Sinds een aantal maanden ben ik betrokken bij de invoering van Systeemgerichte Contractbeheersing binnen een grote overheidsorganisatie. In deze blog lees je wat systeemgerichte Contractbeheersing is, wanneer en hoe je het toepast. Ook beschrijf ik de resultaten en welke rol automatisering hierin heeft.
Wat is Systeemgerichte ContractBeheersing
Systeemgerichte ContractBeheersing (hierna: SCB) is een benadering die afkomstig is van het bredere concept van risicomanagement. Het legt de nadruk op het identificeren en beheren van risico’s bij de uitvoerig van een contract.
SCB omvat alle activiteiten die de opdrachtgever tijdens de contractvoorbereiding en contractrealisatie uitvoert. Ze zijn enerzijds gericht op het nakomen van de eisen uit het contract (de overeenkomst). Anderzijds dienen de risico’s voor de opdrachtgever aantoonbaar te worden beheerst.
Van oorsprong heeft de methode van Systeemgerichte Contractbeheersing zich vooral ontwikkeld binnen de GWW. Daarnaast heeft de werkwijze gaandeweg steeds meer aandacht binnen de andere inkoopdomeinen kennis, bedrijfsvoering en informatievoorziening. Over trends in contractmanagement kun je hier meer lezen.
Waarom en wanneer
De systeemgerichte benadering is een methodiek om strategisch met leveranciersrelaties om te gaan. Het stelt je in staat om te anticiperen op potentiële problemen en ongewenste gevolgen te minimaliseren.
SCB is vooral geschikt als wordt voldaan aan de volgende criteria:
- Hoge waarde voor de business
- Hoog risico
- Er is sprake van Maatwerk voor die specifieke klant
Uitgangspunten Systeemgerichte ContractBeheersing
- De leverancier werkt op basis van een kwaliteitssysteem zoals ISO9001;
- De leverancier weet wat hij moet doen om de klant tevreden te stellen;
- De leverancier verifieert dat hij heeft gesnapt wat de klant vraagt;
- De leverancier toont aan dat hij het snapt.
Vanuit SCB verifieert de opdrachtgever dat de opdrachtnemer zijn kwaliteitssysteem ook daadwerkelijk toepast.
Hoe voor je SCB uit
Door een mix van risico gestuurde toetsen (systeem-, proces- en producttoetsen) voert de Opdrachtgever de contractbeheersing uit en controleert daarmee of de Opdrachtgever de werkzaamheden naar behoren uitvoert. De mix van toetsen wordt vastgelegd in het Toetsplan. Dit is een dynamisch document (nieuwe inzichten, bevindingen en tekortkomingen kunnen de toetsmix veranderen), waarvoor de toetsstrategie (uit het contractbeheersplan) en het risicodossier (resultaten van de risicoanalyse) als input dienen.
Er zijn drie verschillende soorten toetsen, die ieder een verschillend doel hebben:
- Systeemtoets: Dit is een toets op het kwaliteitsmanagementsysteem van de Opdrachtnemer.
- Procestoets: Dit is een toets op het functioneren van de processen die de Opdrachtnemer heeft beschreven in het Projectmanagementplan en afgeleide deelplannen.
- Producttoets: Dit is een toets ter beoordeling of producten voldoen aan gestelde eisen en/of technische specificaties, met het doel de betrouwbaarheid van de gegevens van de Opdrachtnemer te verifiëren.
Hoe implementeer je SCB in 5 stappen
Om systeemgerichte contractbeheersing effectief te implementeren is het belangrijk om de volgende stappen te overwegen:
- Risicoanalyse: identificeer de potentiële risico’s die verband houden met het specifieke contract. Dit omvat … (soorten risico’s).
- Risicobeoordeling: Beoordeel de impact en de waarschijnlijkheid van elk risico. Dit helpt bij het prioriteren van welke risico’s de meeste aandacht vereisen.
- Risicobeheersing: Ontwikkel beheersmaatregelen om de geïdentificeerde risico’s te verminderen of te mitigeren.
- Monitoring en rapportage: Houd de risico’s voortdurend in de gaten tijdens de looptijd van het contract en rapporteer eventuele wijzigingen of incidenten aan relevante belanghebbenden.
- Juridische expertise: Werk nauw samen met juridische experts om contracten op te stellen die de juridische belangen van je organisatie beschermen en rekening houden met geïdentificeerde risico’s.
Voorbeeld van een Best Practice
Het A16 Rotterdam Project is een goed voorbeeld van SCB in de praktijk.
- Doel: het project omvat de aanleg van een nieuwe 11 kilometer lange snelweg, de A16 Rotterdam, die een verbinding vormt tussen de A13 bij Rotterdam The Hague Airport en de A16/A20 bij het Terbregseplein. Het doel is om de bereikbaarheid in de regio Rotterdam te verbeteren en de verkeersdruk op de A13 en de A20 te verminderen.
- Waarom SCB: bij dit project is de SCB-methodiek gebruikt om de kwaliteit en voortgang van het werk te waarborgen. Rijkswaterstaat, als opdrachtgever, heeft zich gericht op het beoordelen van de kwaliteitsmanagementsystemen van de aannemers die bij het project betrokken zijn. De nadruk lag op het monitoren van hun processen en systemen, in plaats van op het gedetailleerd controleren van elke activiteit op de bouwplaats.
- Risicogestuurd toezicht: Een belangrijk onderdeel van de SCB-aanpak in dit project was het risicogestuurd toezicht. Dit betekende dat Rijkswaterstaat extra aandacht besteedde aan onderdelen van het project met een hoog risico. Zoals complexe bouwwerkzaamheden en milieubeheer.
- Samenwerking en Innovatie: Een kenmerk van de SCB-aanpak in dit project was ook de nauwe samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de aannemers, gericht op innovatie en het gezamenlijk oplossen van uitdagingen.
Dit project heeft aangetoond hoe door middel van SCB een balans is gevonden tussen controle en vertrouwen, en heeft bijgedragen aan een efficiënter projectmanagement en een hogere kwaliteit van het eindresultaat.
Rol digitalisering bij SCB
Bij toepassing van SCB speelt het monitoren van processen en systemen een steeds belangrijkere rol, en daarmee digitalisering. Dit betekent dat je moet nadenken over:
- Welke informatie heb ik nodig om te sturen?
- Door wie en op welke wijze is het mogelijk om efficiënt en effectief de risico’s en bijbehorende toetsen te registreren en te monitoren?
- Op welke wijze zorg ik dat de benodigde gegevens om te monitoren, en de hiervoor in gebruik zijnde systemen van opdrachtgever en leverancier, toegankelijk zijn voor interne en externe (leveranciers) gebruikers?
Zoals je hebt kunnen lezen is Systeemgerichte ContractBeheersing een gestructureerde en logische manier om risicogestuurd contractmanagement uit te voeren. Het geeft daarmee tevens invulling aan de organisatie-brede behoefte aan risicomanagement.
Mocht je vragen hebben over (de implementatie van) Systeemgerichte ContractBeheersing, neem dan gerust contact met mij op.
