Inleiding
Op woensdag 27 maart bezocht ik het Cloud Congres in Rotterdam. Organisator en softwareleverancier Tblox zorgde voor een afwisselend programma. Via korte presentaties werd de bezoekers inzicht verschaft in verschillende praktijkvoorbeelden op het gebied van eBestellen en eFactureren. Één van de praktijkvoorbeelden betrof het automatiseren van het P2P proces bij GGZ Noord-Holland Noord (NHN).
GGZ Noord-Holland Noord
GGZ NHN verleent hulp aan mensen met ernstige psychiatrische en psychische problemen. Zij doet dit met circa 1900 medewerkers op 32 locaties, verdeeld over 80 woongroepen. De teamleiders van die woongroepen bestellen zelf wat ze nodig hebben aan bijvoorbeeld kantoorartikelen, medische producten en technische ondersteuning. Eind 2011 is besloten om het purchase-to-pay proces te automatiseren. GGZ NHN verwerkt per jaar circa 25.000 facturen en 7.000 inkooporders.
Implementatie met ludieke taartenactie
Implementatie van het bestelsysteem bij GGZ NHN binnen 2 maanden, dat was de bijna onmogelijke opdracht. Om op een effectieve wijze het electronische bestelsysteem binnen de organisatie te implementeren, werd door GGZ NHN een ludieke taartenactie bedacht. Per afdeling kon een gratis taart worden besteld via het systeem. De taartenactie leidde al direct tot een groter gebruik en acceptatie van het destijds nieuwe bestelsysteem.
Inmiddels worden 7000 inkooporders en circa 5000 facturen van de ‘grote’ leveranciers (Technische Unie, Deli XL ea) via het electronische bestelsysteem afgehandeld. De benodigde tijd voor factuurafhandeling van één van de grootste leveranciers DeliXL is door implementatie gereduceerd van 8 uur naar 4 uur per week.
Wijziging toekomstige rol crediteurenadministratie
Volgens de Manager Financiën gaat de rol van de medewerker crediteurenadministratie in de toekomst drastisch wijzigen. Het sleutelwoord daarbij is ‘management by exceptions’. Daarbij richt de medewerker zich met name op die facturen die afwijken van de gestelde regels. De administratieve afhandeling inclusief controles van niet-afwijkende facturen verlopen grotendeels geautomatiseerd.
Het afhandelen van afwijkende gevallen blijft, de rol van de superuser (de systeembeheerder uit de gebruikersorganisatie) is cruciaal geworden bij het stroomlijnen van het factuurafhandelingsproces.
20.000 overige facturen
Alle bestellingen en de daarmee samenhangende facturenstroom (5000 facturen) van een aantal grote leveranciers verlopen na implementatie geautomatiseerd. Deze vormen circa 20% van het totaal aantal facturen.
Grootste uitdaging nu is de verdere uitrol naar de overige 80% van het totaal aantal facturen. Een groot deel van de 80% werd geweten aan bestellingen en facturen van kleine en middelgrote, vaak lokale/regionale leveranciers. Deze leveranciers zijn vaak nog niet aangesloten bij een leveranciersportal.
Op basis van Best Practices adviseren wij om met leveranciers in gesprek te gaan over de voordelen en implicaties van aansluiting bij het leveranciersportal van de softwareleverancier. Help de leveranciers en biedt hen een kans om aan de gestelde eisen te voldoen.Werk daarbij waar mogelijk samen met andere zorginstellingen en schoon desnoods uw leveranciersbestand op.
Daarnaast blijkt in de meeste praktijksituaties de acceptatie van nieuwe (geautomatiseerde) inkoopprocessen door budgethouders een belangrijk aandachtspunt. Mocht dit het geval zijn, dan ligt de oplossing in enerzijds het verhogen van de gebruikersacceptatie door het bieden van voordelen aan de budgethouders. Anderzijds in het zorgen voor voldoende mandaat van de directie.
Alleen zo kan verdere uitrol plaatsvinden en worden de voordelen van het automatiseren van bestel- en factuurprocessen optimaal benut.
