Inkoopproces in zorgtechnologiemarkt steeds professioneler

Zoals uit de afbakening van deze studie blijkt, gaat de MDR (de Europese verordening medische hulpmiddelen) een belangrijkere rol spelen in de toekomst van de zorgtechnologiesector, onder andere via de aangescherpte certificeringsvereisten voor fabrikanten.

Professionaliseringsslag inkoopproces

Naast de ontwikkelingen op het gebied van regulering, zijn er ook marktbrede ontwikkelingen zichtbaar in de sector. Er vindt een voortgaande concentratie plaats door fusies en samenwerkingsverbanden en het inkoopproces in ziekenhuizen heeft een professionaliseringsslag doorgemaakt.

Inkoop van zorgtechnologie heeft de laatste jaren een meer strategisch karakter gekregen. Dit is te zien aan de stappen in, en betrokkenen bij, het inkoopproces. Zo is het inzetten van teams, commissies of stuurgroepen bij het inkoopproces, bestaande uit bijvoorbeeld medische specialisten, inkopers, klinisch fysici en (soms) leden van de RvB, niet langer uitzonderlijk, maar eerder dé regel als het gaat om middelgrote en grote investeringen.

Hierdoor ontstaat een uitgebreider proces aan de voorkant van de inkoop, waarbij een brede en diverse groep spelers betrokken is en waarbij de ad-hoc invloed van artsen bij de aanschaf van specifieke producten sterk lijkt te zijn teruggedrongen.

Total costs of ownership

Aanschafprijs is niet langer de enige factor waarop de kosten worden geanalyseerd; inkoopanalyses richten zich meer en meer op de Total Costs of Ownership (‘TCO’). Dat betekent dat er naast de aanschafprijs, ook wordt gekeken naar de exploitatiekosten, zoals kosten voor toekomstig onderhoud en de inkoop van disposables, die nodig zijn om de technologie te gebruiken.

Efficiency

Tijdens de inkoop wordt er ook geanalyseerd of de verdeling van activiteiten tussen de leverancier en het ziekenhuis wel het meest efficiënt is. Kan er bijvoorbeeld gebruikgemaakt worden van raamcontracten met leveranciers, inkoopcoördinatie binnen de interne afdelingen of inkoopsamenwerkingen tussen diverse ziekenhuizen? Worden er gebundelde activiteiten aangeboden door fabrikanten, die mogelijkerwijs tot onnodige hoge inkoop- en logistieke kosten leiden? Daarnaast moet er ook getoetst worden of de gestelde eisen vanuit ziekenhuizen tot inefficiënte activiteiten en processen kunnen leiden bij de leveranciers.

Naast de bepaling van de totale kosten, kijken ziekenhuizen steeds vaker naar de potentiële baten die een investering oplevert en waar deze baten binnen het ziekenhuis en/of de rest van de keten vallen.

Value-based procurement

Inkopers moeten zowel kwaliteit, risico’s, kosten en opbrengsten van aankopen goed onderbouwd toetsen en afwegen. Er ligt tegenwoordig dan ook vaker een business case ten grondslag aan de investering aan voorheen. De verwachting is dat deze ontwikkeling nog verder door zal zetten met de wereldwijde trend richting value-based procurement. Hierbij worden de voordelen voor de patiënt en de lange termijn impact op kosten, ook meegenomen in aanbestedingsbeslissingen.

Zelfs criteria vanuit breder sociaaleconomisch oogpunt, zoals de impact op het milieu, maatschappelijke verantwoordelijkheid en innovatie kunnen bij value-based procurement worden meegenomen in het keuzeproces. De inkoopprocessen zullen als gevolg hiervan holistischer, maar ook complexer zijn. Praktisch uitvoerbare waardegedreven inkoop vormt de toekomst.

Tegelijkertijd zijn zowel ziekenhuizen als leveranciers opzoek naar nieuwe financieringsconstructies om de zorg betaalbaar te houden; variërend van lease, apparatuur in bruikleen, pay-per-view en het volledig uitbesteden van de OK tot het combineren van medische technologische producten aan training en financiering via wetenschappelijke of uitgebreide partnershipconstructies.

De toekomst van de inkoper

Inkopers worden steeds meer ketenregisseurs; ze staan niet langer tussen het ziekenhuis en de leverancier in, maar positioneren zich steeds meer tussen zowel leveranciers, zorgverzekeraars, medisch specialisten als de RvB van het ziekenhuis.

Inkopers van vandaag de dag zijn dus niet langer primair verantwoordelijk voor het logistieke inkoopproces, maar moeten zich ook ontwikkelen richting de dienstverlening en strategie. Zij moeten zich richten op het geven van advies op strategisch, tactisch en uitvoerend niveau en daarbij tevens de langetermijnstrategie van het ziekenhuis in ogenschouw houden.

De vraag is of inkopers zich voldoende goed kunnen positioneren om zorgtechnologische innovatie binnen het ziekenhuis blijvend te kunnen waarborgen of dat deze verantwoordelijkheid ook (deels) bij anderen in het ziekenhuis moet worden belegd?

Gevolgen marktontwikkelingen

De gevolgen van implementatie van de nieuwe MDR op de markt voor zorgtechnologie zijn nog niet volledig uitgekristalliseerd. Inkopers verwachten dat het mogelijk resulteert in een beperking van het aanbod van de fabrikanten, een stijging van de kosten, waarbij het daarnaast misschien moeilijker wordt om van leverancier te veranderen. Ook de financiële regelgeving verandert, waardoor afschrijvingsconstructies aangepast moeten worden.

Naast regulering zijn er andere invloeden die mogelijkerwijs remmend werken op de marktontwikkelingen; zoals budgetrestricties, trainingsvereisten voor zowel artsen, specialisten en verpleegkundigen voor het gebruik van de technologie en natuurlijk noodzakelijke vereisten voor patiëntveiligheid. Tot slot speelt de verandering binnen de zorgketen een rol, waarbij verwacht wordt dat het hele systeem zich zal moeten aanpassen.

Het effect van de inkoopprofessionaliseringsslag, als gevolg van de introductie van het Convenant, heeft echter ook geleid tot meer interne regels en complexere processen. Ook de administratieve en bureaucratische eisen zijn toegenomen bij het gebruik van het Convenant. Daarnaast moeten alle juridische risico’s zijn afgedekt met het sluiten van bewerkers-overeenkomsten. Er zijn duidelijke verschillen te zien tussen ziekenhuizen in de effectiviteit en professionalisering van de inkoop. Dit is mede afhankelijk van de interne procedures, bijvoorbeeld de communicatie (tussen de afdelingen), data-administratie, verslaglegging en de complexiteit van de procedures.

Eenduidige ICT-systemen spelen een cruciale rol voor de stroomlijning van deze procedures concluderen de onderzoekers. Vanwege de diversiteit tussen ziekenhuizen ontstaan er geluiden voor standaardisering, vanuit zowel inkopers als fabrikanten, om het aantal procedures (en bijbehorende kosten) te beperken.

Samengevat

De onderzoekers van Ecorys concluderen verder het volgende:

• De markt voor zorgtechnologie is sterk in beweging; er is voortgaande concentratie van zorginstellingen en de inkoop van zorgtechnologie heeft een meer strategisch karakter gekregen.
• Het Convenant blijkt een belangrijke driver voor de professionalisering van de inkoop in ziekenhuizen. Er worden meer mensen betrokken en er wordt bewuster ingekocht; hierbij is er meer aandacht voor de levensloopkosten (aanschaf en gebruik) en de potentiële baten.
• Waardegedreven inkoop (value based procurement) zal de komende jaren belangrijker worden; voor zowel de marktspelers als de zorginstellingen is van belang hier nader invulling aan te geven.
• De inkoper fungeert als ketenregisseur als belangrijke waarborg in het proces; voor zorgtechnologische innovatie is van belang dat ook anderen in het ziekenhuis direct betrokken zijn en de inkoper ondersteunen.
• Zowel het Convenant als de MDR resulteren in veel administratieve en bureaucratische druk voor zorginstellingen en marktspelers. Coördinatie tussen partijen en standaardisatie van gebruikte procedures en eisen kan aan beide kanten helpen bij een efficiënter (in)koopproces.