De markt voor inkoopsoftware in de Benelux is sterk in ontwikkeling. Een aantal weken geleden hadden de Kennispartners E-proQure Antoinette Vriend en Wim Vriend een online interview met Simon Leijendekker, oprichter van Pactum, over de ontwikkelingen op de Benelux markt. We bespraken de ontwikkelingen rond de overname van FAMAS, de ontwikkelingen in gebruikersbehoeften en hoe dit zich vertaalt naar het platform en bijbehorende dienstverlening.
Hoe is Pactum ontstaan?
Simon Leijendekker, de oprichter van Pactum in 2009, is zijn bedrijf gestart vanuit een gebruikersbehoefte aan een handzaam overzicht voor contractsignalering. Gaandeweg heeft Pactum, gestart als een tool ontwikkeld ter vervanging van het Excel overzicht inclusief een meekijkfunctie, zich uitgebouwd naar een platform voor het geautomatiseerd ondersteunen van bedrijfsvoeringsprocessen (facilitair, inkoop en contractmanagement).
Uit de opbouw van de modules is te zien dat de applicatie is ontwikkeld vanuit het facilitair vakgebied. Dit blijkt onder andere uit de facilitaire modules Gebouwbeheer, meerjarenonderhoudsplanning (MJOP), meldingenbeheer en activabeheer. De kracht zit erin dat de modules onafhankelijk van elkaar te gebruiken zijn, waarbij uiteraard het integrale gebruik van verschillende modules wel toegevoegde waarde heeft.
Over Pactum
Pactum levert een geautomatiseerde modulaire oplossing op het gebied van facilitaire, inkoop en contractmanagement processen. Het bedrijf heeft ca 150 klanten en 4000 gebruikers. Met name de sectoren onderwijs, zorg, gemeenten en woningcorporaties maken gebruik van Pactum. De focus ligt hierbij op het onderwijs. De eenmalige kosten zijn beperkt en afhankelijk van wat een klant vraagt, aangezien er geen trainingen nodig zijn om het product in gebruik te nemen. Bij grotere organisaties wordt Pactum gevraagd om een introductie gegeven, deze is meer gericht op het vergroten van intern draagvlak dan training van de oplossing zelf.
Wat merken de gebruikers van de overname van FAMAS?
In 2020 is FAMAS, leverancier en ontwikkelaar van het web-based FMIS onder de productnaam FAME, door Pactum overgenomen. De applicatie is modulair van opzet en ondersteunt de facilitaire organisatie in haar (dagelijkse) werkzaamheden en op het gebied van event organisatie.
De volgende voordelen van de overname zijn volgens Simon Leijendekker merkbaar voor FAMAS en haar potentiële en huidige gebruikers:
- Er is meer geld en capaciteit voor ontwikkelmogelijkheden voor productinnovaties en nieuwe producten/functionaliteiten. Bovendien wordt met de overname de offshoring, dat wil zeggen het ontwikkelen van software in het buitenland, van FAMAS uitgefaseerd. Pactum beschikt over een eigen ontwikkelteam in Nederland, en heeft de ambitie om alles ‘in-house’ te ontwikkelen.
- Versterking van het productaanbod voor de klanten van zowel Pactum als FAMAS. Daarmee sluit Pactum aan bij de ontwikkelingen in de markt waar partijen door middel van overnames en eigen ontwikkeling in de behoefte van klanten aan een breder spectrum kan voorzien, waarbij de mogelijkheid blijft bestaan om modulair af te nemen.
- Op termijn worden beide oplossingen geïntegreerd in 1 platform, waarmee de ontwikkelkracht kan worden gebundeld.
Ontwikkelingen in gebruikersbehoeften
De behoeften van huidige en potentiële gebruikers van inkoopsoftware zijn voor Simon bepalend in de ontwikkeling en prioritering van de productontwikkelingen. Simon ziet op korte en middellange termijn de volgende ontwikkelingen in de gebruikersbehoeften:
- Veel onderwijsinstellingen (primair en middelbaar onderwijs) hebben te maken met personele problemen. De gebruikers bestaan veelal uit concierges die over circa 5 jaar met pensioen gaan, en een laagdrempelige oplossing zoeken. Aan de andere kant worden de accountantscontroles strenger met betrekking tot inkopen en de rechtmatigheid daarvan.
- Van leveranciers wordt steeds meer een totaaloplossing vereist, met mogelijkheid tot modulaire afname. Dit is ook in zowel de inkoopsoftware als FMIS markt te zien waarbij de point-solutions zoals contractmanagement oplossingen steeds meer worden geïntegreerd met andere oplossingen door overnames en/of fusies (denk o.a. aan de overname van Proactive door Visma, overname Axxerion en ?.
- Gebruikers zoeken een oplossing die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, sterk gedreven door ontwikkelingen op de consumentenmarkt met haar bol.com/Coolblue ervaringen. De zelfredzaamheid van gebruikers neemt toe waardoor gebruikers op zoek zijn naar een oplossing die ze zelfstandig kunnen gebruiken (dus zonder training) voor alle indirecte uitgaven (NPR spend).
Belangrijkste ontwikkelingen in het productaanbod
De belangrijkste ontwikkelingen die Pactum en FAMAS in hun aanbod hebben doorgevoerd of alsnog gaan doorvoeren:
- Nieuw platform: Er wordt een nieuwe platform ontwikkeld waarin Pactum en Famas worden geïntegreerd. Het nieuw ontwikkelde platform biedt meer flexibiliteit, waardoor gebruikers in staat zijn workflows zelf in te richten en aan te passen inclusief autorisaties (bijv. aanmaken en wijzigen procuratieregelingen).
- Verwerkingsregister: Uniek is dat Pactum een verwerkingsregister heeft ontwikkeld, een verplichting waaraan iedere organisatie die op structurele wijze persoonsgegevens verwerkt verplicht is deze op te zetten en bij te houden. Dit middels een add-on op het contractbeheerregister.
- Inkopen en bestellingen: in de afgelopen jaar is de module bestellingen en offertes ontwikkeld en samen met een van haar klanten (een scholeninstelling) een pilot doorlopen. Via een digitaal bestelformulier kunnen medewerkers bestelbehoeften doorgeven en specificeren, waarbij er door een besteller vervolgens via een workflow wordt gecontroleerd of er een bestaand contract is. Is dit er niet dan kan vanuit de module een offertetraject worden opstarten (1 op 1 ofwel enkelvoudig onderhands of bij meerdere partijen dus meervoudig onderhands) waaraan een bestek/offerte of ander document wordt geupload. Tot slot worden via het systeem de offerte ontvangen en op basis van een beoordeling een keuze gemaakt. Met de ontwikkeling van deze module heeft Pactum een belangrijke stap gezet in verbreding van haar productaanbod.
- Digitale factuurafhandeling: Door middel van een API wil Pactum haar contractmodule integreren zodat contractfacturen geautomatiseerd kunnen worden afgehandeld. Daarbij is het mogelijk om binnen bepaalde marges facturen automatisch te matchen.
- Koppeling met AFAS: Er is een koppeling gerealiseerd met AFAS, waardoor de contractwaarde met gefactureerde bedragen kunnen worden vergeleken.
- Spendanalyse: De module spendanalyse is in ontwikkelingen. Veel bestaande oplossingen gaan volgens Simon uit van een excel dump met draaitabellen analyses, met Pactum wil Simon een realtime koppeling met meer Financiële pakketten dan alleen AFAS. Hierdoor zijn realtime spendanalyses mogelijk.
- Support: Pactum wil zich onderscheiden door laagdrempelige support te bieden door een bereikbare helpdesk waarbij vragen snel worden beantwoord door specialisten.
Nieuwe ontwikkelingen en technologieën
Pactum volgt ook ontwikkelingen rond AI op de voet, en ziet daarin zeker mogelijkheden. Het nieuwe platform wordt zodanig ontwikkeld dat met de opzet van de databasestructuur rekening gehouden wordt met aansluiting op de moderne wijze van koppelingen en nieuwe technologieën zoals AI. Daarbij zit de kracht ook in het zoeken van samenwerking met andere partijen, onder andere voor het geautomatiseerd inlezen van contracten en digitale ondertekening. Door de verdere ontwikkeling ziet Simon veel data, het nieuwe goud, waarmee in de toekomst voorspellingen mogelijk zijn.
