Al meer dan tien jaar volgt onderzoeksbureau GBNED de ontwikkelingen rond elektronisch factureren. In augustus 2019 heeft zij hierover een onderzoeksrapport uitgebracht. In deze blog de belangrijkste ontwikkelingen en conclusies van het onderzoek.
Ontwikkelingen e-facturatie
De belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie hebben betrekking op de volgende onderwerpen:
- het formaat van elektronisch factureren, zoals de standaard UBL en de inmiddels vele subsets daarvan;
- het transportkanaal, zoals email en PEPPOL;
- factuurscenario’s, in veel gevallen in relatie tot de BTW-regelgeving;
- de ondersteuning van elektronisch factureren op basis van UBL door softwareleveranciers.
Voor een belangrijk deel is de kennis omtrent bovenstaande samengevat via de website www.ublketentest.nl. Meer dan eens kwam ook het onderwerp ‘controle’ ter sprake als het gaat om elektronisch factureren. Met aspecten als een traditionele 2- en 3-weg matching tot aan semantische controles van elektronische facturen in UBL-formaat en discussie over wat nu de originele factuur is in relatie tot de fiscale bewaarplicht.
Belangrijkste aandachtspunten e-facturatie
Uit het onderzoek komen volgens GBNED een aantal belangrijke aandachtspunten naar voren, welke aandacht behoeven en relevant zijn voor inkoop, financieel en ao/ic professionals van organisaties bij invoering van e-facturatie. Maar ook voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles. Dit betreft de volgende aandachtspunten:
- Een factuur wordt in zowel PDF- als UBL-formaat ontvangen als bijlage per email. Wat is dan de originele factuur? De factuur in PDF wordt in het digitaal factuurarchief opgeslagen en UBL wordt gebruikt om automatisch een boeking te genereren in het boekhoudpakket. Als achteraf de inkoop wordt gecontroleerd op basis van de factuur in PDF-formaat is dan ook de juistheid van de UBL, en de daaruit ontstane boeking, gecontroleerd in de boekhouding? Is de originele factuur ontvangen of heeft onderweg conversie van het formaat plaatsgevonden? Zo kan een PDF-factuur door conversie omgezet zijn naar UBL. Of een leverancier factureert elektronisch in een ander formaat dan de ontvanger en een service provider zorgt onderweg voor conversie. Vanuit audit perspectief is het goed om na te gaan of de in een administratie opgenomen factuur overeenkomstig de oorspronkelijk verzonden factuur is.
- Toepassing Artificial Intelligence en semantische regels: Facturen automatisch goedkeuren o.b.v. algoritmes (Robotic accounting). Bijvoorbeeld facturen beneden een bepaalde grenswaarde automatisch registreren en boeken als van dezelfde crediteur al tweemaal eerder een soortgelijke factuur is ontvangen en waarbij de factuurbedragen (binnen een bepaalde marge), en andere crediteurengegevens, overeenkomen. In hoeverre heeft de accountant gebruikte algoritmes gecontroleerd? Semantische regels zorgen voor inhoudelijke controles van een factuur, zoals bijvoorbeeld het aansluiten van het totaalbedrag van de factuurregels met het totaal exclusief BTW van de totale factuur. Ook het hanteren van de juiste BTW-codes valt hieronder. Een accountant kan steunen op deze (semantische) controles. Mits wel vastgesteld dat dit ook goed is uitgevoerd door de onderliggende boekhoud- of ERP software.
- Autorisatieflow: Wie en op welk moment keurt een inkoopfactuur goed? Is de, al dan niet geautomatiseerde, workflow rondom het beoordelen en goedkeuren van facturen gecontroleerd. Daarnaast zijn er meerdere redenen waarom een elektronische factuur (net als een handmatig ontvangen factuur trouwens) afgekeurd kan worden. Een afgekeurde factuur mag niet zonder meer geboekt worden in de administratie en al helemaal niet zomaar betaalbaar gesteld worden. Een organisatie moet beschikken over een goede controle en workflow wat betreft afgekeurde facturen. Dat laatste moet vastgesteld worden door een accountant.
- Bij ontvangst van een elektronische factuur kunnen controles uitgevoerd worden om eventuele spookfacturen te onderkennen. Zo kan gecontroleerd worden op bestaanbaarheid van KvK-nummer en BTW-nummer van de afzender. En controle op gelijkheid van het bankrekeningnummer in de administratie (bij de crediteur) en de factuur (UBL en PDF). Als het bankrekeningnummer afwijkt is dat reden voor een signalering en een aparte goedkeuring. Een taak voor de accountant om hierop toe te zien.
- Retourmeldingen aan afzenders zijn zowel bij email als PEPPOL nog wel een puntje van aandacht.
Over het rapport “Elektronisch factureren en auditfuncties”
Het rapport “Elektronisch factureren en auditfuncties” kent de volgende inhoudsopgave:
- Inleiding;
- 2-weg en 3-weg matching;
- PDF-factuur als controle object;
- Facturen door klant online beoordelen en goedkeuren;
- Spookfacturen;
- Factuur(formaat)conversie;
- Semantische controles;
- Factuurscenario’s;
- In de administratie;
- Email;
- PEPPOL;
- Afgekeurde facturen;
- Originele factuur;
- Data analyses.
Meer weten?
Download het rapport e-Facturatie, of lees onze blogs ‘Wat is e-factureren?‘, ‘e-Facturatie is nog maar een eerste stap’ en ‘Welke kansen biedt e-facturatie voor inkopers?‘
