In publicaties komen we steeds vaker de term data-gedreven Inkoop tegen. Wat nu kenmerkend of anders is aan data-gedreven Inkoop wordt niet altijd duidelijk. En dat het met name gaat om het toepassen van slimme analyse tools is een misleidende opvatting. Wat is het en wat komt erbij kijken om data-gedreven besluitvorming in te voeren? Hieronder vind je een inleiding tot data-gedreven Inkoop.
Wat is data-gedreven Inkoop
Data-driven, of in beter Nederlands, data-gedreven betekent dat een organisatie strategische keuzes en acties baseert op basis van relevante, doelgerichte data analyses. Het staat voor een gestructureerde aanpak, een werkwijze, waarbij informatie een middel is dat direct tot doelgerichte acties leidt. Informatiebehoefte dus in het teken van “wat willen we bereiken” en niet van “wat willen we weten”. Het ophoesten van “interessante informatie” valt hier dus niet onder!
De voordelen van data-gedreven besluitvorming
In de praktijk wordt data-gedreven besluitvorming vaak afgezet tegenover besluitvorming die is gebaseerd op instinct of ervaring. Doordat binnen de organisatie aanwezige data beter wordt gebruikt voor het onderbouwen van een breed scala aan besluitvormingen, worden de volgende voordelen vaak benoemd:
- Groter inzicht in factoren die leiden tot tijdige en betere besluiten
- Beter in staat zijn om gemiste en nieuwe oplossingen te onderkennen
- Grotere wendbaarheid van de organisatie door een actie- en doelgerichte cultuur
Data-gedreven Inkoop moet dus leiden tot betere inkoopbeslissingen. Zowel door beter inzicht in de belangrijkste succesfactoren die leiden tot resultaten als door beter gebruik van reeds beschikbare gegevens.
Uit het bovenstaande valt af te leiden dat de overgang naar een data-gedreven organisatie niet zozeer gaat om een technische, op rapportages gerichte verandering. Belangrijker is dat leiding en medewerkers zich laten leiden door een focus op doelstellingen, de factoren die in belangrijke mate de realisatie ervan beïnvloeden en de relevante gegevens die inzicht verschaffen in de te nemen maatregelen of acties om de doelstellingen te kunnen behalen.
Stappen om data-gedreven te kunnen werken
In de praktijk kom je verschillende stappenplannen tegen om een data-gedreven werkwijze in te voeren. In het onderstaande stappenplan zijn de meest voorkomende en belangrijkste stappen verwerkt.
1. Vaststellen belangrijkste doelstellingen
Hierbij gaat het om het vaststellen van de belangrijkste succesfactoren voor het realiseren van de organisatiestrategie en de daarvan afgeleide doelstellingen. Het zorgt er voor belangrijke processen en besluiten te onderkennen waarvoor data-gedreven besluitvorming van belang is.
2. Data inventarisatie
De eerste stap maakt het mogelijk om vervolgens vast te stellen welke gegevens relevant zijn voor de analyses. Welke gegevens zijn aanwezig? Waar en hoe zijn deze opgeslagen en toegankelijk te maken? Is er eventueel de mogelijkheid om aanvullende externe gegevens te betrekken in de analyses?
Deze stap moet ervoor zorgen dat de juiste data tijdig en betrouwbaar beschikbaar is. Het zorgt er tevens voor dat databeheer efficiënt kan plaatsvinden.
3. Data verzamelen en analyseren
In deze fase definieer je de informatie en organiseer je het managen van de gegevens en de oplevering en communicatie van informatie. Daarvoor worden onder meer de volgende acties ondernomen: stel vast wie de relevante data gaat beheren en wie wordt betrokken bij het definiëren van de op te leveren informatie; welke systemen je gaat gebruiken voor het managen van gegevens en presenteren van informatie; ontwikkel en valideer je datamodellen; definieer je KPI’s en rapportages, visualisaties en dashboards; stel je vast welk analysemodel van toepassing is (beschrijvend, diagnostisch, voorspellend, voorschrijvend);.
4. Communicatie en actie
De uitkomsten van analyses dienen te leiden tot besluiten. Er dient dus een procedure operationeel te zijn die ervoor zorgt dat de uitkomsten en vervolgacties aan de juiste personen wordt gecommuniceerd.
In veel gevallen betekent dit dat data-gedreven werken een tweetal zaken gaat veranderen: niet actie-gerichte informatie verdwijnt; tegelijk dient informatie te leiden tot een besluit en eventueel actie. Dit vraagt een actieve houding en een bewustzijn dat verkregen informatie direct te herleiden is naar al dan niet gerealiseerde doelen.
Conclusie
Data-gedreven Inkoop bestaat niet uit het selecteren van de beste, slimme analyse tools. Al helpt het natuurlijk om de juiste technische infrastructuur en tools dan wel de juiste data science dienstverlening tot je beschikking te hebben.
Waar het wel over gaat is ervoor te zorgen dat binnen de organisatie een cultuur ontstaat waarbij eenieder de waarde van gegevens kent en weet hoe je deze gebruikt om doelstellingen te behalen en kansen en bedreigingen te onderkennen.
Mocht je naar aanleiding van deze blog vragen of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact met ons op.
