Een goed ingericht P2P-inkoopproces biedt grote voordelen. De top 10 KPI’s voor het P2P proces ondersteunen je bij het realiseren van die voordelen door de juiste focus bij het aansturen, beoordelen en verbeteren van het purchase to pay proces. We geven tevens praktische tips bij op opstellen en toepassen van KPI’s.
KPI’s worden steeds vaker toegepast om organisaties en processen beter te kunnen aansturen en te beoordelen. Zo komen organisaties die nog niet bekend zijn met KPI’s komen hiermee in aanraking bij de selectie en implementatie van de betere purchase to pay inkoopsoftware. Deze e-procurement systemen bieden dashboards die de gebruikers zelf kunnen inrichten. Ook geven ze realtime aan hoe het staat met de belangrijkste prestaties. Wie wil dat nu niet?
Een juiste set aan KPI’s zorgt ervoor dat de bijdrage van het P2P-inkoopproces aan de organisatiedoelstellingen meetbaar en herkenbaar is. Vervolgens leidt dit vaak tot een beperkt draagvlak voor het functioneren van het proces en de daarbij gebruikte P2P-systemen.
1. Top 10 KPI’s voor P2P-processen
De onderstaande top 10 van KPI’s komt voort uit de best practices die generiek gelden voor P2P processen. De top 10 KPI’s zijn uitgebreid door Susie West becommentarieerd en vormen een goede uitgangsbasis voor een eigen keuze en definiëring van KPI’s binnen je onderneming. Deze top 10 vormt nog steeds de basis voor het merendeel van de (inter)nationaal verschenen artikelen over KPI’s voor het P2P-proces. Ook in Nederland zijn ze zonder bronvermelding en letterlijk vertaald terug te vinden.
Zoals vermeld onder de tips hebben wij de KPI’s verdeeld over proces- en resultaatgerichte KPI’s.
Efficiency
- Kosten per factuur
- Productiviteit per fte
- Percentage elektronische facturen
- Dagen om een factuur goed te keuren
- Percentage orders vanuit digitale catalogi
Effectiviteit
- Uitgaven onder beheer (spend under management)
- Percentage geheel automatisch afgehandelde facturen (First time match rate)
- Tijdige betaling facturen
- Onderhandelde kortingen bij vroegtijdige betaling
- Aantal leveranciers per 1000 facturen
Deze KPI’s kunnen direct worden toegepast. In de praktijk worden ze vaak aangepast (lees: specifiek gemaakt) aan de situatie. Hierbij wordt naast de inkoop- en procesdoelstellingen rekening gehouden met:
- het ambitie- en ontwikkelingsniveau van de interne organisatie;
- de aard van de organisatie en de bedrijfstak (en dus de processen).
2. Tips bij het vaststellen en toepassen van KPI’s
De belangrijkste tips voor het vaststellen van KPI’s zijn:
a. Maak onderscheid tussen enkele KPI’s en eventueel meerdere, ondergeschikte Leading Indicators
Sturen op hoofdzaken betekent dat je onderscheid maakt tussen hoofd- en bijzaken. Hier past geen overvloed aan KPI’s bij. Daarom is het belangrijk om vast te stellen wat de hoofddoelstellingen zijn die door het P2P-inkoopproces moeten worden behaald. Vervolgens kunnen eventuele subdoelen worden gedefinieerd als Leading Indicators (LI’s). Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gemiddelde orderverwerkingstijd.
b. Zorg voor samenhang tussen de KPI’s
KPI’s hebben betrekking op (onder)delen van het totale P2P-inkoopproces. De kracht van een KPI zit daarmee niet alleen in het standalone gebruik, maar tevens in de interpretatie van samenhangende KPI’s. Het combineren van de uitkomsten van bepaalde KPI’s kan zowel het inzicht in de P2P-performance verdiepen als verbreden (1+1=3). De set van gekozen KPI’s dient dus ook afgestemd te zijn op de belangrijkste relaties tussen de processen en resultaten die gemeten moeten worden.
c. Maak onderscheid tussen KPI’s voor efficiency (proces) en effectiviteit (inkoopresultaat)
De resultaten van een best practice Purchase to Pay-proces zijn te verdelen naar voordelen door een efficiënter P2P-proces en voordelen te behalen door ‘beter’ in te kopen. Beter inkopen omvat mede het realiseren van kortingen, bonusdiscounts, controle op kwaliteit, e.d.
Het aansturen van procesverbeteringen en de bijbehorende investeringen versus de resultaten uit ‘beter’ inkopen kunnen hierdoor gerichter worden aangestuurd.
d. Laat KPI’s onderdeel uitmaken van de reguliere rapportage- en beoordelingscyclus en het procesverbeteringsprogramma
In de regel wordt op informatie gestuurd indien deze binnen de organisatie als belangrijk (liever nog: cruciaal) wordt beschouwd. KPI’s dienen hiervan dus onderdeel uit te maken.
e. Pas afdelings- en organisatie overstijgende KPI’s toe
Organisatiedoelstellingen worden beïnvloed door de samenwerking tussen de afzonderlijke delen. Zo is er onder meer een sterke samenhang tussen het P2P-inkoopproces en financiën, voorraadbeheer, logistiek en leveranciersmanagement. KPI’s die de verantwoordelijkheid van verschillende afdelingen en externe partners omvatten, zijn daarom niet alleen logisch en noodzakelijk. Ze leiden in de regel tot een betere betrokkenheid en samenwerking.
Wil je meer informatie over het gebruik van KPI’s in jouw situatie, neem dan gerust contact met ons op.
Wim Vriend
Kennispartner E-proQure
