Het aanbod van e-Procurement systemen in de Benelux heeft zich de laatste drie jaren in hoog tempo verder ontwikkeld. Zowel door overnames als door aanbieders die vanuit andere landen de Benelux-markt zijn gaan bedienen. Het aantal SaaS implementaties is tevens toegenomen ten opzichte van on-premise installaties. Mede door deze ontwikkelingen is een buyers markt ontstaan met hoogwaardige software tegen lagere Total Cost of Ownership (TCO).
Actueel inzicht in het aanbod van e-Procurement systemen
De in 2012 door E-proQure uitgevoerde marktverkenning naar e-Procurement systemen binnen de Benelux is geactualiseerd. Het onderzoek levert interessante resultaten op voor zowel private als publieke organisaties, ongeacht omvang en ontwikkelingsfase.
De selectie van 40 leveranciers van inkoopsoftware is gebaseerd op een eerder onderzoek onder 300 inkoopprofessionals en op nationaal en internationaal literatuuronderzoek.
Naast 22 eerdere deelnemers bevinden zich 17 nieuwe leveranciers. Onder de nieuwkomers bevinden zich zowel starters als internationale leveranciers die hun aanbod toegankelijk hebben gemaakt voor de Benelux. In totaal zijn 14 leveranciers korter dan 10 jaar actief. De actuele marktverkenning toont een buyers markt. Het aanbod biedt volop mogelijkheden voor organisaties die hun inkoopprocessen willen verbeteren.
Een buyers markt voor e-Procurement systemen
De markt van inkoopsoftware is sterk in ontwikkeling. Bijna alle leveranciers bieden oplossingen in de cloud: zogenaamde “Software as a Service” (hierna: SaaS). Daarbij biedt de tweede generatie SaaS-systemen zich nu aan. Deze generatie kenmerkt zich door
- Universele standaarden voor gegevensoverdracht;
- eenvoudige integratie met andere bedrijfssystemen en systemen binnen de supply chain (rechtstreeks dan wel via portals of marktplaatsen);
- geavanceerde zoek-, signalering- en rapportagefunctionaliteiten voor contextuele besluitvorming en compliance;
- uitgebreide analyse-mogelijkheden op basis van verrijkte databases voor spend management en performance metingen (business intelligence, big data);
- lage beheer- en onderhoudskosten (TCO);
- een kort implementatietraject.
Leveranciers hebben hiervoor geïnvesteerd via eigen R&D als ook via overnames. Dit geld moet worden terugverdiend. De lagere complexiteit van een SaaS-implementaties (inrichting en support op afstand) maakt het voor leveranciers eenvoudiger nieuwe, buitenlandse markten te betreden. Dit zonder de noodzaak om een uitgebreide landenorganisatie op te zetten. We zien binnen de Benelux dan ook een toename van leveranciers die hun geavanceerde software tegen lagere kosten aan steeds kleinere organisaties kunnen aanbieden.
Professionaliseren van de inkoopfunctie
Voor organisaties die een aanvang willen maken met het professionaliseren van de inkoopfunctie zijn er laagdrempelige mogelijkheden. Voor een investering van ongeveer € 5.000 zijn al spendanalyse oplossingen beschikbaar. Dit is een goed start punt voor het verkrijgen van inzicht in de inkoopportefeuille door het categoriseren van in te kopen producten en diensten, leveranciers en contracten. De jaarlijkse licentiekosten om online de contractportefeuille inzichtelijk te maken en basaal te beheren zijn zo mogelijk nog lager.
Een andere laagdrempelige mogelijkheid ligt in het toegenomen aanbod van veelal in het buitenland ontwikkelde online marktplaatsen. Voor zowel directe als indirecte inkopen kunnen daarmee op korte termijn zowel besparingen als ook procesverbeteringen worden gerealiseerd binnen het Sourcing proces.
Voor inkopers die het veelal arbeidsintensieve en moeilijk te beheersen proces van indirecte inkopen willen verbeteren bieden e-Catalog oplossingen een goed startpunt. Deze systemen bieden daartoe geautoriseerde gebruikers veelal het gebruikersgemak als bij het kopen via Bol.com terwijl de beschikbare inkoop-items, de prijzen en het budget eenvoudig te beheren zijn.
Is Nederland klaar voor e-Aanbesteden?
Naast Tenderned zijn er in Nederland 5 commerciële e-Aanbestedingssystemen beschikbaar die in 2015 tezamen 35% van de openbaar gepubliceerde aanbestedingen voor hun rekening hebben genomen. Voor aanbestedende diensten die de voordelen van e-Procurement willen realiseren bieden commerciële systemen veelal extra functionaliteiten. Dit zowel binnen het aanbestedingsproces als ook binnen contract- en leveranciersmanagement. Met de nieuwe wet- en regelgeving over aanbestedingen staan aanbesteders op dit moment voor de keuze. Gaan zij de verplichte transitie naar digitalisering tevens gebruiken om hun inkoopprocessen verder te professionaliseren?
Geavanceerde toepassingen en suites
Leveranciers hebben de afgelopen jaren goed naar elkaar gekeken en naar de gebruiker geluisterd als het gaat om functionaliteiten. Zo bevat software voor contractmanagement veelal functionaliteiten voor leveranciersmanagement. Ook prestatiemeting en eenvoudige uitwisseling van gegevens met bijvoorbeeld een order- en crediteurensysteem zijn vaak aanwezig. Deze tweede generatie SaaS-oplossingen zien we in de praktijk regelmatig gekoppeld aan ERP-systemen voor optimale procesondersteuning. Een toename van partnerships tussen leveranciers heeft onder meer geleid tot het beschikbaar maken van zogenaamde “pre-build integration packages”. Deze bieden op eenvoudige wijze een verregaande integratie met andere systemen.
De nieuwe norm voor geavanceerde e-Procurement systemen zien we tevens terug binnen de zogenaamde suites. Dit zijn oplossingen die het source-to-contract proces, het purchase-to-pay proces of het gehele proces van source-to-pay ondersteunen. Kenmerkend bij de suites zijn de veelal goed ingerichte zoek-, analyse- en signaleringsfuncties. Deze zorgen voor een nieuwe standaard in informatievoorziening voor besluitvorming, processturing (proces analytics), spend management (niet beperkt tot ABC/Pareto en Kraljic), performance meting en compliance. De suites voorzien daarbij steeds meer in master data management. Dit om de de betrouwbaarheid (consistentie, actualiteit, e.d.) van gegevens te garanderen. Deze systemen zijn in staat om een hoog inkoopvolwassenheidsniveau te bevorderen.
Bij purchase-to-pay suites zien we onder meer de uitbreiding van functionaliteiten e- Catalog. Deze ontwikkeling maakt het eenvoudiger om een groter deel van de indirecte inkopen via het systeem te behandelen (spend under management). Door verbeterde integratie met ERP-systemen zien we tevens een tendens om ook direct spend deels via een purchase-to-pay suite te laten afhandelen.
Een belangrijk deel van de internationaal gewaardeerde suites zijn beschikbaar binnen de Benelux.
SaaS en beveiliging
Het werken met software en gegevens die zich fysiek in externe data centers bevinden, zoals het geval bij SaaS, roept bij gebruikers discussies op over de ”veiligheid” van gegevens. Het beschikken over bepaalde certificeringen voor software en data centers, het toepassen van protocollen voor gegevensoverdracht en de beschikbaarheid voor private cloud oplossingen kunnen een eerste indicatie geven omtrent veiligheid. Hierin zijn duidelijke verschillen te onderkennen tussen leveranciers. Het is dan ook van belang om hieraan specifiek aandacht te besteden bij de selectie van een e-Procurement systeem.
Wie kiest het systeem
Inkopers moeten wel mee als het gaat om het wel of niet digitaliseren van inkoopprocessen. Deze processen maken immers onderdeel uit van een geheel aan onderling afhankelijke bedrijfsprocessen die veelal door systemen worden ondersteund. Ook de buitenwereld vereist in toenemende mate dat transacties en bijbehorende informatie elektronisch plaatsvindt. De inkoper kan niet achterblijven.
Toch blijkt in de praktijk dat het besluit om te investeren in inkoopsystemen veelal komt vanuit de lijnorganisatie. Inkopers dienen dan ook een visie te hebben op e-Procurement om in gesprek te blijven met hun stakeholders. Vanuit deze visie, kennis van het brede aanbod aan systemen en inzicht in de behoeften van de stakeholders wordt het makkelijker om een business case op te stellen die voldoende draagvlak biedt. Op deze wijze toont de inkoper zich een gelijkwaardige sparringpartner en kan zo een leidende rol spelen bij het digitaliseren van inkoopprocessen.
Verwachte ontwikkelingen
Waar de functionaliteiten naar elkaar toe lijken te groeien wordt gebruiksgemak en de TCO (overgang naar SaaS) steeds meer een onderscheidende factor.
Ook zien we verdergaande internationale ontwikkelingen op het gebied van standaardisatie: zowel op het gebied van dataformats t.b.v. gegevensuitwisseling als op het gebied van (gegevens)beveiliging.
Het integreren van apps voor mobiele toepassingen staat nog in de kinderschoenen. Het zoeken naar de juiste mix van functionaliteiten voor de apps maar ook beveiligingsvraagstukken vormen vooralsnog vertragende factoren.
De E-proQure Marktverkenning 2016 met daarin een overzichtelijk rapport over de ontwikkelingen en inzicht in het huidige aanbod van e-Procurement oplossingen in de Benelux is als gratis download beschikbaar via www.e-proqure.nl .
Over de auteur:
Wim Vriend is kennispartner bij E-proQure, het onafhankelijke expertisecentrum voor e-Procurement (www.e-proqure.nl).
Dit artikel is geplaatst in de DEAL! van mei 2016.
