GoBeyond Procurement heeft onlangs zijn eerste AI powered tooling gelanceerd voor het verbeteren van inkoop- en contractmanagement processen voor inkopers en budgethouders. De eerste van een nieuwe generatie apps waarbij GoBeyond gebruikmaakt van Microsoft Syntex: Microsoft’s concept voor content management op basis van Artificial Intelligence.
Lees hier meer over Microsoft’s plannen met AI
Waarom deze AI powered Tender Management App
Met de tender app creëer en beheer je RFP’s, RFQ’s, offertes, contracten en data. Dit gebeurt in een door GoBeyond Procurement beheerde Microsoft 365 SharePoint Syntex omgeving. “Gebruiksvriendelijk, veilig en in minder dan een dag geïmplementeerd.”
Pascal Evertz, de man achter GoBeyond Procurement zegt het volgende over de tender app:
“De Tender Management App is het eerste product dat wordt gelanceerd. Ik zal kort toelichten waarom deze ontwikkeld is.
Inkopers te laat betrokken bij offerte-aanvragen
Het viel me namelijk op dat inkopers vaak erg druk zijn en ook regelmatig als afdeling onderbezet. Wist je dat slechts 1% van een organisatie uit professionele inkopers bestaat? Dat wil echter niet zeggen dat de andere 99% niet inkopen.
Daarom heeft een inkoper vaak geen tijd om iedere offerte aanvraag te begeleiden. Het gevolg is dat hij/zij regelmatig pas achteraf wordt geïnformeerd. Te laat wat mij betreft. Natuurlijk vereist het inkoopbeleid de aanvraag van twee of meer offertes. Maar je hebt er als inkoper maar relatief weinig zicht op. Uitgezonderd voor de grotere trajecten natuurlijk.
Eenvoudige tool helpt budgethouders bij voorbereiding offerte-aanvraag
Met deze Tender Management App, kunnen budgethouders zelf een offerte aanvraag, RFP, RFQ of RFI opstellen/voorbereiden. Dat gaat heel makkelijk overigens, want je moet software en techniek vooral gebruikersvriendelijk maken. Iets dat ik bij veel inkooptools niet zie overigens.
Niet alleen de budgethouder heeft profijt van deze intuïtieve Tender Management App, maar ook de inkoper. Die wordt vooraf geïnformeerd over een nieuwe offerte aanvraag en ontvangt een verzoek om een korte review te doen. Na akkoord wordt het offerte / tender proces vervolgens opgestart. Best simpel eigenlijk.
Versnippering en vastlegging van data
Een ander probleem dat wordt opgelost, is de versnippering en vastlegging van data/informatie. Alle documenten, offertes, bijlagen, afspraken e.d. worden namelijk veilig en centraal vastgelegd binnen de Microsoft cloud omgeving. Dus geen verloren mails meer, voorstellen die zoek raken of weinig transparantie over waarom een opdracht is gegund en op basis van welke criteria.
Dit heeft mij ertoe gebracht om deze Tender Management App te lanceren. . Ik geef je natuurlijk graag eerst een demo. Kijk even op https://www.gobeyondprocurement.com/nl/ om die in te plannen. We bieden zelfs een gratis plan waardoor je deze App gratis kan testen bij een inkoopproject.”
GoBeyond Procurement bewandelt nieuwe paden
Microsoft investeert enorme bedragen in het creëren en uitbreiden van een technische omgeving in de cloud die het voor haar klanten mogelijk maakt om uit ongestructureerde gegevens toch nuttige informatie te halen. Deze brei aan opgeslagen informatie is zo groot, dat het voor organisaties moeilijk zo niet onmogelijk is geworden gegevens te combineren tot nuttige informatie. Denk aan het analyseren en combineren van contracten, inzicht in prijsontwikkelingen, analyseren van eerdere reacties op offerte aanvragen of RFP’s.
Met de meest recent ontwikkelde Artificial Intelligence technologieën op het gebied van o.a. neurale netwerken en taal-analyse is het mogelijk om uit de brei van opgeslagen data nuttige informatie te genereren. De menselijke verbeeldingskracht en achterlopende ICT afdelingen en -“experts” vormen de voornaamste begrenzing van denkbare mogelijkheden. Voorlopers proberen de nieuwe technologieën reeds uit en leren zo de mogelijkheden en begrenzingen van de nieuwe AI powered tools kennen.
GoBeyond Procurement is daarbij niet de “maker” van inkoopproces-ondersteunende software zoals we die traditioneel kennen. In feite maakt zij slim gebruik van cloud native technologieën, ondersteund met de nieuwste, beschikbare Artificial Intelligence technologieën gericht op het opslaan, analyseren en combineren van data en het daaruit creëren van content. Dit is anders dan het ondersteunen en structureren van processtappen waarop traditionele systemen zijn gebaseerd. Niet beter of slechter, maar anders. Minder gestructureerd, maar flexibeler en met een intelligentere ondersteuning voor het stroomlijnen van en overzicht houden over tender processen en het ondersteunen van tenderbeslissingen.
Voor eindgebruikers die specifiek op zoek zijn naar een laagdrempelige, intelligente oplossing voor het ondersteunen tenders is er in elk geval een interessante optie bijgekomen. Om de mogelijkheden te leren kennen van zowel de Tender Management tool als van de Microsoft Syntex omgeving vormt het volgen van de vrijblijvende demo slechts een kleine tijdsinvestering.
Lees hier het artikel van Gert Walhof over experimenteren met nieuwe technologieën.
