Organisaties investeren voor de ondersteuning van inkoopprocessen met name in SaaS-oplossingen. Het integreren van deze oplossingen gebeurt bij kleine en middelgrote organisaties nog steeds op de traditionele, kostbare en tijdrovende wijze. Door ook je ICT-infrastructuur in de Cloud te organiseren kan je met Inkoopdigitalisering stappen maken. Integration Platform as a Service (iPaaS) is hiervan de kern.
Kennis hierover is voor de inkoper dubbel van belang. Zowel in de rol van als gebruiker van inkoopsoftware als van ICT-inkoper.
Inkoopdigitalisering hoort in de Cloud
Het merendeel van investeringen in software gebeurt sinds enige jaren in Software as a Service. Immers, organisaties hebben de ervaring dat de afzonderlijke SaaS-oplossingen in de regel functionele-, kosten- en beheerstechnische voordelen bieden boven de vaak verouderde on-premise software.
Minstens zo belangrijk zijn de voordelen die deze applicaties bieden als:
- Flexibele schakel binnen een keten van geïntegreerde applicaties en apparaten, zoals sensoren en
- De toegang tot de onderliggende gegevens ofwel databanken
Integratie van systemen: van rampspoed naar voorspoed
Een belangrijk onderdeel van procesoptimalisatie is het verbinden van processen via het koppelen van de ondersteunende bedrijfsapplicaties. Het koppelen van bedrijfsapplicaties is historisch gezien altijd een zwak en kostbaar punt geweest binnen het automatiseren van processen. Behoudens ERP systemen, bestaat integratie voor veel organisaties nog steeds uit point-to-point verbindingen. Ofwel het koppelen van twee systemen rechtstreeks met elkaar. Inkoopdigitalisering verloopt dan nog niet via de Cloud.
Sinds de 90-tiger jaren zijn grote automatiseerders en hun (multinationale) klanten al bezig met het verbeteren van integratiemogelijkheden. Enterprise Application Integration heeft rond de eeuwwisseling geleid tot het ontwikkelen van de Electronic Service Bus (ESB). Een koppeling werd gemaakt tussen een (met name) on-premise applicatie en de ESB. Alle op de bus aangesloten applicaties waren op deze wijze met elkaar verbonden. Waar voorheen een wir-war van point-to-point koppelingen tussen applicaties nodig was, volstond nu één koppeling per applicatie.
Voor leveranciers van applicaties werd het makkelijker om standaard koppelingen te realiseren. Nadeel was dat het realiseren van een ESB voor middelgrote en kleinere organisaties te kostbaar was.
De afgelopen jaren is deze “bus” doorontwikkeld tot een cloud technologie voor alles aan het internet te koppelen is. We spreken vandaag de dag over API-management om koppelingen in de cloud te beheren. Daarbij zijn platformen ontwikkeld die koppelingen eenvoudig beheren. Compleet met tools om integraties te vereenvoudigen, toepassingsmogelijkheden van applicaties uit te breiden en veiligheid van gegevens te verhogen.
iPaaS als centrale omgeving voor procesoptimalisatie
Integration Platform as a Service (iPaaS) is door de toepassing van internet technologieën binnen bereik gebracht van middelgrote organisaties. Zie hiervoor onder andere onze analyse in het Vendor Landscape onderzoek. Investeringen in iPaaS toepassingen zijn al snel lager dan die voor traditionele integraties. Inkoopdigitalisering via de Cloud wordt dan ook voor steeds meer organisaties rendabel.
Integration Platform as a Service
- Integrated Platform as a Service (iPaaS) is een geavanceerde cloud-gebaseerde set van oplossingen die de integratie tussen verschillende cloud- en on-premise applicaties en systemen (netwerk en IoT) vereenvoudigen.
- Heeft tools waarmee de veilige uitwisseling van (eventueel voorbewerkte) gegevens kan worden gepland, uitgevoerd en gecontroleerd. De inkoopdigitalisering die plaatsvindt binnen of gekoppeld aan de Cloud infrastructuur kan zo een geïntegreerd geheel vormen met andere interne en externe systemen en data.
- Vormt de centrale via welke onder meer technologieën als Robotic Process Automation, Application Programming Interface, Low/No Code programming, ESB, e.d. hun functionaliteiten aan het gekoppelde system kunnen leveren. [klik hier voor meer over interfaces, RPA’s, API’s en Low Code]
- Biedt hierdoor mogelijkheden om eenvoudig en snel functionaliteiten vanuit toepassingen toe te voegen aan andere onderdelen van het system en om complexe bewerkingen plaats te laten vinden.
- Is flexibel en schaalbaar door (verbeterde) integraties aan te passen of toe te voegen.
- Biedt hierdoor eenvoudig mogelijkheden om de kwaliteit en consistentie van gegevens uit verschillende databanken te beheren en data in onderlinge samenhang te analyseren (data management)
- Biedt mogelijkheden om dit door zogenaamde “citizen-integrators” te verwezenlijken, ofwel via laagdrempelige kennis met deels visuele tools (low/no code) waardoor self-service door eindgebruikers (lees: interne ICT-afdeling) binnen bereik komt
- Maakt gebruik van bibliotheken van reeds toegepaste koppelingen en apps waardoor het vinden en realiseren van toepassingen voor de gebruiker nog laagdrempeliger wordt
- Maakt het mogelijk te veiligheid van de processen en gegevens te beheren.
- Maakt het eenvoudiger om aan bepaalde regelgeving te voldoen (beveiliging data en persoonsgegevens)
- Kan taalmodellen of andere Machine of Deep Learning toepassingen beschikbaar maken voor de verschillende onderdelen van de infrastructuur en data.
Regie bij de gebruiker
De technologieën voor het realiseren van toepassingen (apps en koppelingen) zijn eenvoudiger geworden. Door de mogelijkheden om snel, flexibel oplossingen te realiseren is integratie voor de gebruiker tevens een beheersbaar proces geworden. Dit laatste wordt nog versterkt door visuele hulpmiddelen die inzicht geven in de daadwerkelijk uitvoering en statistieken. Integratie is daarmee veranderd van een tijdrovende, kostbare en vaak ondoorzichtige proces in een beheersbaar proces waar de gebruiker regie kan voeren. Inkoopdigitalisering kan in de Cloud dan ook gebruikmaken van een uitgebreid instrumentarium waarmee gegevens overzichtelijker en beter te beheren zijn.
De markt van iPaaS
De markt van IpaaS oplossingen is overzichtelijk. Het bestaat uit
- Enkele grote leveranciers van wereldwijd beschikbare, dominante iPaaS oplossingen (hier krijg je als middelgrote of kleinere organisatie niet mee te maken). Bijvoorbeeld: Boomi, Celigo, Informatica, IBM Cloud Paks, Jitterbit, Microsoft Power Automate, Mulesoft, Oracle Integration Cloud, SnapLogic, TIBCO, Workato, webMethods.io.
- Een aantal lokale bureaus die jouw organisatie op maat kunnen adviseren en oplossingen aanbieden voor de diverse integratiebehoeften en -mogelijkheden en die gebruikmaken van de dominante iPaaS oplossingen. Bijvoorbeeld: Yenlo (gespecialiseerd in Boomi).
Het voordeel van dit model is dat de lokale bureaus gericht zijn op het aanbieden van praktische, herbruikbare en betaalbare oplossingen voor een veelheid aan potentiële gebruikers. Als gebruiker maak je daarbij gebruik van internetdiensten die aan de hoogste betrouwbaarheids- en privacy normen voldoen.
SaaS vraagt om een andere ICT infrastructuur
Binnen de zogenaamde midmarket organisaties (omzet boven € 100-150 miljoen) is het toepassen van Cloud-technologieën voor het integreren van applicaties, data, Internet of Thing en (in beperkte mate) Blockchain een “no-brainer”.
Binnen middelgrote organisaties zien we dat het investeren in SaaS-oplossingen eerder regel dan uitzondering is. Bij het plannen van integraties komen we nog regelmatig voorstellen tegen om point-to-point koppelingen te realiseren. Vooral bij het koppelen van een inkoop- met een financiële en facilitaire applicaties. De betreffende integratie-adviseurs blijken in de regel slecht op de hoogte danwel lijken vooral door commerciële motieven te worden gedreven. De plannen bevatten meestal een ondoorzichtige en prijzige oplossing die technisch inferieur en mede daardoor evenmin toekomstbestendig is.
Het belemmert eerdergenoemde mogelijkheden om applicaties, IoT en gegevens intelligent te integreren en uit te breiden met aanvullende toepassingen.
Bij het investeren in SaaS-oplossingen behoort een Cloud strategie. Hierin maakt de organisatie duidelijk welke Cloud infrastructuur het beste voldoet aan de eisen van flexibiliteit, connectiviteit, toegankelijkheid en beheersbaarheid. Hierbij verandert de rol van ICT (naar een regie-organisatie) en die van de gebruiker (naar afdeling overstijgend proceseigenaarschap).
Welke stappen kun je als Inkoop nu zetten
Uit het bovenstaande kun je in elk geval afleiden dat digitaliseren buiten de Cloud veel mogelijkheden onbenut laat. Inkoopdigitalisering in de Cloud biedt veel voordelen. Inkoopprocessen zijn eenvoudiger en beter te integreren (API, AI), flexibeler vorm te geven (aanvullende low/no code applicaties, AI) en gegevens beter te ontsluiten, te analyseren en te gebruiken (BI, AI). Het integreren van recentelijk beschikbaar gekomen AI taalmodellen en andere AI-toepassingen binnen de Cloud infrastructuur versterken deze effecten.
Op een juiste wijze uitgevoerd biedt inkoopdigitalisering een uitgelezen kans voor Inkoop om de uitdagingen aan te kunnen die maatschappelijke en economische ontwikkelingen a.an organisaties stellen. [trends 2024]
Mocht je vragen of ervaringen willen delen over integraties via Cloud platformen en technologieën, deel die dan gerust met ons.
[Update van publicatie 12-09-2022]
