Inkopers: Bidmanagers omarmen digitalisering

Op 9 september jongstleden mocht ik een lezing geven tijdens het APMP congres. Een congres van professionals voor professionals. Bidmanagers, sales, inkopers, contractmanagers, projectmanagers namen deel aan dit congres. Een inspirerend seminar waarin ook aandacht is voor het bij elkaar brengen van verkoop en inkoop. ‘Zijn er nog papieren offertes in 2030?’ was het thema van het congres.  

Digitale transformatie is het toverwoord 

Digitale transformatie is momenteel het toverwoord in de toepassing van Informatie & Technologie in het offerteproces. Dit leidt tot vragen zoals: hoe veranderen organisaties onder invloed hiervan? Hoe profiteren gebruikers hiervan?  

Offerteprocessen worden steeds verder geautomatiseerd, bijvoorbeeld door toepassing van big data, data-analysetools, offertetools en digitale platformen voor informatie-uitwisseling en onlinetraining. Hoe implementeren we dit in onze organisatieprocessen, inkoop, sales, marketing, contracten,….?  

Maar wellicht nog belangrijker: hoe gaan leveranciers die steeds vaker in ‘automatische tenders’ terechtkomen, als gevolg van de digitale transformaties reageren als het gaat om keuzes van de distributiekanalen, marketinginspanningen, prijsbeleid? 

Toegevoegde waarde van de bidmanager 

De toegevoegde waarde van de bidmanager ligt binnen dit geheel vooral in het succesvol en doelgericht inrichten en regisseren van het inschrijvingsproces en de mensen die erbij betrokken zijn. Hieronder valt onder andere het maken van de juiste keuzes bij de inrichting van de processen. Mensen blijven de schakel vormen tot succes. Zowel bij de keuze van procedures en systemen als de mate van adoptie van een procedure en systeem. De adoptiegraad van een systeem is hierbij een maatstaf voor succes.  

De juiste keuze van systemen, inclusief de mogelijkheden om te interacteren met andere systemen en mensen, is noodzakelijk om de onderliggende processen doelgericht en effectief te ondersteunen. 

Ontwikkelingen aanbestedingssystemen 

De markt voor e-Tendering of aanbestedingssoftware wordt in Nederland en dan met name in (semi) overheid gedomineerd door een beperkt aantal partijen: TenderNed als nationaal platform, met daarnaast de twee belangrijkste commerciële partijen Mercell Nederland (voorheen: Negometrix) en CTM Solution. Inmiddels heeft Mercell beide oplossingen overgenomen, en wij denken dat de systemen Negometrix en CTM Solution op termijn een worden.  

Net als in het inkoopvak kan ook voor het bidmanagementproces procesondersteuning als ook de rol van de toegepaste technologieën zoals artificial intelligence een belangrijke rol spelen in het verder professionaliseren van het vakgebied. De bestaande tendersystemen bieden tenderalerts en marktanalyse, daarnaast zijn er inmiddels ook aanbieders van bidmanagementsoftware op de markt. Denk hierbij aan ondersteuning van het bidmanagementproces en uitgebreide zoekfuncties en marktanalyses op maat (o.a. Tenderapp (Intelligence; Forecast; Signalering; Management) en Tenderscope (zoekfuncties op maat)). 

Het is de uitdaging voor de bidmanager om het juiste aanbod te kiezen die passend is bij de doelstellingen, organisatie en context waarbinnen de digitalisering wordt ingezet. 

Kansen voor bidmanagers 

Indien je als bidmanager in staat bent een fundament te bouwen in de relatie tussen procedures, systemen en mensen biedt digitalisering drie belangrijke kansen voor bidmanagers van morgen: 

  • Digitalisering dient als driver voor de professionalisering van de bidmanagementfunctie. 
  • Bidmanagement verkrijgt een betere positie in de organisatie, door de samenwerking met andere afdelingen (o.a. sales, projectmanagement) en de onderling samenhangende processen te optimaliseren. 
  • Digitalisering leidt tot meer efficiency (kortere reactietijden, lagere administratieve lasten) en grip op het tenderproces.
  • Digitalisering leidt tot opbouw van verandercompetenties bij bidmanagers en flexibiliteit van de functie. Deze competenties zijn ook nodig bij nieuwe bidmanagementmethodieken (bijv. Best Value, onderhandelingsprocedures) en maken het eenvoudiger de bidmanagementfunctie continu aan te passen aan veranderingen (bijv. ontwikkeling van zelfsturende teams). 
Cartoon door Tom van Wanrooy, (c) APMP Nederland

Kantelpunt voor digitalisering 

Door corona staan we op een kantelpunt wat betreft digitalisering, ik denk dat dit zowel voor inkoop- als voor bidmanagement en sales geldt. Het bidmanagement vakgebied maakt een sterke ontwikkeling door waarbij digitalisering niet meer weg te denken is. Nu is hét moment om door te pakken en bidmanagement opnieuw uit te vinden en volledig te digitaliseren. En te laten zien hoe digitalisering leidt tot een driver voor volwassenheid.  

Om blijvend van waarde te zijn voor de organisatie, dient de bidmanager samen met alle belanghebbenden juiste keuzes te maken bij de digitalisering bidmanagement- en aangrenzende processen. Zonder die digitalisering is het optimaliseren van bidmanagementprocessen niet mogelijk. Immers, een overgroot deel van de repeterende en voorspelbare taken wordt beter en sneller uitgevoerd via een geautomatiseerd proces. En technologisch is er veel mogelijk. 

Randvoorwaardelijk bij de inzet van bidmanagement tools en nieuwe technieken, zoals artificial intelligence, is dat de organisatie een visie op digitalisering heeft. Net als de mate waarin digitalisering bijdraagt aan professionalisering van de bidmanagement functie, en daarmee aan de organisatiedoelstellingen.    

De bidmanager van de toekomst denkt nu al na over de digitale strategie voor zijn/haar organisatie. Hoe digitaal zijn jouw (potentiële) klanten, en welke digitale ontwikkelingen (invoering e-facturatie, aansluiting op webshops) zien we daar? Wat is de digitale volwassenheid en de visie op digitalisering van je organisatie, en sluit deze aan bij jouw (potentiële) klanten? 

Over APMP 

Vereniging APMP Nederland (Association of Proposal Management Professionals) is de beroepsvereniging voor proposal, bid en tendermanagers in Nederland. Zij zet zich in voor de verdere professionalisering van het vakgebied door o.a. opleidingen en trainingen en door informatieve en aansprekende bijeenkomsten, congressen en webinars voor de leden te organiseren. De Vereniging biedt als enige in de wereld een certificeringsprogramma voor professionals die werken in een proposal omgeving. APMP NL is de Nederlandse afdeling van APMP International en is sinds 2004 in Nederland actief. 

APMP leden zijn proposal professionals op het gebied van commerciële, overheids- en wetenschappelijke wereld. Van Zzp’ers tot grote corporate organisaties. Zij zijn vaak werkzaam in proposal, bid, tender, contractmanagement, projectmanagement. 

Meer informatie? 

Wil je meer weten over het professionaliseren van de inkoop- en verkoopfunctie of hoe je succesvol een digitaliseringstraject doorloopt? Neem dan gerust contact met mij op of schrijf je in voor een van onze workshops of informeer naar de incompany mogelijkheden. 

Succes! 

Scroll naar top
X