Je staat op het punt om inkoopsoftware aan te schaffen. En dan krijg je de vraag: wil je inkoopsoftware in de cloud of wil je inhouse? Mogelijk denk je: “medewerkers moeten gewoon met inkoopsoftware overal kunnen werken.” Dat klinkt simpeler dan het is. Wordt het inkoopsoftwarepakket op locatie (eigen server, onpremise, inhouse) geïnstalleerd of wordt er online (in de cloud) gewerkt? Of is er nog een hybride vorm mogelijk?
Markt voor inkoopsoftware
Aan de respondenten van het e-procurement onderzoek is gevraagd op welke wijze de inkoopsoftware wordt aangeboden. In hoofdlijnen zijn er twee keuzes:
- Eigen server op locatie.
- Online in de cloud.
Bij de eigen server keuze bevindt de inkoopsoftware zich op de eigen server in het pand. Hierbij worden servers, verbindingen, toegang en gegevens door jou beheerd. Informatie kan via pc of laptop worden benaderd, via het internet of, indien beschikbaar, via een smartphone.
Bij de cloud-variant, Software-as-a-Service (SaaS) genoemd, zijn de gegevens en software te benaderen via internet, waarbij servers en gegevens worden beheerd door de aanbieder van de applicatie, de softwareleverancier.
Ook komen er hybride vormen voor, waarbij een deel in de cloud en een deel op eigen server wordt opgeslagen.
Leveranciers van softwaresystemen voor inkoopprocessen bieden hun producten in toenemende mate in de cloud aan. Met de opkomst van deze aanbiedingsvorm lijken de leveranciers het traditionele ‘on premise’ denken, waarbij de software lokaal wordt geïnstalleerd, steeds meer te verlaten.
Uit de antwoorden van respondenten blijkt dat de markt voor inkoopsoftware in twee groepen is verdeeld:
- Softwareleveranciers die SAAS-oplossingen aanbieden naast hun bestaande oplossingen in huis of on premise
- en softwareleveranciers die zuiver SAAS-oplossingen aanbieden.
Hoe maak je een juiste keuze?
Wanneer is het voor organisaties interessant om voor inkoopsoftware in de cloud te kiezen en wanneer zal de eigen server-variant een betere keuze zijn? Op basis van een aantal aspecten lichten we hieronder de verschillen uit.
Veiligheid
Er wordt vaak gedacht dat de gegevens die in de cloud staan praktisch op straat liggen. Het tegendeel is echter waar. De cloud heeft een hele hoge beveiligingsgraad. Een team van beheerders houdt deze beveiliging nauwlettend in de gaten. Vaak worden gegevens op een eigen-server minder in de gaten gehouden door beheerders van de organisatie dan de gegevens in de cloud.
Beschikbaarheid
Zonder internet geen cloud. Ook al zijn er diverse failover beveiligingen, als de internetverbinding eruit ligt, hebben organisaties geen toegang tot de SAAS-omgeving. Dit wil niet zeggen dat eigen server wel werkt als het internet eruit ligt. Want vaak staat een eigen server omgeving in het datacenter, waarvoor toch een verbinding nodig is.
Data-opslag
Bij opslag in de cloud weet je niet waar jouw data staat. Dat kan zijn in eigen land, maar ook elders in Europa, of zelfs buiten Europa zoals Azie of de USA. Je dient na te gaan of je vanwege wet- en regelgeving de gegevens in eigen land dient te hebben staan. In een dergelijke situatie zal data opslag een belangrijk criterium zijn. Keuze voor een online in de cloud leverancier met data opslag in eigen land of toch te kiezen voor een eigen server systeem.
Beheer
Waar een on-premise omgeving technisch beheer voor de servers nodig heeft, beperkt het beheer bij SaaS Online zich tot functioneel beheer.
Kosten
Bij een eigen serveromgeving betaal je éénmalig voor de licenties. Daarnaast is vaak een softwareonderhoudscontract verplicht. De inhoud van een dergelijk onderhoudscontract varieert per leverancier. Naast de softwarelicentie dien je ook voor alle ondersteunende hardware en software te zorgen: zoals het besturingssysteem voor de servers en licenties voor bijvoorbeeld een SQL-server. De servers zelf en de beheerkosten moeten natuurlijk ook in de kosten worden meegenomen. Onder beheerkosten vallen ook het maken van een back-up en toegangsbeveiliging van de serverruimtes en serverlocaties.
Bij een online-oplossing in de cloud (SaaS) zijn de kosten veelal afhankelijk van het aantal gebruikers.
Een Saas-oplossing biedt organisaties snelheid, flexibiliteit en kwaliteit in combinatie met lagere kosten en overhead. Het is essentieel om maatregelen te treffen om de risico’s van SaaS-oplossingen te managen voor implementatie. Aandachtspunt bij online oplossingen is de mogelijkheid tot integratie met uw bestaande systemen, zowel uw eigen serversystemen als online systemen.
Inkoopsoftware in de cloud, on-premise of hybride?
Bij de keuze van de juiste software spelen naast functionaliteiten ook niet-functionele aspecten zoals de wijze waarop deze wordt aangeboden, on-premise of Saas, een belangrijke rol. Leveranciers van inkoopsoftware bieden deze in toenemende mate in de cloud aan. Uit ons e-procurement onderzoek in de Benelux blijkt dat de markt voor inkoopsoftware in grofweg twee groepen is verdeeld:
- Leveranciers die Saas-oplossingen aanbieden naast on-premise oplossingen;
- Leveranciers die uitsluitend Saas-oplossingen aanbieden.
Daarnaast komen er ook hybride vormen voor.
De aspecten veiligheid, beschikbaarheid, datastorage, beheer en kosten zijn vaak belangrijke criteria die de keuze voor de juiste oplossing tussen on-premise, SaaS of een hybride vorm bepalen.
Wil je meer weten of kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact op met kennispartner Antoinette Vriend via info@e-proqure.nl.
