Ondernemers zijn vooral bezig met klanten. Goede producten en diensten leveren, innoveren, omzet en continuïteit van hun bedrijf staan voorop. Alle activiteiten zijn daarop gericht en dat geldt ook voor inkoop. Praten en nadenken over inkoop vinden ondernemers over het algemeen alleen interessant als inkoop direct bijdraagt aan de waarde voor de klanten van het bedrijf.
Elektronisch inkopen oftewel e-procurement gaat over de het ondersteunen van het inkoopproces door slimme software. Dat levert de nodige voordelen op. Volgens het E-proQure Vendor Landscape onderzoek 2016 zijn de voordelen o.a.:
-
Lagere inkoopkosten (gemiddeld 5%);
-
Lagere proceskosten (tot 75%);
-
Betere stuurinformatie;
-
Beter gebruikmaken van beschikbare inkoopcontracten;
-
Betere risicobeheersing.
Inkoopsoftware is de afgelopen jaren goedkoper geworden. En ook de implementatie is vereenvoudigd. Ondernemers krijgen daardoor snel goede functionaliteiten die medewerkers en leveranciers helpen sneller en goedkoper te werken. Een investering in elektronisch inkopen is vaak snel terugverdiend.
Waarmee begin je bij e-procurement?
Bij inkopen kun je twee fasen onderscheiden:
- Alles wat moet gebeuren om een nieuwe leverancier te vinden en contracteren;
- De operationele fase waarin de bestelling tot en met de controle en betaling van facturen van leveranciers plaatsvindt.
Ondernemers in het mkb hebben vaak langlopende samenwerkingen met leveranciers. Dat is hun manier van zaken doen. Daardoor zal een investering in elektronisch inkopen het snelst rendabel zijn als het operationele proces wordt ondersteund. In vakjargon heet dit e-procurement, e-purchase-to-pay (P2P).
Handig hulpmiddel!
Om uit te rekenen of een investering in elektronisch inkopen rendabel is, hebben we een handig hulpmiddel gemaakt. Daarvoor gebruikten we als basis een model voor het onderbouwen van investeringsbeslissingen. De kern is een kosten- en batenanalyse. Maar naast cijfers spelen ook kwalitatieve aspecten, die niet direct in geld zijn te vertalen, een rol.
We maakten twee versies van het hulpmiddel. De ‘light’-versie geeft een ondernemer snel en eenvoudig een eerste indruk van een resultaat bij een investering in elektronisch inkopen.
De ‘full’-versie vraagt wat meer tijd, maar geeft een compleet beeld. Voor beide versies geldt dat ondernemers en medewerkers zelf, zonder hulp van buiten, de hulpmiddelen kunnen gebruiken.
En er zijn keuzemogelijkheden ingebouwd. Bijvoorbeeld bij de economische analyse kunnen er verschillende mogelijkheden worden gekozen om het resultaat weer te geven. De terugverdientijd, op basis van de netto contante waarde, de gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit of de interne rentabiliteit? Het kan allemaal. En als de nodige informatie is ingevoerd, dan wordt er automatisch een rapport gemaakt, dat je ook in de vorm van een pdf kunt krijgen.
Uiteraard zijn wij zeer benieuwd naar de ervaringen van ondernemers met deze hulpmiddelen. Daarom ons aanbod: Je kunt het hulpmiddel business case elektronisch inkopen gratis downloaden als je ons informeert over jouw ervaringen. Deal?
