flexibel administratieve lastenverlichting bereiken doordat software robots terugkerende, manuele werkzaamheden van medewerkers overnemen of hierin ondersteunend zijn. Hierdoor kunnen processen vlotter, nauwkeurig en controleerbaarder verlopen binnen de keten.”
