Op 24 januari jongstleden mocht ik een lezing geven tijdens het Inkoopseminar van de Hanzehogeschool in Groningen. Een inspirerend seminar met veel jong talent en alumni, onder andere met elkaar verbonden via hun interesse voor het inkoopvak. Mij was gevraagd een bijdrage te geven over de kansen die digitalisering voor inkoper biedt. Een onderwerp dat mij na aan het hart ligt. En gezien de reacties ook bij de studenten en alumni volop de aandacht heeft.
Lees hieronder meer over het fundament van optimale inkoopprocessen, inkoopsoftware, verandercompetenties, lef en de 5de P van Frank Rozemeijer.
Optimaliseren = digitaliseren
Het inkoopvakgebied maakt een sterke ontwikkeling door en inkoopdigitalisering is daarbij niet meer weg te denken. Om van waarde te kunnen blijven voor de organisatie dient de inkoper dus een juiste keuze te maken voor de vorm van en mate waarin inkoop- en aangrenzende processen het best gedigitaliseerd kunnen worden.
Het fundament van procesoptimalisatie
Zonder digitalisering is het optimaliseren van inkoopprocessen niet mogelijk. Immers, een overgroot deel van de repeterende en voorspelbare taken kan beter en sneller worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerd proces. Het fundament van een succesvolle inkoopdigitalisering bestaat uit de juiste afstemming van de 3 bouwstenen van procesoptimalisatie.
Systemen.
De juiste keuze van systemen, inclusief de mogelijkheden om te interacteren met andere systemen en mensen, om de onderliggende processen doelgericht en effectief te ondersteunen.
Zoals in het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek is te lezen, kunnen zowel de breedte van het aanbod aan procesondersteuning als ook de rol van de toegepaste technologieën een belangrijke rol spelen in het verder professionaliseren van het inkoopvak. De hype rond AI is gaan liggen en heeft plaatsgemaakt voor pragmatische toepassingen. De trend rond cloudbased oplossingen gaat door. Hierdoor zet ook de digitale disruptie van mogelijkheden zich door. Mensen willen ook in hun werk de bol.com ervaring vanuit de consumentenmarkt. Deze driver stuwt het aanbod.
Er is veel aanbod van inkoopsoftware binnen de Benelux. Het is daarom een hele uitdaging om het juiste aanbod te kiezen die passend is bij de doelstellingen, organisatie en context waarbinnen de digitalisering wordt ingezet.
Procedures & mensen
Procedures zijn continu in ontwikkeling (PDCA cyclus). De eisen, kennis, behoeften en inzichten rond de levering en inhoud van producten en diensten ontwikkelen zich nu eenmaal. En dat is nooit anders geweest. Net als, zoals hiervoor aangeduid, de technologieën waarmee die leveringen worden ondersteund en verantwoord. Het wie doet en kan wat, wanneer en hoe vraagt dus regelmatig revisie.
Wat vraagt dit van de inkoper die in regie wil zijn van de processen?
Digitaliseren = Lef: Inkopers, neem een voorbeeld aan Pippi Langkous
De toegevoegde waarde van de inkoper ligt binnen dit geheel dus vooral in het succesvol en doelgericht regisseren van de inkoop. Hieronder valt onder andere het maken van de juiste keuzes bij de inrichting van de processen. Mensen blijven de schakel vormen tot succes. Zowel bij de keuze van procedures en systemen als de mate van adoptie van een procedure en systeem. De adoptiegraad van een systeem is hierbij een maatstaf voor succes.
De juiste keuzes maken bij digitaliseren blijkt in de praktijk echter niet vanzelf sprekend. Gebrek aan openheid en lef zijn daarbij geen goede eigenschappen.
Om de vruchten te kunnen plukken van digitalisering moet je bijvoorbeeld anders durven kijken:
- Wees jezelf, wees geen volger, maar durf anders te denken. Zo is ook Pippi. Ze durft zichzelf te zijn, is eigenwijs en op zoek naar het onbekende.
- Heb lef: Een bekende uitspraak van Pippi is: “Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het kan.” Bedenk dat er voor elk probleem een oplossing is.
- Wees creatief: Pippi bedenkt creatieve oplossingen voor alledaagse problemen. Zo schaatst ze op borstels door het huis om de vloer schoon te maken. Te vaak doen we nog iets omdat het moet of omdat we denken dat het zo hoort. Digitalisering vraagt om inkopers die buiten de gebaande paden durven treden.
Tijdens presentaties en artikelen komen we nog regelmatig de inkoper van de toekomst tegen (of sterker nog, “de inkoper die je vandaag al had moeten zijn maar nog niet bent”) met een veelheid aan onverenigbare eigenschappen. Het is mijn ervaring dat het bezitten van de drie bovengenoemde eigenschappen je verder op weg helpen. Niet alleen als inkoper!
Kansen voor inkopers
Indien je als inkoper in staat bent een fundament te bouwen in de relatie tussen procedures, systemen en mensen biedt digitalisering drie belangrijke kansen voor inkopers van morgen:
- Digitalisering dient als driver voor de professionalisering van de inkoopfunctie
- Door de samenwerking met andere afdelingen en processen te optimaliseren, verkrijgt de inkoopfunctie een betere positie.
- Digitalisering leidt tot opbouw van verandercompetenties bij inkopers en flexibiliteit van de inkoopfunctie. Deze competenties zijn ook nodig bij nieuwe inkoopmethodieken (bijv. Best Value en Vested) en maken het eenvoudiger de inkoopfunctie continu aan te passen aan veranderingen (bijv. ontwikkeling van zelfsturende teams).
Ga uit van de bedoeling
Bedenk daarbij het volgende:
De keuze voor een inkoop ondersteunend systeem, ofwel een e-procurement systeem, maakt een organisatie met een bepaald verlangen voor ogen. Door als uitgangspunt dit verlangen te nemen, kan bepaald worden op welke ondersteunende processen de toegevoegde waarde ligt en welke ondersteunende tools hierbij relevant zijn.
Tijdens mijn lezing heb ik gemerkt dat ook studenten meer zoeken naar het leveren van een betekenisvolle bijdrage aan organisatiedoelstellingen. Of zoals Frank Rozemeijer dat zo treffend omschrijft als de 5de P van zijn 5 P’s van procurement: Purpose ofwel de bedoeling. Door bij digitalisering uit te gaan van de bedoeling, leidt dit mogelijk vanzelf tot unieke en creatieve oplossingen.
Meer informatie?
Wil je meer weten over het professionaliseren van de inkoopfunctie of hoe je succesvol een digitaliseringstraject doorloopt? Neem dan gerust contact met mij op of schrijf je in voor een workshop e-Procurement of Verandermanagement. Informeer ook naar de incompany mogelijkheden.
Succes!
