Hoe ChatGPT contractmanagement ondersteunt

ChatGPT kan op verschillende manieren helpen bij contractmanagement. Waar analyse tools als PowerBI antwoord geven op vooraf gedefinieerde vragen, kunnen AI-taalprogramma’s als ChatGPT antwoorden en suggesties geven op basis van een dialoog. Hierdoor kun je op een meer flexibele wijze zowel informatie als gerichte antwoorden en suggesties of oplossingen verkrijgen.
We geven je hieronder 20 aspecten van contractmanagement waarbij ChatGPT je ondersteunt.

Nieuwe mogelijkheden met LLM’s

De mogelijkheden om met behulp van een Large Language Model (AI-taalprogramma) als ChatgPT informatie te ontsluiten zijn bijkans onbegrensd. Deze modellen zijn getraind om verbanden te herkennen binnen het geheel aan gegevens waartoe zij toegang hebben en die door mensen beperkt of niet herkent worden. Tekortkomingen, zoals een beperkt wiskundig oplossingsvermogen, worden verholpen door koppelingen met externe toepassingen. De kwaliteit van de gegevens bepaalt de uitkomst en relevantie van de antwoorden. Het aansluiten van een LLM op bedrijfsgegevens, zoals inkoopfacturen en contracten, levert in de regel feitelijke en betrouwbare informatie en adviezen op.
Met de koppeling van LLM’s aan de bedrijfsgegevens gaat er dan ook een wereld open aan mogelijkheden om gegevens om te zetten in bruikbare informatie.
In de blog “Slimme-inkoper-experimenteert-met-chatgpt” zijn we ingegaan op de noodzaak voor inkopers om te leren omgaan met voor-een ieder-toegankelijke Artificial Intelligence mogelijkheden zoals ChatGPT. Hieronder hebben we voor 20 aspecten binnen contractmanagement aangegeven op welke wijze ChatGPT laagdrempelig contractmanagement kan ondersteunen.

20 mogelijkheden om met ChatGPT contractmanagement te ondersteunen

1. Contractcreatie en -analyse

1. Contractanalyse
   ChatGPT kan contracten scannen en analyseren om belangrijke clausules, termijnen en verplichtingen te identificeren en te markeren.
   
2. Contractcreatie
   ChatGPT kan helpen bij het opstellen van contracten door standaardclausules en voorwaarden voor te stellen, passend bij de situatie en eisen van de partijen.
   
3. Risicobeoordeling
   ChatGPT kan helpen bij het identificeren van potentiële risico’s in contracten, zoals onduidelijke of ontbrekende clausules.
   
4. Compliancecontrole
   ChatGPT kan toezicht houden op de naleving van contracten en relevante regelgeving om ervoor te zorgen dat alle partijen hun verplichtingen nakomen.
   
5. Versiebeheer
   ChatGPT kan helpen bij het beheren van verschillende versies van contracten, zodat u wijzigingen en revisies gemakkelijk kunt bijhouden en vergelijken.

2. Organisatie & planning

1. Herinneringen en mijlpalen
   ChatGPT kan helpen bij het organiseren en bijhouden van belangrijke data en mijlpalen in contracten, zodat u niets mist.
   
2. Kennisopbouw
   ChatGPT kan als een kennisbank fungeren door snel relevante informatie te bieden over contractuele kwesties en juridische terminologie.
   
3. Samenvattingen en overzichten
   ChatGPT kan beknopte samenvattingen en overzichten van contracten maken, wat tijd bespaart en helpt bij het snel begrijpen van de belangrijkste punten.
   

3. Communicatie & samenwerking

1. Onderhandelingsondersteuning
   ChatGPT kan relevante informatie en argumenten leveren om contractonderhandelingen te ondersteunen en te optimaliseren.
   
2. Taal- en cultuurbarrières overbruggen
   ChatGPT kan contracten vertalen en culturele verschillen verduidelijken, wat kan bijdragen aan een beter begrip tussen partijen uit verschillende landen.
   
3. Efficiënt communiceren
   ChatGPT kan helpen bij het opstellen van duidelijke en beknopte communicatie met betrekking tot contractzaken, zowel intern als extern.
   
4. Conflictresolutie
   ChatGPT kan helpen bij het identificeren van conflicten tussen contractuele bepalingen en mogelijke oplossingen voorstellen om geschillen op te lossen.

4. Training & optimalisatie

1. Aanbevelingen en optimalisaties
   ChatGPT kan aanbevelingen doen om contracten te optimaliseren, rekening houdend met best practices en sector-specifieke normen.
   
2. Training en educatie
   ChatGPT kan worden gebruikt om training en educatieve inhoud te bieden aan contractmanagementteams, zodat ze op de hoogte blijven van de nieuwste juridische ontwikkelingen en technologieën.
   
3. Beslissingsondersteuning
   ChatGPT kan relevante informatie en inzichten bieden om besluitvorming binnen contractmanagement te ondersteunen.

5. Automatisering & efficiëntie

1. Automatisering
   ChatGPT kan repetitieve taken automatiseren, zoals het genereren van contractrapporten en het bijhouden van contractuele verplichtingen.
   
2. Integratie met andere tools
   ChatGPT kan worden geïntegreerd met andere contractmanagement tools en software, waardoor u een gestroomlijnd en efficiënt systeem krijgt voor het beheren van contracten.
   
3. Prestatiebewaking
   ChatGPT kan informatie verzamelen en analyseren over de prestaties van partijen binnen contracten, waardoor u eventuele knelpunten of problemen kunt identificeren.
   
4. Aangepaste waarschuwingen
   ChatGPT kan worden ingesteld om aangepaste waarschuwingen te genereren op basis van specifieke contractuele situaties of gebeurtenissen.
   
5. Tijdbesparing
   Door het gebruik van ChatGPT voor veel van de bovengenoemde taken, kunt u aanzienlijk tijd besparen en uw contractmanagementprocessen efficiënter maken.

Ga zelf aan de slag met ChatGPT

Om met ChatGPT aan de slag te gaan hoef je niet te wachten tot jouw organisatie de LLM heeft aangeschaft. Recent onderzoek onder de leden van LinkedIn geeft aan dat ongeveer 50% al experimenteert via een eigen gratis account bij Open.ai.
Wij raden dan ook aan om zelf de mogelijkheden en begrenzingen van werken met een LLM uit te proberen. Zo ben je voorbereid op de kansen die er voor jou in je werk liggen.
Mocht je behoefte hebben aan meer informatie over ChatGPT en het optimaal benutten ervan, dan verwijs ik naar de Workshop ChatGPT Booster voor Inkoop.