E-proQure over succesvol veranderen: toepasbaar op inkoopprocessen, selectie en implementatie van inkoopsoftware, etc.

Succesvol veranderen

We hebben veel reacties ontvangen op de blog “Top 10 KPI’s voor het P2P inkoopproces”. Een belangrijk deel ging over de moeilijkheden die lezers ondervinden om veranderingen te realiseren. Zowel de inzet van externe adviseurs als het nalopen van top 10 lijstjes of overzichten met valkuilen bieden geen garantie voor succes. Uitgaande van een failure rate van 70% van verandertrajecten vraagt succesvol veranderen dus om iets anders.

Kort gezegd: wat is er dus nodig om succesvol te veranderen?

Succesvol veranderen: de belangrijkste lessen

De weg naar succesvol veranderen is niet geplaveid met top 10 lijstjes of externe adviezen. Of het nu gaat om selectie en implementatie van inkoopsystemen, het invoeren van KPI-methodieken zoals de Business ScoreCard, integratie van bedrijfsonderdelen, etc.

Samengevat vraagt succesvol veranderen om 3 zaken:

  1. Inhoudelijke kennis en vaardigheden;
  2. Het aansturen van het veranderproces;
  3. De juiste persoonlijkheden om het proces te sanctioneren, leiden en uit te voeren.

Inhoudelijke kennis en vaardigheden

Succesvol veranderen vraagt ten eerste om inhoudelijke kennis van het onderliggende vraagstuk en om het inschattingsvermogen om de beste oplossing voor een organisatie te kiezen.
Top 10-lijstjes, overzichten van valkuilen en artikelen in vakbladen kunnen hierbij behulpzaam zijn als aanvullende informatie. Echter, deze informatie moet worden vertaald naar de eigen situatie. Externe adviseurs kunnen daarbij behulpzaam zijn door het stellen van de juiste vragen. Ook kunnen zij relevante ervaringen van andere organisaties inbrengen,

Succesvolle organisaties zorgen er daarom voor dat kennis en vaardigheden van interne functionarissen gebaseerd zijn op competentieprofielen met daaraan gekoppeld opleidingstrajecten. Ofwel competenties koppelen aan continues education. Zodoende kunnen functionarissen verantwoorde keuzes maken.

Het aansturen van het veranderproces

Het succesvol veranderen van een werkwijze vereist naast inhoudelijke kennis en vaardigheden op de tweede plaats een adequate planning en implementatie op basis van een veranderstrategie. Dit geldt zowel voor het aanpassen van een inkoopproces, het invoeren of aanpassen kpi’s of software als voor andere veranderingen.

Workshop verandermanagement


Lees hier meer over het opstellen van een veranderstrategie

Een adequate planning en implementatie omvat in elk geval (lees: hoe klein de verandering dan ook is):

  • Het vaststellen en afstemmen van doelstellingen
  • het zorgen voor de vereiste beschikbaarheid van tijd, de juiste mensen en middelen
  • het beheersen van ( te verwachten) weerstanden

Adequaat projectmanagement vormt hierbij de basis. Daarmee kun je doelen en realisatie van die doelstellingen plannen en de realisatie volgen en zo nodig bijstellen. Een wereldwijd gebruikte standaard hiervoor is bijvoorbeeld de Prince2 methodiek. Afhankelijk van de omvang van een verandering pas je relevante principes en onderdelen van professioneel projectmanagement toe. Daarmee voorkom je dat het hulpmiddel ‘projectmanagement’ tot een hinderlijk doel op zich wordt.

Onderdeel van een professioneel uitgevoerd project is verandermanagement. Ofwel het succesvol omgaan met te verwachten en werkelijke weerstanden. ADKAR (van Prosci) is hiervoor wereldwijd de meest toegepaste methodiek. Daarnaast biedt Leading Change van Kotter een stappenplan waarbij het gehele veranderproces centraal staat. Beide methodieken bieden zowel overlappingen als aanvullingen op elkaar en zijn bovendien relatief eenvoudig te begrijpen. Vooral ADKAR is schaalbaar van individueel tot op organisatieniveau.

Voor projectmanagement en verandermanagement zijn ook certificeringsprogramma’s beschikbaar. Deze garanderen een minimaal gewenst kennisniveau dat van intern specialisten of zich aanbiedende externe consultants mag worden verwacht. Daarnaast zijn er vakverenigingen die zowel de theoretische als praktische vaardigheden van hun leden op deze vakgebieden beogen te waarborgen.

Echter, kennis van de basisprincipes van projectmanagement en verandermanagement is verplichte kost voor een ieder die deel uit wil maken van een succesvol veranderende werkomgeving.

De juiste persoonlijkheden om het proces te leiden en uit te voeren

De hierboven genoemde factoren voor succesvol veranderen kunnen grotendeels objectief gepland en (aan)geleerd worden. Het vinden en inzetten van de juiste persoonlijkheden als sponsor (= hiërarchisch ondersteuning), projectleiding en projectleden vraagt echter om een inschattingsvermogen dat moeilijk is aan te leren. Het vraagt om mensenkennis en veel ervaring.
Met een gemiddelde failure rate van 70% bij diverse soorten verandertrajecten blijkt dit een belangrijke bottleneck.

Succesvol veranderen blijft immers mensenwerk.

Heb je vragen of opmerkingen of wil je ervaringen delen, reageer dan op deze blog of neem contact met mij op.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top
X