Een spend analyse is een belangrijke activiteit om inzicht te krijgen in de omvang van inkoopvolumes, belangrijke inkoopcategorieën, aantallen en afhankelijkheden van leveranciers, enz. In een tijd dat leveringsketens verder onder druk zijn komen te staan (Corona, Inval Rusland) is het belang hiervan alleen maar toegenomen. Een spendanalyse brengt financiële en inkoopdata samen waarmee je naast inzicht in risico’s in je leveringsketens ook andere informatie haalt die leiden tot voordelen zoals kostenreducties en het realiseren van beleidsdoelstellingen.
Naast een korte inleiding over spend analyse beschrijven 7 voordelen van een spend analyse, geven we je een stappenplan voor het uitvoeren van een spend analyse en geven we je tenslotte informatie over spend analyse toolings.
Wat is een spend analyse?
Een spend analyse is het proces van het verzamelen, opschonen, classificeren en analyseren van de inkoop- en financiële gegevens van een organisatie naar interne afnemers, inkooppakketten (producten en/of diensten) en leveranciers.
Een basale spend analyse is vaak de eerste stap en basis voor het opstarten van inkoop professionaliserings- en besparingstrajecten. In veel organisaties hebben directieleden of managers geen flauw idee hebben wat ze waar inkopen, een spendanalyse helpt in dat geval om een eerste inzicht te krijgen. Een spendanalyse biedt managementinformatie waarmee een organisatie haar inkoopbeleidsdoelstellingen kan toetsen en verbeteren zoals kostenreductie, gezamenlijk inkopen en voldoen aan de rechtmatigheidsverplichting. Andere voordelen zoals contract compliance of het realiseren van beleidsdoelstellingen kosten meer tijd en inspanning, zeker wanneer data geclassificeerd en verrijkt moeten worden.
Zeven voordelen van een spend analyse
Een spendanalyse biedt organisaties voordelen om de inkoop- en financiële gegevens optimaal te benutten binnen hun organisatie, we noemen er zeven.
- Kostenreductie: Veel inkoopadviseurs wordt gevraagd naar de mogelijkheden om meer met minder te doen terwijl de budgethouders en inkopers wel dezelfde kwaliteit willen. De spendanalyse geeft inzicht in de kansen tot kostenverlaging. Of inzicht in mogelijkheden tot reductie van leveranciers of facturen. Daarmee verlaagt u de inkoopproceskosten verhoogt u de efficiency van uw inkoopproces. Voor het verkrijgen van een beeld in besparingen voor inkoopproces- en directe inkoopkosten worden bijvoorbeeld volgens het ABC- of Pareto model inkoopvolumes en leveranciers op een rij gezet.
- Realiseren organisatiedoelstellingen: Veel organisaties hebben een inkoopbeleid opgesteld waarin doelstellingen zijn opgenomen over onder andere kostenbesparingen, innovatie en/of maatschappelijk verantwoord ondernemen. Door spendanalysedata te verrijken met postcodegegevens van leveranciers, duurzaamheids- en sociale criteria verkrijg je inzicht in de mate waarin de organisatiedoelstellingen zijn gerealiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het verkrijgen van inzicht in welke mate wordt voldaan aan sociale en regionale inkoopdoelstellingen (social return, lokale inkopen).
- Beperken risico’s: Ingekochte en in te kopen goederen en diensten kunnen worden ingedeeld naar verschillende risico’s. Een bekende indeling is die naar financiële en toeleveringsrisico’s, ofwel de indeling volgens Kraljic.
- Voldoen aan wettelijke vereisten: De juridische vereisten en het toezicht daarop zijn de afgelopen jaren door de aangescherpte accountantscontrole en inkoopbeleidsrichtlijnen de laatste jaren aangescherpt. Ook uw organisatie heeft daarmee te maken. De spend analyse biedt inzicht in de mate waarin de inkopen rechtmatig zijn verricht. Denk aan interne inkoopregels en afspraken. Stel, uw organisatie houdt rekening met een drempel van € 25.000. Bestedingen boven dit bedrag moeten volgens uitgebreide regels verlopen. Maar het kan heel goed voorkomen dat uw medewerkers of collega’s in tal van kleinere inkopen boven dat bedrag uitkomen, zonder dat zij het zelf in de gaten hebben. Spend analyse signaleert de overschrijding van drempels waardoor tijdig actie kan worden ondernomen.
- Contract compliance: Iedere inkoper bewaart een overeenkomst na het afsluiten in zijn la of dossier. Het contract wordt niet eerder gelicht dan het moment dat er weer sprake is van een aflopend contract. Het aantal contracten is de laatste jaren met name binnen de overheid (sociaal domein) bijna verdubbeld waardoor het belang is vergroot. Door het verrijken van spenddata met contractdata ontstaat inzicht in onder andere
– Leveranciers die niet compliant zijn waarvan wel spenddata bekend zijn maar geen contract is gesloten;
– De mate waarin lopende contracten daadwerkelijk worden gebruikt bij de gecontracteerde leveranciers (contract compliance):
– Inkoopcategorieën waar sprake is van veel leveranciers en geen contract(en);
- Toetsing en prognose budgetrealisatie: Jaarlijks worden de budgethouders gevraagd om inzicht te geven in de budgetten voor het komende jaar. Een spend analyse biedt inzicht in de kosten per categorie en per afdeling per jaar of over meerdere jaren, waardoor ook trends zichtbaar worden. Daarnaast wordt tussentijds duidelijk hoe de werkelijke inkopen zich verhouden tot de geplande en tot welke prognose dit leidt.
- Onderbouwing concernbrede (gezamenlijke inkopen): Inkopen vanuit verschillende organisatieonderdelen, business units, e.d., kan eenvoudig leiden tot minder gunstige inkoopprijzen en leveringsvoorwaarden. Inzicht in het totale inkoopvolume en leveranciers maakt duidelijk voor welke diensten en goederen gezamenlijke inkoop proceskosten kunnen worden bespaard en schaalvoordelen zijn te behalen. Indien je spenddata verzamelt op èèn plek, wordt het gemakkelijker om de informatie te consolideren en gezamenlijke leveranciers en gezamenlijke inkoopcategorieën te ontdekken en de besparingsmogelijkheden.
Hoe voer je een spendanalyse uit?
Het voorbereiden en uitvoeren van een spendanalyse kan in 8 stappen. Klik hier voor het artikel waarin de 8 stappen zijn beschreven.
Tools voor spendanalyse
Voor kleine tot middelgrote organisaties zijn al oplossingen beschikbaar vanaf zo’n € 5.000 en met een doorlooptijd van 3 tot 4 weken. Spendanalyse is ook verkrijgbaar als onderdeel van uitgebreide e-procurementsuites. Door de ontwikkeling van geavanceerde analyse-technologieën neemt de beschikbaarheid van spendanalysetools nog steeds toe. Er zijn tevens systemen die worden ingezet als onderdeel van een consultancydienst. Hierbij staat de advisering voorop ten opzichte van de kwaliteit en mogelijkheden van de (vaak niet separaat verkrijgbare) software. Een uitgebreid overzicht van alle spendanalysetools vindt u in het E-proQure Vendor Landscape Rapport.
Ben je op zoek naar een passende spend analyse oplossing bij jouw organisatie? Of vindt je het misschien lastig om de voordelen van spend analyse te verzilveren in jouw organisatie? Neem dan gerust contact op met Antoinette Vriend.
