Wanneer een organisatie in een veranderingstraject stapt en overgaat tot het gebruik van andere software systemen, heb je te maken met boven- en onderstromen. Hierover kun je meer lezen in mijn vorige blog: ‘minder hard werken door slim gebruik te maken van de onderstroom’. Onderstromen gaan dus over het streven naar draagvlak, commitment en betrokkenheid. Er zijn verschillende methoden om onderstromen zichtbaar te maken. Een veel gebruikte methode is de organisatieopstelling. In deze blog deel ik wat deze methode inhoudt en wat je ermee kunt.
Waarvoor kun je organisatieopstellingen toepassen?
Organisatie opstellingen kun je voor diverse vraagstukken toepassen zoals:
- Leiderschap
- Uitblijven van resultaat bij projecten of cultuurveranderingstrajecten
- Conflicten die niet eenvoudig oplosbaar zijn en/of wederkerend zijn
- Het nemen van beslissingen (fasering project, invulling projectleden)
- Ontbreken van kracht en/ of doelgerichtheid
- Werksfeer en onderlinge relaties.
Kortom, in situaties waarin een rationele aanpak niet meer werkt, zorgen opstellingen ervoor dat direct de kern van het probleem helder wordt en mogelijke oplossingsrichtingen.
| Een voorbeeld: Team Financien en Inkoop van een Shared Service Center Zorginstelling
Het Shared Service Center (SSC) van een zorginstelling heeft 1 jaar geleden 1 shared service center opgericht bestaande uit een eenhoofdige directie en 4 teams (team financiën, team ict, team inkoop en team hrm) met elk een eigen teammanager. De komende 2 jaar wil de directeur van het SCC de ondersteunende processen en systemen te harmoniseren en standaardiseren. Doelstelling is hiermee de overhead en het aantal applicaties met 25% te verlagen. Binnen het SSC is sprake van een informele cultuur, maar er heerst een groot onderling wantrouwen. Terwijl er binnenkort grote veranderingen gaan plaatsvinden. Met name door het team inkoop (10 medewerkers) en het team financiën (20 medewerkers) wordt op het komende veranderingsproces erg negatief gereageerd. Daarom rijst de vraag bij de managers van team inkoop en team financiën om door middel van een organisatie opstelling inzicht te krijgen in wat er speelt binnen de teams. Ze hopen hiermee te kunnen bepalen wat ervoor nodig is om de teams weer in beweging te krijgen en welke rol de managers hierin kunnen spelen. |
Wat is een organisatieopstelling?
Een organisatieopstelling is een visuele weergave van een organisatie. Deze weergave wordt in kaart gebracht door een vraaginbrenger samen met een begeleider. Tijdens de opstelling worden medewerkers, afdelingen, klanten, producten of doelen (vertegenwoordigd door representanten) van een organisatie in een ruimte opgesteld. Dat vormt een overzicht in hoe zij zich tot elkaar verhouden. Na de opstelling gaat de begeleider met de opgestelde representanten (ook wel plaatsvervangers genoemd) aan de slag om de aard van het probleem vast te stellen en een oplossingsrichting te vinden.
Wat is de achtergrond van organisatieopstellingen?
Een organisatie is als het ware een systeem, een evenwichtig geordend geheel van onderling afhankelijke en elkaar continu beïnvloedende onderdelen. Zodra er zich verstoringen in dit evenwichtige geheel voordoen, komt het hele systeem in beweging. Deze beweging wordt de systeemdynamiek genoemd. De beweging kan voor verstrikkingen en knelpunten zorgen, waardoor het systeem niet meer optimaal werkt. Dit is direct voelbaar. Daar waar je niet precies weet waar de schoen wringt, biedt een organisatieopstellingen uitkomst. Zo’n opstelling legt de onzichtbare verstoringen bloot en geeft een beeld van mogelijke oplossingen. De oorspronkelijke grondlegger van de aanpak is Bert Hellinger, die opstellingen gebruikte om familiesystemen te onderzoeken.
De kracht van organisatieopstellingen
Een organisatie heeft net als een team een soort geheugen, waarin de gehele geschiedenis van het systeem is opgeslagen. Dit houdt in dat alle gebeurtenissen uit het verleden van de organisatie van invloed kunnen zijn op het heden. Dit zonder dat je daar als werknemer of werkgever van bewust bent.
Ook heeft een organisatie te maken met bepaalde systemische principes, een soort ongeschreven regels. Als je tegen deze systemische principes ingaat, werkt het uiteindelijk altijd tegen je en kost dit je nodeloos veel energie. Pas als je dit een keer ervaart in een organisatieopstelling, begrijp je beter hoe je een bepaald patroon in een organisatie kunt keren. Je ervaart en ziet als het ware een helicopterview van je organisatie in een veilige omgeving en setting. Duidelijk wordt dan hoe zowel jij als de organisatie in je kracht kunnen komen. Met het uiteindelijke doel om daarmee oplossingen te bieden voor jouw vraagstuk, zoals het moeiteloos samenwerken met verschillende teams van medewerkers, leveranciers en gebruikers om een verandertraject te volbrengen.
Voordelen van organisatieopstellingen
Een aantal belangrijke voordelen van deze methode zijn:
- Organisatieopstellingen brengen processen (en mensen) in beweging en daarmee veranderingsprocessen binnen organisaties, het is een krachtige methode om medewerkers dieper (op gevoelsniveau) te raken;
- Er zijn geen maandenlange sessies of besprekingen nodig, vaak worden al binnen een uur tijd problemen getransformeerd naar oplossingsrichtingen;
- Organisatieopstellingen leiden tot directe doorbraak mogelijkheden, door op een bijzondere wijze de systemische onderstromen en blinde vlekken zichtbaar te maken;
- Er zijn betere en blijvende prestaties mogelijk, doordat deze een organisatie meer in verbinding brengt met diepere organisatiewaarden en direct ervaarbare oplossingsrichtingen geeft;
Een organisatieopstelling is een op jouw organisatie toegespitste methode om onderliggende problemen helder te krijgen. Je kwetsbaar opstellen en openstaan voor deze methode zorgt ervoor dat je sneller bij de kern van het probleem komt en kunt gaan werken aan een oplossingsrichting.
Ik ben ervan overtuigd dat in veel situaties een organisatie opstelling een zeer effectieve en krachtige methode is om onzichtbare patronen (onderstromen) binnen een organisatie zichtbaar te maken binnen een veilige setting en omgeving. Daardoor kunnen veranderingen en oplossingsrichtingen in gang worden gezet die anders niet of niet snel realiseerbaar zouden zijn.
Wil je meer weten over organisatie opstellingen?
Neem contact op met Kennispartner Antoinette Vriend voor het maken van een vrijblijvende afspraak, en het bespreken van jouw vraagstuk. Zij treedt op als procesbegeleider en representant bij organisatie opstellingen.
Tijdens het volgen van de E-proQure workshop Verandermanagement maak je kennis met boven- en onderstromen die spelen bij jouw project. Zo kun je concreet de bovenstromen voor jouw veranderproject toepassen, zoals het opstellen van een veranderstrategie, speciale tactieken voor je projectorganisatie en communicatiemiddelen die je inzet voor jouw traject, laten we je ook de onderstromen ervaren en weet je hoe je ze bespreekbaar kunt maken. Tijdens de workshop werken we met concrete praktijkcases (best practices) en leer je door te ervaren/voelen. Dit doen we in een setting die voor jou als deelnemer vertrouwd en veilig voelt. Aan het eind van de workshop weet jij hoe je de bovenstromen en onderstromen met elkaar laat samenwerken omdat dit uiteindelijk het verschil maakt voor een succesvol project.
