Inkoopmeesters wil scholen voorzien van een nieuw digitaal hulpmiddel voor professioneel contractbeheer-, contractmanagement- en besteltools, met de focus op de besteller. Directeur Jean-Paul Roegies lichtte tijdens hun event op 10 april de nieuwe P2P-tool voor het onderwijs toe.
Inkoopmeesters wil meer focussen op het inkoopproces vanuit de besteller en minder op de factuur of het administratieve proces. Bij klanten in het onderwijs zien het bedrijf vanuit de praktijk hoe het operationele inkoopproces leidt tot veel tijdverspilling bij het operationele en foutgevoelige inkoopproces. Daarnaast zijn er veel ontevreden bestellers. Het gevolg is dat veel bestel- en betaalsystemen binnen het onderwijs niet of zeer beperkt worden gebruikt door bestellers.
Er zijn inmiddels al veel partijen op de markt voor geautomatiseerde ondersteuning van het bestel- en betaalproces, zo blijkt ook uit het VLS-onderzoek van E-proQure. Een gewaagde stap voor Inkoopmeesters dus, gezien de toch al volle markt.
Wat is er dan anders?
Opvallend is dat Inkoopmeesters de besteller, de niet-inkoper, als start van het proces ziet. Sommige systemen zijn vaak ingestoken vanuit de administratie. De bestellers zijn vaak niet-inkopers en geen inkoopprofessionals op het gebied van het doorlopen van een inkoopproces. Zij willen een systeem dat aansluit bij hun behoefte, dit betekent een bol.com ervaring met intuïtief gebruikersgemak.
Zo ligt de focus bij het plaatsen van een bestelling niet bij de leverancier, maar bij de producten en diensten die worden besteld. Inkoopmeesters biedt circa tien verschillende bestelprocessen. Dit waar de meeste systemen vaak nog uitgaan van drie standaardprocessen die niet overeenkomen met de praktijk. Door reversed billing tot standaard te verheffen, stuurt de onderwijsinstelling zelf de factuur en wordt hierdoor het aantal stappen geëlimineerd. Je mag immers van de belastingdienst zelf een factuur maken en deze naar je leverancier versturen.
De roadmap voor de ontwikkeling van het nieuwe systeem is als volgt:
| Wat | Wanneer gereed? |
|
Oktober 2018 |
|
December 2018 |
|
Voorjaar 2019 |
|
Zomer 2019 |
Inkoopmeesters is niet zomaar gekomen met deze ontwikkeling. Ze werken hiertoe samen met een ICT-partner.
Reserved billing
De gedachte achter reserved billing is gebaseerd op onderzoeken in Engeland en Duitsland die zijn uitgevoerd onder leveranciers. Daaruit is gebleken dat 47% van de leveranciers bereid is om 2% betalingskorting te geven als een factuur binnen enkele dagen betaald wordt. Maar liefst 73% van de leveranciers is bereid om 1% betalingskorting te geven als een factuur binnen veertien dagen wordt betaald. Hoe hoger het factuurbedrag, hoe hoger de bereidheid om korting te geven.
Verdere ontwikkeling tool
De eerste reacties op de tool van de deelnemers zijn positief. Inkoopmeesters gaat de komende maanden haar klanten bezoeken om samen met hen de tool en processen verder te ontwikkelen. Ook E-proQure blijft Inkoopmeesters volgen. Wij zijn positief over de ontwikkeling om op een andere manier naar het bestel- en betaalproces te kijken. Verder zijn we zeer benieuwd hoe het systeem en de processen er straks daadwerkelijk uit gaan zien.
