Factuurverwerking kan veelal eenvoudig goedkoper en beter. Van gemiddelde boven de € 40 verwerkingskosten per factuur bij handmatige verwerking naar minder dan € 5 indien adequaat geautomatiseerd? Ja! En minstens zo belangrijk: minder te behandelen uitzonderingen en onopgemerkte frauduleuze facturen en dubbele betalingen! Vraag jij je af hoe je dit kunt realiseren?
In deze blog help ik je om op eenvoudige en doeltreffende wijze de juiste oplossing te vinden. Waar en bij wie vind je antwoorden! Welke 2 vragen stel je daarbij!
Na wat inleidende beschietingen over onder meer “werkelijk P2P” (waar is de aansluiting met PAY) en de “Banale Business Case” (geautomatiseerd altijd beter) Lees hier hoe jij als welwillende inkoper, op een eenvoudige manier en op korte termijn de juiste vragen stelt. kan regelen dat de kosten voor factuurverwerking drastisch omlaag kunnen.
Factuurverwerking: een wereld van verschil
Niet elke organisatie krijgt dagelijks (op topdagen) 50.000 of meer inkoopfacturen te verwerken. In deze situaties zijn inkopers en Finance medewerkers gedwongen om hun factuurverwerking goed te regelen. In de praktijk zijn dan meerdere applicaties operationeel om de verschillende onderdelen (fasen) van het factuurverwerkingsproces optimaal uit te voeren. Daarnaast is een goed werkend geheel aan afspraken en procedures in werking. Deze zorgen er voor dat elke factuur die niet voldoet aan de regels, geautomatiseerd en linea recta terug gaat naar de afzender. Afwijkingen worden binnen bandbreedtes geaccepteerd. Buiten de bandbreedtes mag de factuurverzender het zelf uitzoeken! Dit is de praktijk van organisaties als Bol.com, Amazone, Albert Heijn en menig andere multinational.
Voor de meerderheid van de inkopers ligt dit anders. Het aantal te verwerken facturen is lager. Het factuurverwerkingsproces behoort vooral tot de verantwoordelijkheid van of Inkoop of (vaker) Finance. Zowel het inkoop (P2P)- als het finance systeem bezit veelal geen volwaardige factuurverwerkingsoplossing. Laat staan een geïntegreerde oplossing tussen beide systemen. Dus ook geen ondersteuning van aanvraag tot en met de betaling. Het factuurverwerkingsproces bevindt zich daardoor meestal tussen wal (Finance) en schip (Inkoop) met grotendeels handmatige arbeid tot gevolg. En dus: hoge verwerkingskosten en minder beheersing van de uitgaven. Zowel intern(budgettair) als extern (frauduleuze en onjuiste facturen).
Purchase-to-Pay: NO PAY?
Zowel inkoop (P2PAY)- als het finance systemen bezitten in de regel geen geen volwaardige factuurverwerkingsoplossing. Dat beweer ik hierboven. Is dat waar? Deels!
Factuurverwerking gebeurde in het verleden altijd in het financiële systeem. De opkomst van P2P systemen (eigenlijk de recentelijk laagdrempelige toegang tot deze systemen) bracht een mogelijkheid voor een probleem. Het eenvoudiger kunnen matchen van een factuur aan een bestelling. De techniek bracht de mogelijkheid om de ontvangst, vertaling, matching van facturen (aan orders in het inkoopsysteem) en het boeken van de factuur (in het financieel systeem) geautomatiseerd te laten verlopen. Echter: wiens verantwoordelijkheid is dit?
Leveranciers van bedrijfsapplicaties leveren en ontwikkelen in de regel waar gebruikers behoefte aan hebben. En het gebrek aan samenwerking tussen Inkoop en Finance heeft lange tijd gezorgd voor het ontbreken van geïntegreerde oplossingen voor de missing link tussen het inkoopproces en factuurafhandeling. Zelfs bij de zogenaamde ERP systemen waarbij inkoop- en finance functionaliteiten geïntegreerd aanwezig zijn.
Betere technische mogelijkheden en standaarden en de brede opkomst van P2P-inkoopsystemen hebben er voor gezorgd dat steeds meer leveranciers van zowel financiële als inkoopsystemen hiervoor (sterk in ontwikkeling zijnde) oplossingen bieden. Naast de top in het P2P-aanbod (Basware, Coupa, Jaggaer, Proactis 9) vind je vandaag de ook oplossingen binnen P2P systemen die zich onderscheiden door hun specifieke dekking t.a.v. factuurverwerking zoals Easy Systems en WorkflowWise.
Klik hier voor een download van het rapport met het overzicht van het aanbod van Inkoopsystemen
Klik hier voor een download van het rapport met het overzicht van het aanbod van Financiële systemen
Maar nu het inzicht en overzicht
Ik merk dat in de praktijk de crux er in zit dat voor zowel inkopers als financials veel onduidelijk is. De snelle ontwikkelingen binnen het relatief nieuwe (of beter: steeds professionelere) wereld van breed beschikbare oplossingen vertroebelen het zicht.
Wat is er nu wel en niet mogelijk? In welke mate worden voordelen echt behaald? Wat moet ik met die abracadabra RPA’s, robots, Artificial Intelligence of hoe het mag heten? Hoe kom ik tot de juiste inzichten en kennis en welke leverancier(s) helpen mij daarbij?
Even vooraf: de banale Business Case
Klinkt raar: een banale business case. Ik weet het. Maar het verschil in kosten tussen handmatige versus geautomatiseerde factuurverwerking per factuur zijn erg groot. Cijfers van gerenommeerde (inter)nationale adviesorganisaties bevestigen mijn eigen ervaring. Gemiddeld rond de €40-50 (laggers: de achterhoede) voor handmatige verwerking richting € 5 (leaders) voor optimale verwerking. In de praktijk moet voor de meeste organisaties € 10 haalbaar zijn.
Hierbij zijn andere belangrijke en eenvoudig te plukken bijvangsten niet meegerekend. Zoals het eenvoudiger opsporen spook- en frauduleuze facturen, controle op juistheid facturen en het afhandelen van afwijkingen, het voorkomen van betalingen naar verkeerde bankrekeningnummers tot aan een verbeterde budgetbeheersing.
In de praktijk valt vanaf zo’n 1.000 inkoopfacturen per maand elke business case in het voordeel uit van geautomatiseerde factuurverwerking die onderdeel uitmaakt van het gehele proces van aanvragen/ordering tot en met de betaling.
Vragen aan de markt
Aan wie stel je nu welke vragen om inzicht te krijgen in de mogelijkheden, kosten en opbrengsten. Zonder dat je hiervoor direct grote kosten moet maken voor adviseurs of opgescheept wordt met een (achteraf) dure deeloplossing die iets anders doet dan wat je voor ogen had.
Oriënteer je!! En dat is eenvoudig!!!
Je kunt je in beginsel beperken tot de volgende eenvoudige stappen:
- Vraag de leverancier van je huidige financiële en inkoopsysteem
- Eventueel of zo nodig aangevuld met via internet gevonden leveranciers/dienstverleners op het gebied van factuurverwerking
- Of deze het gehele proces van factuurverwerking (ontvangst van de factuur in elke vorm tot het als e-factuur aanbieden aan een financieel systeem) verzorgd
- Op welke wijze de facturen technisch en functioneel worden gevalideerd (weet je niet wat dit is? Dan kom je daar bij uitleg door de leverancier wel achter)
- Op welke wijze het geautomatiseerd coderen van binnengekomen facturen wordt ondersteund en het aantal uitzonderingsgevallen steeds verder wordt verkleind.
Je zult snel inzicht krijgen in de mogelijkheden, voordelen, kosten en (het in de regel eenvoudige) implementatietraject van elektronische factuurverwerking.
De juiste leverancier kan je tevens inzicht geven in en bijdragen aan het steeds verder optimaliseren van het aanpassen van interne en externe procedures en het optimaal gebruikmaken van de relevante applicaties.
Lees hier meer over geavanceerde toepassingen om de factuurverwerking verder te professionaliseren.
Afhankelijk van je situatie biedt de verkregen informatie en inzichten tevens een betere basis om, al dan niet met adviseurs, gericht de professionaliteit van je factuurverwerkingsproces te verbeteren.
Er is geen excuus …
Er is dus geen excuus om jouw factuurverwerking niet op orde te hebben. Vraag binnen je organisatie maar eens hoeveel bepaalde inkopen werkelijk kosten. Bijvoorbeeld de “om de hoek”, “even handig onderweg meegenomen”, “ik had het nu nodig” en andere spectaculaire inkopen van onder de € 50. Wat is de reactie als je verteld dat de totale kosten (inclusief verwerking van de factuur) zowat het dubbele bedragen?
En zeg zelf: schaam je jezelf niet een beetje als dat willens en wetens niet op korte termijn verandert?
Reacties?
Wil jij je ervaring delen? Neem dan gerust contact met ons op! We delen graag jouw (eventueel geanonimiseerde) ervaring met collega-inkopers en collega’s van de financiële afdeling.
