Uit het Vendor Landscape onderzoek in 2016 kwam naar voren dat er een laagdrempelig aanbod is van spendanalysetools. Belangrijk, omdat binnen elke organisatie van enige omvang een spendanalyse noodzakelijk is als basis voor het inkoopbeleid en bijbehorende inkoopactieplan. Vooruitlopend op de uitkomsten van het Vendor Landscape onderzoek 2018 alvast een korte impressie van de status bij een viertal laagdrempelige spendanalyse oplossingen.
Dit zijn Spic&Scan, Spendzoom/Purfaction, Publicsoft en Vendorlink.
Spendanalyse: waarom?
De basis voor een spendanalyse vormen de inkoopgegevens. In de regel komen deze via een download uit de crediteurenadministratie. Nadat deze zijn opgeschoond en ontdubbeld volgt classificatie. Een vaak gebruikte indeling voor basis inkoopbeleid is de ABC-indeling. Ook kunnen de inkoopgegevens worden verrijkt met andere gegevens. Bijvoorbeeld met leveranciersbeoordelingen of postcodes. Zo vereist een indeling volgens de Kraljic- of Double Dutch Windmill-methoden verrijking met onder meer (leveranciers)risicogegevens.
Doel is steeds om op basis van de uitkomsten per klasse acties te ondernemen en zo efficiënter en effectiever in te kopen. Zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau.
Spendanalyse: geïntegreerd of standalone?
Organisaties met een geavanceerd purchase-to-pay systeem (P2P) hebben de benodigde basisgegevens voor spendanalyse realtime beschikbaar. Verder biedt koppeling of integratie met een contract- en leveranciersmanagementsysteem al snel toegang tot verdieping van de analyse. De geavanceerde systemen bieden dan ook de mogelijkheid om geavanceerde spendanalyses realtime uit te voeren.
Echter, niet elke organisatie heeft een systeem waaruit orders en aankopen direct gekoppeld of geïntegreerd zijn met een Spend Analyse module. Vandaar dat een download uit de crediteurenadministratie dan vaak een goed startpunt biedt. Met behulp van externe ondersteuning is het mogelijk om vanaf zo’n € 5.000 een Spend Analyse te laten uitvoeren. Dit maakt een stand alone oplossing voor de kleine en middelgrote (inkoop)organisaties dus laagdrempelig.
1. Spic&Scan
Spic&Scan staat bekend als laagdrempelige spendanalysesoftware met een goede prijs/kwaliteitverhouding. De software wordt met name in licentie gebruikt door (internationaal opererende) consultants. Zij vinden de tool makkelijk en effectief toepasbaar bij hun klanten.
Spic&Scan gebruikt een Development Roadbook. Daarmee worden gezamenlijk met de klanten de belangrijkste behoeften vormgegeven. Spic&Scan voorzag reeds in uitgebreide functionaliteiten als ABC- en Kraljic-rapportages op categorie en grootboekniveau en bedrijfstakindelingen (o.a. Pianoo-indeling voor aanbestedende diensten). Daarnaast zijn in 2017 de volgende toevoegingen gerealiseerd:
- Het onder invloed van in het buitenland opererende klanten en consultants (licentiehouders) zijn multi-currency functionaliteiten toegevoegd.
- Tools voor analyse van prijsontwikkelingen en valutarisico’s o.b.v. historische gegevens en prognoses.
- Tools voor koppeling met postcode-indeling voor geografisch georiënteerde analyses en rapportages.
- Geavanceerde algoritmes voor het opschonen en ontdubbelen van brondata.
- Eenvoudiger koppelen van externe data (dataverrijking).
Meer informatie over de mogelijkheden van Spic&Scan en over licenties is verkrijgbaar via Jarno Baaijens, tel. +31-6 517 890 56 en de website van Spic&Span
2. Purfacts’ Spendzoom en Purfaction
Spendzoom
Purfacts biedt Spendzoom voor spendanalyses. Spendzoom is naar opzet en beschikbare analyses vergelijkbaar met Spic&Scan. Echter, bij Spendzoom wordt het proces vanaf het inlezen en opschonen van gegevens tot de uiteindelijke analyses en rapportages ondersteund en uitgevoerd door Purfacts zelf.
Purfaction
Purfaction is sinds januari 2018 beschikbaar. Het maakt evenals Spendzoom gebruik van (dezelfde) inkoopgegevens. Voor inkopers die het lastig vinden om de uitkomsten van een spendanalyse te koppelen aan inkoopbeleid en -acties is Purfaction ontwikkeld. Daartoe geeft de inkoper een relatieve waardering aan elk van vier inkoopbeleidsaspecten ofwel prestatiedrivers. Dit zijn: kostenreductie, risicoreductie, klantwaarde en procesprestatie. Vervolgens leidt Purfaction op basis van de waarderingen het inkoopactieplan af. Door de waarderingen aan te passen kunnen simulaties worden uitgevoerd. De uitkomsten zijn online via dashboards beschikbaar. Purfaction is daarmee een tool voor het praktisch vertalen van inkoopdoelstellingen en de inkoopportefeuille naar praktisch inkoopbeleid en actieplannen.
In Purfaction zijn onder andere ideeën verwerkt zoals te lezen in het boek ‘Inkoop en Risicomanagement’. De schrijvers zijn leden van de gelijknamige vereniging die voortkomt uit een NEVI-CPD werkgroep. Een uitgebreide toelichting op de principes achter Purfaction wordt binnenkort gepubliceerd in de DEAL! Echter, de redactie van NEVI’s magazine voor inkoopprofessionals en Jeroen Corts van Purfacts gunnen jullie met onderstaande samenvatting de primeur.
In de woorden van Jeroen Corts van Purfacts:
… na het uitvoeren van een spendanalyse “weet je wat je top 25 leveranciers zijn, hoe de ABC-verdeling eruit ziet en heb je mooie pie-charts en bar-charts. Wat ga je er dan vervolgens mee doen?!”
Uit de Nationale Inkoopenquête van Nevi/Deal! 2016 kwam een lange ‘to-dolijst’ met belangrijke aandachtspunten voor inkoop naar voren. Zo scoorden kostenreductie, kwaliteit, opstellen van specificaties en ethiek hoog. Maar ook leveranciersmanagement, onderhandelen, business alignment, optimalisatie en contractmanagement werden veel genoemd. Daarnaast werden nog compliance, inkoopstrategie, risicomanagement, maatschappelijk verantwoord inkopen, data-analyse, categoriemanagement en ketenmanagement regelmatig als belangrijke issues genoemd.
Al deze aspecten tegelijk en evenveel aandacht geven is uiteraard vrij lastig en ook niet mogelijk. De aandachtspunten uit de Nationale Inkoopenquête zijn herleid naar een 4-elementenmodel voor tactische inkoop. Door aan elk inkooppakket per element een prioriteitsscore te geven, kunnen we bepalen welke categorie het meest bijdraagt aan de inkoopdoelstellingen.
Bij elk van de vier elementen (spendanalyse, categoryplanning, projectuitvoering en contractevaluatie) hoort een prestatiedrijver waar je als het ware aan kunt ‘draaien’ om de gewenste inkoopprestaties te bereiken:
- Klantwaarde: de toegevoegde waarde van het product voor de (eind)klanten;
- Kostenreductie: de besparingen in termen van Total Cost of Ownership (TCO);
- Risicoreductie: het terugdringen en omgaan met risico’s in de keten;
- Procesprestatie: de effectiviteit en efficiency van de inkoopprocessen.
Anders gezegd: Purfaction berekent op basis van de input van inkopers, stakeholders en data voor elk van deze vier prestatiedrijvers het aantal prioriteitspunten per inkoopcategorie. Als je vervolgens ook nog een inschatting maakt van de benodigde tijdbesteding en doorlooptijd per inkoopproject, dan zet Purfaction die automatisch om in de meest optimale projectplanning inclusief de verwachte opbrengsten per periode.”
Meer informatie over de aanpak van een spendanalyse door Purfacts vind je op de website van Purfacts.
3. Publicsoft
Bij Publicsoft worden inkoopgegevens in een online omgeving opgeslagen en zijn deze beschikbaar voor actuele en historische analyses. Vanuit hun ervaring als senior inkoopadviseurs hebben André Wolterink en Geert Geertsema van Publicsoft in samenspraak met gebruikers dashboards ontwikkeld. Deze zijn gericht op diverse aspecten van het spendmanagement. Dit betekent dat naast de verschillende spendanalyses dus ook informatie beschikbaar is over bijvoorbeeld inkoopresultaten, inkoopvolumes per budgethouder, uitputting van budgetten, etc.
Het afgelopen jaar is het palet aan dashboards verder uitgebreid.
Verdere informatie vind je op de website van Publicsoft.
4. Vendorlink
Vendorlink biedt een web based Spend Analyse inclusief contract- en leveranciersmanagement. Indien deze opties worden gebruikt is dus al sprake van de aanwezigheid van verrijkte inkoopgegevens. Hierdoor zijn uitgebreide Spend Analyses mogelijk. Vendorlink beschikt evenals Publicsoft over online beschikbare dashboards. Vendorlink is in 2017 met name onder de motorkap verder verbeterd.
Voor de vele mogelijkheden verwijzen we naar de website van Vendorlink.
Wil je meer informatie over het toepassen van spendanalyse binnen je organisatie, neem dan gerust contact op met ons.
