In de Benelux zijn circa 40 leveranciers op de inkoopsoftwaremarkt actief. Gesprekken tussen de E-proQure Kennispartners en inkoopsoftwareleveranciers zijn een belangrijke manier om een beeld te krijgen van de markt en marktontwikkelingen. Zo spraken we onlangs met Jeroen Rozeboom en Michiel Leenaers van ICreative: value added reseller van onder andere Basware en Kofax, die zich richt op purchase-to-pay en e-facturatie oplossingen inclusief support in de Benelux en daarbuiten. In dit eerste deel gaan we in op de ontwikkelingen rond e-facturatie en p2p-oplossingen. Volgende maand gaan we in deel 2 in op de rol van de leverancier als verandermanager bij inkoopdigitaliseringstrajecten.
Focus op de indirect spend
Wat ICreative opvalt is dat veel organisaties hun indirect spend niet belangrijk vinden. Het merendeel van de klanten behoren tot de middelgrote en grote ondernemingen met een hoog volume aan deze longtail spend die relatief weinig waarde vertegenwoordigt (voor meer informatie lees onze blog ‘Laten we het nog eens over tailspend hebben!‘). In de praktijk vindt de doorsnee CPO de indirect spend niet spannend en ook lastig. Niet spannend omdat het over het algemeen een laag inkoopvolume betreft. Lastig omdat de longtail spend een grote diversiteit aan kleine inkopen (bloemetjes, relatiegeschenken, opleidingen e.d.) bevat van diverse medewerkers waarvan de menselijke impact groot is. Immers, als je een geschenk of bloemetje bij een vaste leverancier moet gaan bestellen, kan dit tot weerstand bij medewerkers leiden, aangezien zij vaak hun voorkeursleveranciers voor dit soort aankopen hebben.
Waarom dan toch de focus op indirect spend?
Het inkoopvolume is weliswaar relatief laag, maar in absolute zin bij veel bedrijven hoog. Er zijn vaak (zeer) veel leveranciers betrokken bij deze spend en juist in deze categorie zien we extra uitdagingen omdat veel facturen zonder contract of purchase order aanzienlijk manueel werk en doorlooptijden met zich meebrengen. De inkoopkosten zijn daardoor hoog. CPO’s en CFO’s willen hiervan af. Immers, deze categorie facturen kost veel tijd en daarmee geld en dus hoge proceskosten. Een gemiddelde factuur kost ca € 50,- om handmatig te verwerken. Daarnaast omvat de long tail spend een grote hoeveelheid crediteuren en ook het aanmaken van een nieuwe crediteur kost geld (ca €50,- per crediteur). Niet in de laatste plaats blijven hierdoor inkoopkortingen onbenut door specifieke inkopen via één specifieke leverancier te laten lopen. Goede voorbeelden hiervan zijn kantoorartikelen of ICT-artikelen. Kortom, besparingskansen worden op deze manier onbenut gelaten, bewust of onbewust.
Grote verschillen in sectoren
Het besef van de noodzaak van invoering van e-facturatie en p2p-oplossingen ten behoeve van procesoptimalisatie verschilt volgens ICreative sterk per sector.
Bij internationale private bedrijven is de afgelopen jaren de functie process improvement manager ontstaan. Dit is een business analist die als taak/doel heeft om specifieke processen te verbeteren. De implementatietrajecten binnen dit soort bedrijven zijn hierdoor vaak doelgerichter, minder complex en daardoor minder kostbaar.
In de publieke sector, waar met name sprake is van indirect spend, kennen e-facturatie en p2p projecten een lange aanlooptijd. Oorzaak hiervan is dat de besluitstructuur binnen dit soort organisaties over het algemeen veel breder is en daarmee tijdrovender.
In het MKB is het volgens ICreative nog moeilijk om het belang van geavanceerde procesoptimalisatie aan te tonen. De inkoopvolumes en daarmee besparingskansen zijn hier in absolute zin lager, waardoor er minder prioriteit aan dit soort procesoptimalisaties wordt gegeven.
De zorgsector is volgens ICreative over het algemeen nog niet zover om e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen te optimaliseren, de prioriteit is hier “handen aan het bed”. Kwaliteit van de dienstverlening blijft hier de belangrijkste driver. Het reduceren van FTE’s (wat bij e-facturatie en P2P trajecten vaak een van de doelstellingen is) ligt in deze sector bovendien gevoelig.
Bij de universiteiten ligt dit weer anders. In deze sector is sprake van een grote stroom derdengelden waarover verantwoording moet worden afgelegd. Gelden moeten aantoonbaar rechtmatig zijn uitgegeven en de spend moet onder control zijn. Door in de vorm van een programma met duidelijke doelstellingen het purchase-to-pay proces te optimaliseren en automatiseren onstaat inzicht in de geldstromen en rechmatigheid daarvan. Een voorbeeld hiervan is de TU Delft. Zij hebben het P2P proces volledig geautomatiseerd en op ieder moment gedetailleerd inzichtelijk hoe het inkoop- tot betaal proces is verlopen.
De toegevoegde waarde van p2p en e-facturatie oplossingen
Jeroen en Michiel geven aan dat financiële afdelingen meer en meer het belang herkennen van een goed geautomatiseerd p2p proces. Onder andere bij het kennen van financiële verplichtingen op het moment dat deze worden aangegaan. Met gemiddeld 20-30% van de orders als indirect spend is het dus belangrijk deze in zicht te krijgen en daarmee ook deze spend under management te krijgen. Daarbij moeten we overigens niet denken dat 100% ordergestuurd werken haalbaar is. Het is een combinatie van ordergestuurd en contractgestuurd werken. Bij een belangrijk deel van de opdrachtgevers lukt het om met de oplossingen van ICreative tot 100% van de verplichtingen onder contract of onder order te hebben.
De strategische visie van ICreative is dat facturen het hart van de data zijn als het gaat om het P2P proces. Immers, daar ligt alle data vast die met het operationele proces te maken heeft. Door de beschikbare factuurdata (incl. betaaldata) te analyseren kan ICreative haar klanten proactief wijzen op omissies in het proces, en daarmee de mogelijkheden om spend onder controle krijgen.
P2P procesoptimalisatie: pas succesvol bij een goede samenwerking tussen finance en inkoop?
Het p2p proces is een proces dat in de praktijk door verschillende afdelingen wordt uitgevoerd. De afdelingen, variërend van de business tot inkoop en financiën hebben ieder een eigen belang. ICreative ziet zowel vanuit finance gedreven trajecten voorkomen, als vanuit inkoop gedreven trajecten. Voor een succesvol e-facturatie of purchase-to-pay traject is het cruciaal dat beide afdelingen goed met elkaar samenwerken. Bij finance gedreven trajecten worden over het algemeen veel eisen gesteld aan factuurverwerking en blijven de eisen ten aanzien van inkoop onderbelicht. Het tegenovergestelde gebeurt als inkoop in de lead is. Dit kan spanningen opleveren tussen beide afdelingen.
De laatste jaren ziet ICreative tevens de functie van P2P manager ontstaan, danwel dat purchase-to-pay als geheel proces onder de verantwoording van inkoop of de financiële afdeling valt. Daarin ziet ICreative een trend van het silo denken naar het procesmatig aansturen van het gehele purchase-to-pay proces. Ook ziet ICreative dat steeds meer kritische prestatie indicatoren voor het volledige purchase-to-pay proces worden geformuleerd in plaats van kpi’s per afdeling. Hiermee wordt sturing gegeven aan het gezamenlijk werken aan één doel.
De business consultants van ICreative starten bij een implementatietraject met het analyseren van het proces, om vervolgens de tooling/oplossing ernaast te leggen. Bij voorkeur blijven zij daarbij zo dicht mogelijk bij het standaardproces en daarbij de filosofie van de applicatie, om geen waarde te verliezen. Zoniet, dan leidt dit in de praktijk tot veel additionele configuratie (en/of specifiek maatwerk) om problemen in het proces op te lossen. Volgens Kennispartner Wim Vriend ziet ook E-proQure in de praktijk terug dat standaardisatie ofwel generieke procesvoering steeds meer geaccepteerd worden.
Over ICreative
Opgericht in 2000 vormde ICreative het fundament voor de InnovestIT Group. ICreative levert als Basware en Kofax-partner, purchase-to-pay en e-facturatie oplossingen met dedicated support aan grote ondernemingen, onderwijs- en overheidsinstellingen. Onze oplossingen vergroten de controle op bedrijfsuitgaven en verkleinen de complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Inmiddels is Basware wereldwijd de top 3 marktleider in P2P oplossingen en de marktleider op het gebied van Accounts Payable automation.
