Menig organisatie is meer kwijt aan het bouwen en onderhouden van interfaces dan aan licentiekosten voor bedrijfsapplicaties. In veel gevallen kunnen de kosten van interfaces omlaag door toepassing van technologieën als RPA, API en Low Code. Profiteert je organisatie hiervan nog niet. Dan wordt het misschien tijd om afscheid te nemen van je software-leverancier of “zijn” implementatie-partner en om je ICT afdeling op nascholing te trakteren.
Interfaces: een historisch kostendrama
Een organisatie van enige omvang gebruikt meerdere applicaties om de diverse processen te ondersteunen. Denk aan de financiële administratie, salarisverwerking, HRM, inkopen, verkopen, facilitair, eventueel voorraadbeheer, productie, etc. Deze processen hebben deels raakpunten dan wel lopen in elkaar over. Zo leiden inkopen in de regel tot betalingen. Andere voorbeelden zullen je zelf te binnen schieten.
Het vinden en succesvol implementeren van geschikte software voor de ondersteuning van een proces is in de praktijk al een hele klus. Het koppelen van deze applicaties in het uitgebreide applicatielandschap binnen je organisatie is veelal een nog grotere uitdaging.
Een investeringsvoorstel voor systeemvervanging bevat in de regel een aanzienlijk bedrag voor het realiseren van koppelingen en voor onderhoud ervan. Of heb je ervaring met een lange doorlooptijd en hoge kosten voor het maken van een gewenste koppelingen tussen twee in gebruik zijnde systemen?
De oorzaken van de hoge kosten en lange doorlooptijd liggen in:
- Het gebruikmaken van verouderde technieken voor het realiseren van koppelingen
- Verouderde software die het maken van koppelingen bemoeilijkt
- Veranderende behoefte aan procesondersteuning die vraagt om aanpassingen van de koppelingen
- Onvoldoende kennis binnen organisaties over de optimale inrichting van processen en van de mogelijkheden om “betere” koppelingen te realiseren.
Daarbij komt dat een deel van de leveranciers van bedrijfsapplicaties een verdienmodel hanteert dat is gebaseerd op aanvullend maatwerk en hoge onderhoudskosten (consultancy uren). Van deze leveranciers kunt je dan ook geen hulp verwachten.
Interfaces met Robotic Process Automation
Wat RPA’s zijn en hoe ze je processen ondersteunen heb je in eerdere blogs kunnen lezen.
Zie voor enkele veel voorkomende taken onze vorige blog over factuurverwerking en RPA’s.
We zien steeds vaker dat software-leveranciers RPA’s ook toepassen om interfaces te realiseren. De belangrijkste resultaten in de praktijk zijn dat koppelingen sneller (en dus goedkoper) worden opgeleverd en eenvoudiger aangepast of uitgebreid kunnen worden.
Daarbij kunnen met RPA’s uitgebreide bewerkingen en alternatieve werkprocessen worden toegevoegd zonder dat aanvullende functionaliteiten binnen de software nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch boeken van correct vastgelegde inkoopfacturen vanuit een inkoopsysteem op de juiste grootboekrekening van een financieel systeem met de juiste kostenplaats.
Interfacing met API’s
Een technologie uit de jaren ’60 die in het internet-tijdperk een enorme bloei en toegevoegde waarde heeft gekregen is die van de Application Programming Interface.
Kort door de bocht: een stopcontact binnen een applicatie met duidelijke afspraken over welke gegevens via elke contactpunt naar binnen en naar buiten kan. Door het gebruikmaken van deze gestandaardiseerde, eenvoudig toegankelijke aansluitmogelijkheden wordt het een stuk makkelijker om koppelingen te realiseren tussen applicaties die via API’s opengesteld zijn.
Voor het internet ontworpen applicaties hebben API technologie standaard beschikbaar. Bij oudere of verouderde software wordt API toegevoegd om de software makkelijker te kunnen koppelen aan andere software.
Hoewel niet noodzakelijk: de combinatie van API en RPA maakt de realiseren van intelligente koppelingen, inclusief het toevoegen van automatisch uitgevoerde werkprocessen, in hoge mate laagdrempelig.
The next step: IPaaS en Low Code
In 2013 vroegen wij de 40 leveranciers van het Vendor Landscape onderzoek naar hun ervaring met iPaaS (integration Platform as a Service). De respons was: 0. Inmiddels hebben diverse leveranciers van inkoop- en andere bedrijfsapplicaties hun aanbod gemoderniseerd en verruimd. Van Microsoft tot Jaggaer, Exact tot Workflowwise, e.a.
Wat zijn dit en waarom zijn deze platformen NU relevant voor jouw organisatie?
De belangrijkste bedrijfsapplicaties worden vanuit de Cloud, via Internet, gebruikt. Dat betekent dat de koppeling tussen de verschillende bedrijfsapplicaties ook in de Cloud wordt gerealiseerd. Dit betekent in de regel dat een programmeur hiervoor aan de slag moet. In de ’90-er jaren is echter een programmeertaal ontwikkeld die het mogelijk maakt om met behulp van de muis (grafisch, dus zonder woorden) stukjes programma te maken. Of in RPA taal: scripts.
Deze grafische programmeertaal is door verschillende leveranciers doorontwikkeld tot wat nu low code genoemd wordt. Het combineren van low code en iPaaS maakt het mogelijk om het koppelen van applicaties nog laagdrempeliger (gestandaardiseerd) te maken en om functionaliteiten aan de koppeling toe te voegen.
Zo zou vandaag de dag het koppelen van applicaties geen kostendrama meer hoeven te zijn.
Zie voor meer informatie over de mogelijkheden van factuurverwerking binnen low code platforms bijvoorbeeld naar de white paper van Workflowwise.
Conclusie
Interfaces behoren vandaag de dag een flexibele en welkome uitbreiding te zijn op de beperkingen van de applicaties die worden gekoppeld. Voldoende reden dus om hierin actie te ondernemen, indien jouw huidige ervaring een andere is.
Vraag jouw ICT afdeling naar het huidige gebruik of de mogelijkheden van API’s, RPA’s en Low Code platforms. Of vraag jouw leverancier naar de toepassingen van API’s, de ervaring om interfaces te realiseren via RPA’s en de mogelijkheden van de software om huidige knelpunten via low code platforms op te lossen.
Wil je meer weten over het verbeteren van procesvoering met behulp van laagdrempelige, beschikbare technologieën, neem dan gerust contact met ons op.
