E-proQure top KPI's voor inkoopprocessen Wim Vriend MSc

Top 10 KPI’s voor het P2P-inkoopproces

Een goed ingericht P2P-inkoopproces biedt grote voordelen. Immers, de juiste keuze uit de top 10 KPI’s van P2P zorgt voor focus bij het aansturen, beoordelen en verbeteren van het purchase to pay proces. Wat zijn de belangrijkste lessen uit de praktijk bij het selecteren en daadwerkelijk gebruiken van Key Performance Indicators voor P2P-inkoopprocessen?

KPI’s worden steeds vaker toegepast om organisaties en processen beter te kunnen aansturen en te beoordelen. Zo komen organisaties die nog niet bekend zijn met KPI’s komen hiermee in aanraking bij de selectie en implementatie van de betere purchase to pay inkoopsoftware. Deze e-procurement systemen bieden dashboards die de gebruikers zelf kunnen inrichten. Ook geven ze realtime aan hoe het staat met de belangrijkste prestaties. Wie wil dat nu niet?

Valkuilen Key Performance Indicators

Het vaststellen van en werken met KPI’s blijkt in de praktijk echter niet zo makkelijk te realiseren. De belangrijkste valkuilen die wij bij het opstellen en werken met KPI’s tegenkomen zijn:

  1. te veel KPI’s;
  2. geen samenhang tussen de KPI’s;
  3. geen onderscheid tussen KPI’s voor efficiency (procesverbetering) en effectiviteit (inkoopresultaten);
  4. KPI’s worden niet gekoppeld aan beoordelingen of andere vervolgacties;
  5. Er is geen wisselwerking met andere processen, afdelingen en externe partijen.

Hieruit volgt tet gevaar dat de bijdrage van het P2P-inkoopproces aan de organisatiedoelstellingen niet meer wordt beoordeeld en herkend. Vervolgens leidt dit vaak tot een beperkt draagvlak voor het functioneren van het proces en de daarbij gebruikte P2P-systemen.

Tips bij het vaststellen van KPI’s

De belangrijkste tips voor het vaststellen van KPI’s zijn:

Maak onderscheid tussen enkele KPI’s en eventueel meerdere, ondergeschikte Leading Indicators

Sturen op hoofdzaken betekent dat je onderscheid maakt tussen hoofd- en bijzaken. Hier past geen overvloed aan KPI’s bij. Daarom is het belangrijk om vast te stellen wat de hoofddoelstellingen zijn die door het P2P-inkoopproces moeten worden behaald. Vervolgens kunnen eventuele subdoelen worden gedefinieerd als Leading Indicators (LI’s). Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gemiddelde orderverwerkingstijd.

Zorg voor samenhang tussen de KPI’s

KPI’s hebben betrekking op (onder)delen van het totale P2P-inkoopproces. De kracht van een KPI zit daarmee niet alleen in het standalone gebruik, maar tevens in de interpretatie van samenhangende KPI’s. Het combineren van de uitkomsten van bepaalde KPI’s kan zowel het inzicht in de P2P-performance verdiepen als verbreden (1+1=3). De set van gekozen KPI’s dient dus ook afgestemd te zijn op de belangrijkste relaties tussen de processen en resultaten die gemeten moeten worden.

Maak onderscheid tussen KPI’s voor efficiency (proces) en effectiviteit (inkoopresultaat)

De resultaten van een best practice Purchase to Pay-proces zijn te verdelen naar voordelen door een efficiënter P2P-proces en voordelen te behalen door ‘beter’ in te kopen. Beter inkopen omvat mede het realiseren van kortingen, bonusdiscounts, controle op kwaliteit, e.d.
Het aansturen van procesverbeteringen en de bijbehorende investeringen versus de resultaten uit ‘beter’ inkopen kunnen hierdoor gerichter worden aangestuurd.

Laat KPI’s onderdeel uitmaken van de reguliere rapportage- en beoordelingscyclus en het procesverbeteringsprogramma

In de regel wordt op informatie gestuurd indien deze binnen de organisatie als belangrijk (liever nog: cruciaal) wordt beschouwd. KPI’s dienen hiervan dus onderdeel uit te maken.

Pas afdelings- en organisatie overstijgende KPI’s toe

Organisatiedoelstellingen worden beïnvloed door de samenwerking tussen de afzonderlijke delen. Zo is er onder meer een sterke samenhang tussen het P2P-inkoopproces en financiën, voorraadbeheer, logistiek en leveranciersmanagement. KPI’s die de verantwoordelijkheid van verschillende afdelingen en externe partners omvatten, zijn daarom niet alleen logisch en noodzakelijk. Ze leiden in de regel tot een betere betrokkenheid en samenwerking.

Top 10 KPI’s voor P2P-processen

De onderstaande top 10 van KPI’s komt voort uit de best practices die internationaal te vinden zijn. De top 10 KPI’s zijn door Susie West samengevat en becommentarieerd en vormen een goede uitgangsbasis voor een eigen keuze en definiëring van KPI’s binnen je onderneming.

Deze top 10 vormt nog steeds de basis voor het merendeel van de (inter)nationaal verschenen artikelen over KPI’s voor het P2P-proces. Ook in Nederland zijn ze zonder bronvermelding en letterlijk vertaald terug te vinden.

Zoals vermeld onder de tips hebben wij de KPI’s verdeeld over proces- en resultaatgerichte KPI’s.

Efficiency

  1. Kosten per factuur
  2. Productiviteit per fte
  3. Percentage elektronische facturen
  4. Dagen om een factuur goed te keuren
  5. Percentage orders vanuit digitale catalogi

Effectiviteit

  1. Uitgaven onder beheer (spend under management)
  2. Percentage geheel automatisch afgehandelde facturen (First time match rate)
  3. Tijdige betaling facturen
  4. Onderhandelde kortingen bij vroegtijdige betaling
  5. Aantal leveranciers per 1000 facturen

Uitleg over deze KPI’s vind je in het volledige artikel van Susie West, CEO van SharedServicesLink.

Deze KPI’s kunnen soms direct worden toegepast. In de praktijk worden ze vaak aangepast (lees: specifiek gemaakt) aan de situatie. Hierbij wordt naast de inkoop- en procesdoelstellingen rekening gehouden met:

  • het ambitie- en ontwikkelingsniveau van de interne organisatie;
  • de aard van de organisatie en de bedrijfstak (en dus de processen).

Wil je meer informatie over het gebruik van KPI’s in jouw situatie, neem dan gerust contact met ons op.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top
X