Om het werk goed te kunnen doen gebruiken inkopers veel informatie. De bron voor deze informatie is data. Op deze manier bekeken zijn inkopers altijd al data analisten geweest. Maar data komen nu uit veel meer bronnen, binnen en buiten de eigen organisatie, de hoeveelheid is enorm toegenomen en alles is digitaal beschikbaar. Bovendien zijn er nieuwe tools die kunnen helpen bij het analyseren van de data en het presenteren van de bevindingen aan stakeholders. Of er is besloten dat computers zelf data interpreteren en real-time beslissingen nemen. Ook binnen inkoop zijn data het nieuwe goud. Maar hoe delf je dit?
We gingen in gesprek met Geert Vegter. Geert is docent op de Hanzehogeschool Groningen en werkt bij een opleiding op het snijvlak van bedrijfskunde en ICT. Hij geeft ook les aan professionals die opleidingen volgen bij de IT Academy Noord Nederland. Zelf zegt hij: ‘Ik sla aan als mij een complex vraagstuk op het gebied van informatiemanagement wordt voorgelegd. Ik weet inmiddels dat data analyse en data visualisatie waardevol zijn bij het doorgronden van een vraagstuk en het presenteren van de resultaten van de analyse’. De afgelopen jaren heeft Geert zich gespecialiseerd in data visualisatie.
Geert Vegter (1958) studeerde bedrijfskunde en werkte als ICT-er aan de ontwikkeling van ERP systemen. Hij vervolgde zijn loopbaan als manager logistiek en inkoop in een machinefabriek. Daarna werkte hij bij IBM als IT consultant en projectleider. Via een tussenstop van circa 9 jaar als ICT manager van een verzekeringsmaatschappij is hij nu docent aan de Hanze Hogeschool in Groningen. Hij geeft daar onder andere bedrijfskundige en ICT vakken en nam deel aan onderzoek van het lectoraat Inkoop. Momenteel is hij betrokken bij de leergang Data Science en richt zich daar op Datavisualisatie en de impact van Data Science op organisatie en innovatie. Ook begeleidt hij studenten bij opdrachten op het gebied van Business Intelligence.
Inkoopdigitalisering!
Geert vraagt zich af of hoe alle ontwikkelingen rond het beste kunnen worden beschreven. Hij legt uit. Met de introductie van ERP systemen in de jaren ’80 deed automatisering zijn intrede binnen inkoop. Deze software is gemaakt om processen te ondersteunen en efficiënter te laten verlopen. ERP software wordt ook vandaag steeds verder ontwikkeld, maar in de kern blijft het automatiseren van processen. Data analyse en data visualisatie gaat steeds meer over uit grote hoeveelheden in- en externe data kennis en inzichten halen en deze helder presenteren aan de stakeholders. Het gaat over het nemen van betere beslissingen binnen inkoopprocessen op strategisch-, tactisch en operationeel niveau. Dit neemt een grote vlucht door de digitale beschikbaarheid van grote hoeveelheden data en de tools om deze te analyseren en de resultaten te visualiseren Waarbij de beschikbaarheid van grote opslag- en rekencapaciteit tegen lage prijzen belangrijke voorwaarden zijn.
Is beter beslissen met behulp van data eigenlijk wel nieuw?
De vraag komt aan de orde wat er nu eigenlijk nieuw is? Immers ook decennia geleden werd er al hoog opgegeven over Decision Support Systems. Geert is het daar deels wel mee eens. Toen in de jaren ’80 de eerste gegevens digitaal beschikbaar kwamen, werd de vraag gesteld wie nu de beste beslissingen neemt, mensen of computers? Al snel werd duidelijk dat computers in ieder geval waardevolle ondersteuning konden bieden bij het nemen van beslissingen. De term Decision Support Systems was geboren. Nu zouden we dat Business Intelligence noemen. In vergelijking met nu is het doel niet veranderd. Data analyse en data visualisatie zijn gericht op het nemen van betere beslissingen.
De benodigde kennis, de werkwijze, de hoeveelheid data en de beschikbare tools om deze te analyseren en de resultaten te presenteren, zijn wel veel geavanceerder geworden. Op onze vraag of inkopers daar zenuwachtig van moeten worden antwoord Geert ‘Experts geven aan dat er sprake zal zijn van een powershift. Mensen met kennis van machine learning, data analyse en -visualisatie krijgen veel meer invloed. En er komen meer activiteiten waarbij systemen de beslissingen nemen en de uitvoering sturen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van Artificial Intelligence en Machine Learning. Inkopers moeten weten hoe ze data kunnen gebruiken om waarde te maken. Tijdens het laatste Hanze Inkoopseminar zat ik naast een inkoopdirecteur van een grote organisatie die stelde dat iedere inkoop presentatie eigenlijk over data analyse ging. Zo beschouwd moet dus elke inkoper een data analist zijn!
Data visualisatie een apart specialisme!
Om te beginnen komen er steeds meer tools beschikbaar die het mogelijk maken om met data aan de slag te gaan. De inkoper kan met deze tools werken zonder een softwarespecialist te zijn. Geert laat enthousiast zien hoe je in Tableau data uit verschillende bronnen kunt gebruiken en de software je helpt om op onderzoek uit te gaan om het voorliggende vraagstuk te verkennen. Tableau en Power BI zijn tools die door studenten veel worden gebruikt.
Maar als de analyse is gemaakt, dan wordt data visualisatie gebruikt om de resultaten aan stakeholders te presenteren en om het nemen van betere beslissingen te ondersteunen. Een expert op het gebied van data visualisatie, Stephen Few , stelt dat mensen slechts een beperkt vermogen hebben om tegelijkertijd vele resultaten van een analyse te onthouden. Wil je het nemen van goede beslissingen ondersteunen, dan is een goede presentatie essentieel. Daar zit een hele wereld aan theorie achter en dat maakt data visualisatie tot een echt specialisme. Geert geeft als voorbeeld het gebruik van small multiples. Een presentatievorm waarbij meerdere analyseresultaten in één overzicht worden gezet en die in één oogopslag met elkaar vergeleken kunnen worden en geïnterpreteerd. Mocht 1 van deze 6 grafieken alweer snel uit je werkgeheugen zijn verdwenen, dan is het toch direct beschikbaar zonder te hoeven bladeren naar andere pagina’s of schermen.
Geert ziet dit schooljaar een duidelijke stijging van opdrachten voor studenten van bedrijven en instellingen in het op orde brengen van de data en hoe deze tot waarde te maken. Data analyse en data visualisatie spelen daarbij een belangrijke rol. Hij ziet dat HBO studenten daarbij keuzes maken uit reeds ontwikkelde machine learning algoritmes en tools als Tableau en Power BI in de praktijk makkelijk kunnen toepassen.
Advies aan inkopers
Op onze vraag of alle inkopers nu snel een opleiding Data Science bij de IT Academy Noord Nederland moeten gaan volgen, stelt Geert dat inkopers in ieder geval moeten weten waar de mogelijkheden liggen van data analyse en data visualisatie om betere beslissingen te nemen. Hij is er ook van overtuigd dat er steeds meer toepassingen binnen inkoop komen. Kun je bijvoorbeeld bij het selecteren van leveranciers een afspraak over productkwaliteit op basis van geavanceerde data analyse uitvragen? Bijvoorbeeld dat de leverancier defecten in producten herkent voordat ze worden uitgeleverd. En kun je als inkoper deze competentie ook beoordelen?
Of kun je de kans van een faillissement van een kernleverancier op basis van data analyse voorspellen? Deze twee voorbeelden komen uit de praktijk!
Onze conclusie is, dat om van data goud te maken inkopers zich nieuwe kennis en competenties eigen moeten maken. En dat moet snel want de ontwikkelingen gaan razendsnel.
E-proQure dankt Geert Vegter voor het delen van zijn kennis en inzichten.
Gert Walhof
Kennispartner
