E-P2P implementeren binnen je organisatie vraagt een goede voorbereiding, investeringen en doorzettingsvermogen. Maar als het eenmaal draait en het handwerk is geautomatiseerd, dan heb je ook wat. Een efficiencywinst van 75% is haalbaar blijkt wel uit het E-proQure Vendor Landscape Onderzoek. Nog los van de voordelen die het gevolg zijn van een verbeterde, actuele informatiestroom vanuit het e-P2P systeem. Geen enkele organisatie kan dat laten liggen. Maar wat maakt de implementatie van e-P2P zo complex en hoe vindt jouw organisatie dan de juiste weg?
Wat is Purchase to Pay
P2P omvat het operationeel inkoopproces (het doen of plaatsen van de inkoop) tot aan de betalingsafhandeling. Afspraken met leveranciers worden vertaald naar goederen en diensten die medewerkers van een organisatie kunnen aanvragen. Met bijvoorbeeld een e-Catalogus worden de aanvragen verwerkt tot bestellingen bij leveranciers. Ook wordt de levering bewaakt en wordt de match gemaakt tussen goederenontvangst/ingangscontrole, de factuur van de leveranciers en de afspraken in het contract met de leverancier. Met als resultaat: de betaling van deze factuur.
Tijdens het P2P-proces worden veel gegevens verzameld, die na analyse belangrijke informatie over de prestaties van leveranciers opleveren. Ook informatie over de kwaliteit en efficiency van de interne organisatie. Daarnaast biedt het belangrijke stuurinformatie die de basis is voor verbeteringen op vele terreinen.
Daarom is een solide P2P-proces belangrijk voor ieder bedrijf en iedere instelling. Automatisering legt daarbij de basis voor een efficiënte uitvoering en levert op ieder moment inzicht in de prestaties en mogelijkheden tot sturing.
Resultaten e-P2P: best in class laat zien wat mogelijk is
Ardent Partners doet ieder jaar onderzoek naar de staat van e-P2P bij bedrijven. Uit hun rapport “AP Metrics that Matter in 2022” komt het onderstaande staatje. Het geeft inzicht in enkele belangrijke operationele prestatie-indicatoren en de verschillen tussen de beste bedrijven en de rest uit het onderzoek. De indicatoren van best-in-class zijn het resultaat van een geïntegreerde procesvoering o.b.v. goed gedigitaliseerde (E-)P2P processen.
AP Performance: Best-in-Class vs. All Others
- All-in verwerkingskosten per factuur: $2.25 vs. $10.95
- Verwerkingstijd (doorlooptijd) per factuur: 3.3 dagen vs. 11.9 dagen
- Verwerking facturen zonder menselijke handeling: 67.1% vs. 21.3%
- Handmatig te verwerken uitzonderingsgevallen: 10.1% vs. 25.5%
- Tijd besteed aan beantwoorden vragen: 13.8% versus 24.9%
- Gebruik van data bij besluitvorming: 82% vs. 45%
- Strategisch plan voor AP beschikbaar: 2.3 : 1
Je ziet grote verschillen op alle indicatoren die zich vertalen in een enorm verschil in de verwerkingskosten per factuur! Een vergelijking tussen de indicatoren over de afgelopen jaren geeft kleine verbeteringen te zien van de indicatoren voor “all others”. Er blijft echter veel ruimte voor verbetering.
Belangrijke aandachtspunten voor een e-P2P traject
De ervaringen van E-proQure leren dat je vier redenen kunt benoemen waardoor e-P2P complex is:
- E-P2P kent vele stakeholders binnen en buiten de eigen organisatie. Ga maar na: collega’s moeten goederen en diensten kunnen aanvragen en operationele inkoop moet bestellingen naar leveranciers kunnen genereren en bewaken. In het magazijn bij goederenontvangst willen ze weten wat leveranciers gaan leveren en moet volledigheid en kwaliteit van de bestelling worden gecontroleerd. Vervolgens moet de crediteurenadministratie de factuur kunnen controleren en betalingen kunnen initiëren. Cashmanagement moet de liquiditeit kunnen bewaken en moet weten wanneer welke bedragen aan leveranciers worden betaald. Tot slot wil contractbeheer de data over leveranciersprestaties hebben. Ook mogen we de leveranciers niet vergeten, want ook zij moeten worden aangesloten.
- Vele stakeholders betekent vele raakvlakken met andere processen en systemen binnen een organisatie. Daar waar het om processen en de betrokken medewerkers gaat, betekent dit veel coördinatie. Gaat het om systemen, dan betekent het vaak veel koppelingen.
- Er is een grote keuze in e-P2P software. Maar hoe maak je voor jouw organisatie de juiste keuze. En wie betrek je daar allemaal bij?
- Iedere ontwikkeling, ook bij e-P2P, betekent voor de betrokken medewerkers dat ze hun werk anders gaan doen en in een aantal gevallen dat hun huidige functie komt te vervallen. Dit veranderkundige aspect wordt vaak over het hoofd gezien.
Alles handmatig blijven doen is echter geen optie. Het is niet efficiënt en levert niet de kwaliteit die organisaties zicht biedt op continuïteit.
Organisaties die voorop lopen zijn al bezig met de volgende stap
De onderzoekers merken ook op dat de voorlopers al bezig zijn met vervolgstappen aan de hand van beschikbaar gekomen gegevens. Denk daarbij aan:
- fraudepreventie;
- beheren benodigde werkkapitaal;
- iInformatie ten behoeve van supplier relations management;
- kwalitatief betere spendanalyses;
- Informatie ten behoeve van cashmanagement.
Ardent voorspelt dat in de ‘Best in class’-organisaties de P2P-functie zal groeien van een sterk uitvoerende naar een strategische positie.
Hoe zet u de volgende stap?
Als je het proces in jouw organisatie verder wilt ontwikkelen en e-P2P wilt implementeren, dan is een aantal stappen beslist noodzakelijk:
- Bepaal wat de ambities van jouw organisatie zijn en binnen welke periode deze gerealiseerd moeten worden.
- Ga na waar je organisatie nu staat door het in kaart brengen wat de kwaliteit van de processen zijn en van de ondersteunende systemen.
- Maak een stakeholdersanalyse. Ga na wie de ‘supporter’ wordt voor de businesscase en vraag of deze mee wil werken.
- Maak de businesscase.
- Zorg dat de veranderkundige aanpak niet alleen bij plannen blijven, maar ook daadwerkelijk wordt geïmplementeerd.
E-proQure kan je hiermee helpen, o.a. met de workshops Purchase-to-Pay en Verandermanagement.
Gert Walhof
Kennispartner E-proQure
