Elektronisch aanbesteden is binnenkort verplicht. Maar uit een verkennend onderzoek blijkt dat veel digitale aanbestedingsplatforms in de EU daar helemaal niet klaar voor zijn. Aanbestedingexpert Gert Walhof zet de conclusies uit dit ontnuchterende onderzoek op rij. “Als voorzitter van de jury van de NEVI Purchase Promise Award las ik begin dit jaar het rapport van het onderzoek ‘Europe as One Common Market’ van studenten Janne Wolf en Martijn Waalkes. Zij onderzochten hoe simpel het is om als bedrijf via een digitaal aanbestedingsplatform in te schrijven op een tender van een andere Europese lidstaat en kwamen tot een aantal zeer opmerkelijke conclusies”.
Grote belangen
Het idee voor het onderzoek kwam van Jan Siderius van Negometrix. Hij vroeg zich af, nu elektronisch aanbesteden binnenkort geen keuze meer is maar een verplichting, of bedrijven die willen inschrijven op tenders van overheden in andere landen dat ook zonder al te veel moeite kunnen doen. Jaarlijks schrijven overheden in de lidstaten voor 300 miljard euro aan Europese tenders uit. Het gaat om grote belangen voor inkopers bij publieke organisaties en voor ondernemers. Bij het opzetten van het onderzoek gingen de studenten zorgvuldig te werk. Ze stelden zich op als ondernemer van een Nederlands bedrijf dat wil meedoen aan een Europese aanbesteding in een ander land. En ze wilden uiteindelijk een digitale offerte kunnen indienen; e-aanbesteden moest dus kunnen. In de kern wilden ze antwoorden op drie vragen:
- Hoe makkelijk zijn tenderdocumenten te vinden en in te zien?
- Hoe makkelijk is het om verduidelijkingsvragen te stellen aan de aanbestedende dienst die de tender heeft uitgeschreven?
- Hoe makkelijk is het om een offerte in te dienen?
Om de digitale aanbestedingsplatforms waar de tenders werden aangeboden te kunnen beoordelen, besloten ze een eigen meetlat Europese aanbestedingsplatforms te ontwikkelen. Het Platform Rating System werd de checklist op basis waarvan de verzamelde gegevens in kaart werden gebracht. Via Tenders Electronic Daily (TED) gingen ze op zoek binnen alle gepubliceerde Europese aanbestedingen naar de tenders die aanwijsbaar via digitale aanbestedingsplatforms werden aangeboden. Ze signaleerden platforms in elf landen. Voor het onderzoek besloten ze twintig verschillende platforms in deze elf Europese landen te beoordelen.
Zo simpel is het niet
Op TED, de website van de Europese Unie, moeten alle Europese aanbestedingen worden gepubliceerd. Als ondernemer een mooi startpunt om inzicht te krijgen in welke aanbestedingen interessant kunnen zijn. Maar zo simpel is dat niet. Je zou verwachten dat een aanbesteding op TED een directe link kent naar alle aanbestedingsdocumenten met gedetailleerde informatie. Dit is slechts bij een op de vijf van de onderzochte platforms het geval. In de helft van de gevallen word je wel naar het platform geleid, maar moet vervolgens opnieuw gezocht worden naar de betreffende aanbesteding. Daarnaast is het natuurlijk handig als je kunt begrijpen hoe het digitale tenderplatform werkt en je de inhoud van aanbestedingsdocumenten kunt lezen. De helft van de platforms biedt de keuze om Engels als navigatietaal in te stellen. Dit wil overigens niet zeggen dat de documenten ook in het Engels beschikbaar zijn. Vaak is dit niet het geval, van de overheden wordt dit ook niet verlangd. De digitale tenderplatforms in de Scandinavische landen springen er volgens de onderzoekers wat dit betreft positief uit.
Registratie
‘Binnen zonder kloppen’ zou een goed principe zijn voor de digitale platforms. Je gaat als ondernemer naar de aanbesteding, download de documenten en start met lezen. Bij slechts 10 procent van de platforms kun je direct over de aanbestedingsdocumenten beschikken. Bij de overige 90 procent moet je je eerst registreren. Dit heeft vaak wel een functie, bijvoorbeeld dat je op de hoogte kunt worden gehouden, maar makkelijk is het niet.
Sterker: bij negen van de achttien platforms kon die procedure niet succesvol worden doorlopen. En er kwamen nog meer interessante zaken naar voren. Zo heb je bij het geteste Portugese platform een certificaat nodig voor registratie. Dit is alleen verkrijgbaar voor inwoners van Portugal. In Duitsland zijn aan registratie kosten verbonden, wel tot maximaal 100 euro per bedrijf. Staat in de eerste overweging van de Europese Richtlijnen, ook de basis voor onze Aanbestedingswet, niet dat de beginselen van de Unie zoals gelijke behandeling, wederzijdse erkenning, evenredigheid en transparantie moeten worden eerbiedigd?
Per post aanleveren
Wordt het makkelijker als je eenmaal ‘binnen’ bent? Gelukkig wel. Op 72 procent van de digitale platforms waar toegang kon worden verkregen, waren de aanbestedingsdocumenten redelijk tot goed vindbaar. Dit wil overigens niet zeggen dat deze altijd kunnen worden gedownload. Soms zijn ze alleen online te lezen. Als je nog vragen over een specifieke aanbesteding hebt, kun je deze in drie van de vier gevallen ook via het platform stellen. Bij 18 procent van de onderzochte platforms is het alleen mogelijk algemene vragen te stellen en in 10 procent van de gevallen is deze functionaliteit niet beschikbaar. Vervolgens was het bij de meeste overgebleven platforms goed te doen om digitaal de offerte in te dienen. In 9 procent van de gevallen bleek dit alleen mogelijk als de inschrijver in het bezit was van het juiste certificaat en bij nog eens 9 procent was deze functionaliteit niet aanwezig: de offerte moest nog per post worden aangeleverd.
Verbazingwekkend
Het papieren proces is niet meer van deze tijd, maar na de resultaten van het onderzoek zou je ernaar terug kunnen verlangen. In veel gevallen betekent e-aanbesteden op dit moment vaak nog meer stappen, tijd en helaas ook problemen. Om nog maar te zwijgen van de registratie met ingebouwde barrières. Het niet kunnen registreren en digitale aanbestedingsplatforms die Engels niet als navigatietaal beschikbaar stellen, zijn volgens de onderzoekers nu de grootste problemen voor het niet kunnen indienen van een offerte. Dat zijn in de eerste plaats problemen voor ondernemers die willen meedoen aan aanbestedingen in andere landen, maar ook voor inkopers en beleidsmakers kan dit alarmerend genoemd worden nu de ingangsdatum van verplicht e-aanbesteden voor Europese aanbestedingen in zicht komt. Gezien de huidige beschikbaarheid van cloud computing en software met goede functionaliteiten een verbazingwekkende constatering.
Met Brussel bellen
Digitaal aanbesteden kan voor publieke organisaties en voor inschrijvende ondernemers voordelen opleveren op het gebied van efficiency en kwaliteit. Op basis van de resultaten van het onderzoek lijkt het de hoogste tijd om ‘met Brussel te bellen’ om de beleidsmakers te laten weten dat de regelgeving voor digitale aanbestedingsplatforms beter moet. Maar nóg meer regels is geen oplossing. Professionele inkopers bij publieke organisaties moeten bij de keuze van het digitale aanbestedingsplatform eerst diep nadenken over de functionaliteit die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. De optie om ook buitenlandse ondernemers toegang te geven, hoort daarbij. Dat het voor wat betreft de ondersteuning door digitale platforms goed kan gaan, laten enkele Scandinavische, Engelse en Nederlandse platforms zien.
Dit artikel is geplaatst in de DEAL! 5 2016 en gebaseerd op het onderzoek ‘Europe as One Common Market’ dat in opdracht van Negometrix werd uitgevoerd door Janne Wolf en Martijn Waalkes, studenten van de Hanzehogeschool Groningen. Het volledige rapport is beschikbaar via www.negometrix.com. Lees daarnaast ook onze blog “E-proQure norm basis voor EUPLAT accreditatie”.
Digitaal wegwijs in e-aanbesteden?
In een halve dag kun je, toegespitst op jouw situatie, doorgronden en zekerheid verkrijgen over je geplande en de best passende implementatie van e-aanbesteden. Neem daarvoor vrijblijvend contact met mij op.
