De markt voor e-Tendering software wordt in Nederland en dan met name in (semi) overheid gedomineerd door een beperkt aantal partijen: TenderNed als nationaal platform, met daarnaast de twee belangrijkste commerciële partijen Negometrix en CTM Solution.
Een aantal weken geleden hadden de Kennispartners E-proQure een online interview met Sander de Vocht, CEO van Negometrix, over de ontwikkelingen op de Nederlandse markt voor e-Aanbestedingssoftware. We bespraken de ontwikkelingen die Negometrix waarneemt en hoe dit zich vertaalt naar het platform en bijbehorende dienstverlening. Naast e-tenderen, biedt de software ook functionaliteit voor contract- en leveranciersmanagement.
Belangrijkste ontwikkelingen gebruikersbehoeften
De belangrijkste ontwikkelingen in gebruikersbehoeften in de publieke sector zijn volgens Sander de Vocht:
- Gebruiksgemak! “Onderscheid in gebruiksvriendelijkheid tussen tools voor werk- en privé wordt nauwelijks nog geaccepteerd. We worden privé verwend met prachtige applicaties. Om dan tijdens je werkzame uren genoegen te moeten nemen met een matige gebruikersinterface kan niet meer anno nu.”
- Verbreding van de gebruikspopulatie. “Dit is een logisch gevolg van de veranderende rol van Inkoop en de ambitie om meer klantgericht te gaan werken. De verwachtingen van de interne klant zijn de laatste jaren sterk ontwikkeld. Deze verwacht ook haar rol te kunnen spelen tijdens een inkooptraject door gebruik te maken van de software zonder eerst een dag op cursus te moeten.
- Het einde van one size fits all. “Organisaties springen niet meer door allerlei hoepels om eigen processen om te vormen naar de starre processen die software ze oplegt. De wereld is gekanteld. Software moet zich schikken naar de processen van de gebruiker.”
- Integraliteit als uitgangspunt. “specialistische tools leveren vaak een betere ondersteuning voor het proces waarvoor ze zijn ontworpen dan systemen die alles kunnen ondersteunen. De randvoorwaarde is wel dat alle systemen data met elkaar kunnen uitwisselen.”
- Vergeet de leveranciers niet. “Waar vroeger met name de kant van de inkoper bediend moest worden, ontstaat er steeds meer oog voor de ervaring van de inschrijver. Inkopers hebben baat bij gebruiksvriendelijkheid en service van het platform voor inschrijvers. Het kan het verschil maken tussen bid or no bid”. Negometrix brengt aan inschrijvers voor vanzelfsprekende basis functionaliteiten geen kosten in rekening. Sander is overtuigd dat zo een eerlijke marktwerking wordt bevorderd.
“Is Negometrix al klaar om bovenstaande ontwikkelingen te ondersteunen? Nee, nog niet helemaal, maar we zijn erg dichtbij! De laatste jaren zijn we druk geweest met de ontwikkeling van ons nieuwe platform. Dit naast het onderhoud en ontwikkeling van onze bestaande oplossingen. Het voelt goed om te zien dat steeds meer bestaande gebruikers overgaan naar dit nieuwe platform. Dit is vanaf de grond opnieuw ontwikkeld op basis van onze 20 jaar ervaring en de nieuwste technologie. De positieve feedback van de eerste gebruikers geeft veel vertrouwen én energie.”
De 4 belangrijkste ontwikkelingen in het productaanbod Negometrix
“Kijkende naar bovengenoemde ontwikkelingen zijn dit de vier belangrijkste ontwikkelingen in het productaanbod van Negometrix:
- Eenvoud door de complexiteit te reduceren. Less is more.
- Intuïtieve look-and-feel: Software wordt intuïtief doordat schermen enkel informatie en knoppen tonen die gebruikers nodig hebben, op plekken waar een gebruiker ze verwacht en op het moment dat hij of zij ze nodig heeft. Dit is precies wat Negometrix doet. Zo voelt niet alleen de inkoper zich thuis. Ook stakeholders met minder ervaring weten hun weg te vinden in de software.
- Zelf processen bouwen met de Business Process Management (BPM) tool: BPM biedt organisaties mogelijkheden om zelf eenvoudig processen bouwen, en zo gehele workflows in te richten.
- Integraliteit van documenten met de document generator: Deze functie genereert documenten op basis van data uit het platform. Waar je zou verwachten dat dit enkel is om te exporteren verdient het wat nadere uitleg: Het platform kan de documenten namelijk ook geïntegreerd in de applicatie opnemen waardoor het verschil tussen een document en het platform praktisch vervalt. Hiermee maken we het mogelijk om documenten te laten aansluiten op gestructureerde in-platform data.
- Mobiel werken: het systeem is geschikt voor mobiele apparaten. Zo kan iedere gebruiker werken waar en wanneer hij wil.
- Integratie: Negometrix kan eenvoudig gekoppeld worden met uiteenlopende systemen dankzij ons API framework. In het verleden kwam bij koppelingen met andere systemen veel maatwerk kijken. Hier hebben we van geleerd en zaken nu gestandaardiseerd. Een integratie voorbeeld waar we ook blij mee zijn is die met de KVK. Leveranciers registreren zich voortaan super eenvoudig. Daarna blijven organisatiegegevens automatisch up-to-date.
- Rapportages en analyses: het is belangrijk dat data uit Negometrix eenvoudig verzonden kunnen worden naar een BI-tool, zoals Power BI of Qlik. Rapportages over meerdere modules kunnen zo worden gecombineerd met data uit spendmanagement en pruchase-to-pay tools. Voor analyses over de Negometrix data zullen we op termijn meer uitgebreide dashboards aanbieden. Met name in een decentraal inkoop landschap zijn dan waardevolle conclusies te trekken. Denk aan het analyseren van ramingen versus inschrijfprijzen bij aanbestedingen om vast te stellen of en in hoeverre sprake is van het stelselmatig ontduiken van aanbestedingswetgeving. We voeren op dit moment enkele pilots uit. Deze inzichten zijn niet alleen voor inkopers maar ook voor andere stakeholders interessant.
- Eén platform: hier ben ik erg content mee! In 2020 zal de driedeling in Negometrix3, Negometrix4 en NegometrixPortal verdwijnen. De gebruiker logt straks in één omgeving in met dezelfde look en feel voor alle modules.
- Veiligheid en privacy worden steeds belangrijker. Onafhankelijke hoogstaande standaarden als ISO 27001 en ISAE 3000 garanderen de meeste zekerheid, niet alleen van de technologie zelf maar ook voor het beheer binnen een organisatie.
Welke mogelijkheden liggen er in de private sector?
Sander is ervan overtuigd dat de private sector een belangrijke rol blijft spelen voor de groei van Negometrix. De inkoopfunctie bij bedrijven in zeer uiteenlopende sectoren is hard aan het professionaliseren en vanzelfsprekend gaat men dan op zoek naar softwarematige ondersteuning. Inkopers en contractmanagers zijn niet langer een administratieve horde voor collega’s maar een strategische partner om organisatiedoelstellingen te behalen. Negometrix biedt de inkoopafdeling de tools om haar waarde voor de eigen organisatie te vergroten.
Wat betekent de uitfasering van TenderNed voor Negometrix?
In het eerste kwartaal 2019 heeft ATOS het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat geadviseerd te stoppen met TenderNed, het nationale aanbestedingsplatform in Nederland. ATOS adviseert TenderNed uitsluitend nog als portaalfunctie te gebruiken, waarin ondernemers een totaaloverzicht van aanbestedingen kunnen vinden. Marktpartijen kunnen de geautomatiseerde ondersteuning van het aanbestedingsproces overnemen (zie link).
Wij kennen hier nog geen concrete plannen voor anders dat er een wetswijziging voor nodig is, wat een lange weg schijnt te zijn. De EU-richtlijnen geven aan dat de lidstaten, dus ook Nederland, moeten regelen dat toegang tot aanbestedingen zo laagdrempelig mogelijk is. Specifiek is onder meer aangegeven dat informatie over aanbestedingen gratis beschikbaar moet zijn en dat de elektronische toegang tot deelname aan aanbestedingsprocedures geen belemmeringen mag opwerpen. “Ik kan me voorstellen dat bij het overnemen van de inschrijffunctie op TenderNed door commerciële partijen, richtlijnen voor platformen nog relevanter worden.”
Het zou uiteraard een kans zijn als de rol van TenderNed gaat veranderen. Wij zijn er klaar voor om de inkopers die nu met TenderNed werken met open armen te ontvangen. We moeten ons realiseren dat deze inkopers wellicht een ander profiel hebben dan de publieke instellingen die de laatste jaren overstapten naar commerciële platformen. Ik verwacht dat deze minder frequent zullen aanbesteden en wellicht meer gebruik maken van documenten. Dit vraagt om een laagdrempelige tool die ook deze laagfrequente gebruiker plezierig aan de hand neemt.
De veranderende rol van de inkoper
De wijziging van de gebruikerspopulatie en het vervagen van grenzen tussen privé en zakelijk software gebruik (ook wel consumerisatie genoemd) betekent voor de inkopers van nu dat zij zich moeten herbezinnen op hun rol en toegevoegde waarde. Ligt deze nog wel in het uitvoeren van de (vaak administratieve) processen? Volgens Sander niet of in ieder geval niet lang meer. “Inkopers moeten juist in staat zijn de tools voor zich te laten werken en zo waarde toevoegen om het optimale resultaat te bereiken. Daarnaast moeten zij in staat zijn de informatiebehoefte van de business te vertalen naar management rapportages. Negometrix wil die tool voor de inkopers en contractmanagers van de toekomst zijn en met name de aansluiting met de business naar een next level tillen. Zo blijft inkoop haar positie behouden in plaats van een mogelijk R.I.P.-scenario zoals Gert Walhof in dit artikel terecht schetst.”
En de verdere toekomst?
De stappen die we nu zetten zijn enorm belangrijk voor onze toekomst, laat je verrassen door hetgeen we de komende maanden laten zien zou ik zeggen. Als mij opnieuw de mogelijkheid wordt geboden, sta ik in een volgend interview graag uitgebreider stil bij al hetgeen we doen op gebied van contract- en leveranciers management. Dat is nog een wereld op zich.
