Veel bedrijven en overheden zijn bereid om te investeren in slimme inkoopoplossingen. Het samenstellen van een shortlist moet echter zorgvuldig gebeuren. E-proQure ontwikkelde een stappenplan dat helpt bij het opstellen van een long- en shortlist voor inkoopsoftware: de E-proQure-shortlist.
Aanzienlijke tijdswinst en besparingen realiseren in inkoopprocessen? Meer grip en transparantie op je inkoopfunctie? Dit zijn zeker in deze tijd van economische crisis oplossingen waarin inkoopsoftware kan voorzien. Bij levering aan de overheid zijn vanaf 2016 alleen digitale inschrijvingen op aanbestedingen mogelijk. Door snelle technologische ontwikkelingen is de terugverdientijd van E-procurement software aanzienlijk verkort.
Het E-proQure-shortlist stappenplan bestaat uit vijf stappen:
- Business case;
- Voorbereiding;
- Longlist;
- Van longlist naar shortlist;
- Offertetraject.
1. Business case
Een business case vormt een rechtvaardiging van de investeringsbeslissing voor een project. In dit geval de investering in een e-procurementoplossing. Doel is een inschatting te maken van de haalbaarheid, complexiteit en looptijd van een project.
Twee belangrijke vragen die beantwoord worden zijn:
- In hoeverre draagt de investering bij aan de doelstellingen van de organisatie?
- Wat zijn de kosten en baten van de investering?
Baten van selectie en implementatie van een E-procurement systeem kunnen zijn: verlaging transactie- en voorraadkosten, verhoging compliance, verbeteren management informatie, prijsvoordeel, verkorten doorlooptijd inkoopproces(sen) en verlaging fouten. Neem bij de bepaling van de kosten alle met het E-procurement systeem samenhangende kosten mee, dus ook noodzakelijke investeringen (in tijd en geld) in hardware/middleware, opleidingen en implementatie.
Door het opstellen van een business case kan ook gedurende het proces continu getoetst worden op de oorspronkelijke aannames.
2. Voorbereiding
Twee belangrijke vragen die beantwoord worden zijn:
- Hoe zijn de project- en stuurgroep samengesteld en op basis waarvan?
- Welke inkoopmethode wordt gekozen voor de inkoop van e-procurementsoftware?
In deze fase wordt de projectorganisatie opgezet, het programma van eisen bepaald en de inkoopprocessen in kaart gebracht. Doel van deze fase is het opstellen van een projectplan en inzicht krijgen in de marktsituatie. Dit om meer inzicht te verkrijgen in de markt, de beschikbare inkoopfunctionaliteiten en het vaststellen van het benodigde budget.
Veelgebruikte inkoopmethodes zijn de laagste prijs, economisch meest voordelige inschrijving (emvi) en best value procurement.
3. Opstellen longlist
Twee belangrijke vragen voor opname in de longlist zijn:
- Welke leveranciers zijn in staat om de gewenste inkoopprocessen te ondersteunen?
- Wordt gekozen voor een best of breed oplossing of een integrale oplossing?
De longlist bevat een ruime eerste selectie van maximaal acht tot tien leveranciers die in aanmerking zouden kunnen komen om de gevraagde inkoopprocessen te ondersteunen.
4. Van longlist naar shortlist
Twee belangrijke vragen voor opname in de shortlist zijn:
- Hoe belangrijk zijn de visie en missie van de leverancier?
- Wat zijn de geplande productontwikkelingen?
De shortlist bevat in het algemeen drie tot vijf leveranciers, waarvan verwacht wordt dat zij een passende en interessante offerte kunnen uitbrengen.
5. Offertetraject
Twee belangrijke vragen tijdens het offertetraject zijn:
- Is in de offerte een concrete casusbeschrijving opgenomen?
- Is aanvullend marktonderzoek of een second opinion gewenst?
De offerteaanvraag wordt uitgezet bij maximaal twee tot drie leveranciers. Op basis van de vooraf vastgestelde wegingsfactoren wordt een keuze gemaakt voor het best passende e-procurement systeem.
In het E-proQure VLS Onderzoek 2019 is een 5-stappenplan opgenomen en de resultaten van het onderzoek naar e-procurement softwareleveranciers in de Benelux. Ook is een uitgebreide factsheets van 33 leveranciers opgenomen.
Meer weten?
Wil je meer weten of kun je wel wat hulp gebruiken bij je selectietraject voor inkoopsoftware, neem dan contact op met kennispartners Antoinette Vriend of Gert Walhof via info@e-proqure.nl.
