Spendanalyse is van de inkooptools een van de meest ontwikkelde functionaliteit van inkoopsoftware. De toegevoegde waarde van spendanalyse door het signaleren van potentiële inkoop- en proceskostenbesparingen, productinnovatie e.d. is veelal hoog. Een spendanalyse uitvoeren kan al in acht stappen, die onder meer een ABC-analyse en Kraljic oplevert.
Stap 1. Doelstellingen
Stel vast welke doelstellingen je met een spendanalyse wilt bereiken. Dit bepaalt mede welke gegevens je moet verzamelen. Is de doelstelling voor jouw organisatie om kosten te besparen, dan dienen de te verzamelen gegevens en rapportage hierop gericht te zijn.
Zijn de doelstellingen gericht op het verhogen van de contract compliance? In dat geval zijn gegevens van lopende contracten per leverancier, per inkoopcategorie nodig.
Stap 2. Identificeer
Bepaal de benodigde gegevens op basis van de in stap 1 geformuleerde doelstellingen. Identificeer daarna welke brongegevens je uit welke systemen hiervoor nodig hebt. Van alle afdelingen, vestigingen en business units dus. Hierbij gaat met name om gegevens uit de crediteurenadministratie, e-procurement-systemen (contractbeheer- of contractmanagementsysteem) en andere monitoring systemen.
Stap 3. Verzamel
Verzamel en breng alle gegevens samen in 1 centrale database. Dit kan lastig zijn wanneer alle data in verschillende formaten, verschillende valuta en verschillende talen beschikbaar zijn. Er zijn niettemin tools op de markt om deze vertaalslag te maken. Sterker nog, er zijn e-procurementsystemen waarin spendmanagement is opgenomen.
Stap 4. Opschonen data en leveranciers
Zorg dat je je data opschoont. Dit kan door het opsporen van fouten en het doen van correcties in boekingen/omschrijvingen, en ook het standaardiseren van data voor de overzichtelijkheid. Zorg ook dat het crediteurenbestand wordt opgeschoond. Regelmatig komt het voor dat een crediteur onder drie verschillende crediteurennamen en -nummers staat geregistreerd.
Stap 5. Categoriseer
Categoriseer alle uitgaven naar verschillende inkoopcategorieën. Dit kan door toepassing van de UNSPSC-codering of PIANOO-pakkettencode. Ook zijn er branche- of organisatiespecifieke inkoopcategorie-indelingen die in de praktijk worden gehanteerd. Hiermee kunnen inhuur, ICT-software en hardware, facilitaire diensten en renovaties adequaat worden onderscheiden.
Stap 6. Rapporteer
Nu de data zijn opgeschoond en verrijkt met categorieën, kunt u vervolgens gaan rapporteren aan de hand van de doelstellingen die u met de spendanalyse wilt bereiken. Bedenk daarvoor welke kengetallen en figuren, zoals een Kraljic-matrix en een ABC- of Pareto-analyse, u minimaal terug wilt zien in uw rapportage. Denk hierbij minimaal aan:
- het totaal aantal leveranciers (per inkoopcategorie), facturen en spend;
- ranking van uw leveranciers/een leverancierspareto (wie zijn uw belangrijkste leveranciers);
- verdeling van spend naar budgethouder/afdeling/business unit of profit center;
- contract compliance en percentage contracten onder spend;
- wat is de invloed van producten/diensten/leveranciers op de financiële resultaten en de voortgang van uw processen.
Stap 7. Kwalitatieve analyse en beoordeling spendanalyserapportage
De rapportages zijn nu gereed. Voer daarna een kwalitatieve analyse en validatie uit. Valideren is mogelijk door te kijken of er geen belangrijke leveranciers missen in een categorie. Dit gebeurt vaak in overleg met de verantwoordelijke inkoper voor de categorie.
De leveranciersverdeling geeft inzicht in de spend, aantal facturen en leveranciers per inkoopcategorie. Het behouden van veel kleine leveranciers kan hoge kosten met zich meebrengen.
Een spreidingsdiagram biedt onder andere inzicht in categorieën met een hoge inkoopspend, een groot aantal leveranciers en een relatief kleine gemiddelde transactiewaarde. Deze categorieën hebben over het algemeen het meeste besparingspotentieel.
Een overzicht van de contract compliance levert inzicht op over de mate waarin daadwerkelijk bij bestaande raamcontracten wordt ingekocht.
Stap 8. Herhaal
Een spendanalyse heeft alleen zin als dit niet als een eenmalige actie wordt gezien. Zorg daarom dat je je data periodiek update. Hierdoor weet je tijdig wat de contract compliance is, dat contractvoorwaarden worden nagekomen en dat geprognotiseerde besparingen worden gerealiseerd.
Tools voor spendanalyse
Voor kleine tot middelgrote organisaties zijn al oplossingen beschikbaar vanaf zo’n € 5.000 en met een doorlooptijd van 3 tot 4 weken. Spendanalyse is ook verkrijgbaar als onderdeel van uitgebreide e-procurementsuites. Door de ontwikkeling van geavanceerde analyse-technologieën neemt de beschikbaarheid van spendanalysetools nog steeds toe. Er zijn tevens systemen die worden ingezet als onderdeel van een consultancydienst. Hierbij staat de advisering voorop ten opzichte van de kwaliteit en mogelijkheden van de (vaak niet separaat verkrijgbare) software. Een uitgebreid overzicht van alle spendanalysetools vindt u in het E-proQure Vendor Landscape Rapport.
Spendanalyse wordt ondersteunt met Artificial Intelligence. Lees hier over de mogelijkheden met behulp van Large Language Models als ChatGPT.
